Coordonnatrice de projets

Description du poste

Nous sommes à la recherche d’un coordonnateur ou d’une coordonnatrice de projets bilingue afin de soutenir l’exécution de projets internationaux impliquant la logistique, l’administration contractuelle, la coordination des fournisseurs, la documentation et les rapports de projet.

Le poste comprend une composante importante en logistique, tout en appuyant également le gestionnaire de projet dans le suivi commercial, la coordination des fournisseurs, l’administration de projet et les communications internes et externes.

Le poste sera réparti approximativement comme suit :

• 40 % Coordination logistique
• 25 % Administration contractuelle et suivi commercial
• 20 % Coordination des fournisseurs, sous-traitants et inspections
• 15 % Documentation, rapports et administration de projet

Responsabilités principals:

• Coordonner les expéditions internationales avec les fournisseurs, transitaires, courtiers en douane, agences d’inspection, clients et équipes internes;
• Faire le suivi de la préparation des expéditions, des détails d’emballage, des documents d’exportation, du dédouanement et du statut de livraison;
• Réviser et suivre les documents d’expédition, incluant les listes de colisage, factures commerciales, certificats d’origine, documents d’inspection et documents de transport;
• Soutenir le gestionnaire de projet dans le suivi des bons de commande, exigences contractuelles, jalons de paiement, garanties, obligations de livraison et demandes de changement;
• Faire le suivi auprès des fournisseurs concernant l’état d’avancement de la fabrication, les documents techniques, les documents commerciaux, la préparation aux inspections et les engagements de livraison;
• Coordonner les activités liées aux inspections, incluant les invitations d’inspection, documents des inspecteurs, calendriers et rapports d’inspection;
• Maintenir les tableaux de suivi liés à la logistique, l’approvisionnement, la documentation, les inspections, les paiements, les livrables et les actions ouvertes;
• Préparer les mises à jour de projet, comptes rendus de réunion, courriels de suivi, correspondances avec les clients/fournisseurs et rapports internes;
• Coordonner avec les équipes d’ingénierie, d’approvisionnement, de finance, les partenaires logistiques, fournisseurs, inspecteurs et clients afin de soutenir la bonne exécution des projets;
• Assurer le classement approprié, la traçabilité et la confidentialité des informations commerciales, logistiques et de projet sensibles.

Qualifications

• Diplôme collégial ou baccalauréat en logistique, chaîne d’approvisionnement, commerce international, administration des affaires, gestion de projet, ingénierie ou domaine connexe;
• Minimum de 3 ans d’expérience en coordination de projets, logistique, administration contractuelle, approvisionnement ou soutien à des projets internationaux;
• Expérience avec les documents d’expédition internationale, la coordination des fournisseurs, la documentation de projet et le suivi contractuel considérée comme un atout;
• Compréhension de base des bons de commande, factures, Incoterms, documents d’exportation/importation, jalons de paiement et livrables contractuels considérée comme un atout;
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités en même temps;
• Bonnes compétences de suivi, souci du détail et communication professionnelle;
• Maîtrise de Microsoft Office, notamment Excel, Word, Outlook, Teams et SharePoint;
• La maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est requise (collaboration avec des équipes situées à l’extérieur de la province de Québec, 15 % des équipes de la vice-présidence sont basées hors Québec, ainsi qu’avec des clients situés à l’extérieur de la province de Québec, 70 % de la clientèle de la vice-présidence est située hors Québec).

Informations complémentaires

Vos avantages

• Régime d’épargne-retraite avec contribution de l’employeur ;
• Remboursement des frais de cotisation professionnelle ;
• Politique de télétravail avec allocation de 500$ ;
• Programme d’assurance collective dès le premier jour, incluant la télémédecine ;
• Compte de gestion santé ;
• Programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF) ;
• Flexibilité d’horaire ;
• Banque d’heures pour les employés à salaire horaire ;
• Formations continues ;
• Opportunités de développement de carrière ;
• Club social et rabais corporatif ;
• Initiatives en santé et mieux-être.

Veuillez noter qu’Artelia souscrit au programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les membres de minorités visibles, les personnes autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande.

#LI-MA1