Gestionnaire administratif(ve)

Description du poste

Relevant du (de la) gestionnaire principal(e), administration et gestion de bureau d’AECOM Canada, le (la) gestionnaire administratif(ve) expérimenté(e) et très organisé(e), supervisera le fonctionnement quotidien du bureau et veillera au bon déroulement des fonctions administratives. Le (la) titulaire de ce poste est responsable de gérer les ressources du bureau, de superviser et de coordonner le personnel administratif et d’apporter un soutien opérationnel à la direction et aux employés. Il(elle) travaillera en collaboration avec les responsables locaux des secteurs d’affaires et le (la) responsable de site afin d’améliorer le soutien que nous apportons à l’équipe composée de plus de 500 employés à Montréal, ainsi qu’à ceux qui travaillent dans nos autres bureaux au Québec.

Le (la) candidat(e) idéal(e) possède de solides compétences de leadership, de communication et de gestion d’équipe; il (elle) est capable de travailler de façon autonome et sait établir des priorités face à des exigences concurrentes. Il (elle) doit faire preuve d’adaptabilité et de résilience dans un milieu de travail dynamique, en mettant à profit de solides compétences interpersonnelles et un esprit axé sur le service à la clientèle, en plus d’assumer les responsabilités énumérées ici.

Responsabilités :

Leadership et soutien stratégique

• Déterminer et mettre en œuvre des améliorations de processus afin d’accroître l’efficacité.

• Appuyer la direction et les autres services et collaborer avec eux dans le cadre d’initiatives organisationnelles et de projets spéciaux (p. ex. la mise en place de nouveaux outils et processus, comme le déploiement de l’IA, les partenariats avec les Capacités d’entreprise [CE] et la collaboration avec les Services généraux à l’entreprise [SGE]).

• Faire preuve de professionnalisme lors des échanges avec les parties prenantes externes, au nom de l’administration.
• Collaborer avec les autres membres des équipes administratives partout au Canada afin de partager et de mettre en œuvre les pratiques d’excellence.
• Soutenir la stratégie de travail hybride d’AECOM, le suivi du taux d’occupation des bureaux et l’aménagement de l’espace.
• Apporter son soutien, au besoin, au comité des activités sociales du bureau pour planifier et organiser des événements visant à renforcer et à promouvoir notre communauté et notre culture.

Soutien au personnel et à l’équipe

• Encadrer, optimiser et superviser le personnel administratif et de soutien, en assurant la formation et la gestion de la performance afin de favoriser une culture d’entreprise axée sur l’excellence.

• Servir de point de contact principal pour les demandes du personnel concernant le fonctionnement des bureaux.
• Assister les responsables et les services dans la gestion des calendriers et de la logistique et contribuer au besoin à la mise en forme de documents et de rapports grâce à une maîtrise avancée de MS Word.
• Coordonner l’intégration à l’échelle locale afin de garantir une première semaine et un premier mois accueillants et sans accroc pour les nouvelles personnes embauchées.

Communication et gestion des documents

• Rédiger et diffuser des communications et des annonces internes.
• Tenir à jour les dossiers administratifs et le système de gestion des documents (numériques et papier).
• Accompagner les RH dans la gestion des documents d’intégration et la conformité administrative.

Exploitation et administration du bureau

• Superviser le fonctionnement quotidien du bureau afin de garantir un environnement de travail productif et professionnel.
• Gérer les fournitures de bureau, le matériel, les relations avec les fournisseurs et les budgets correspondants.
• Veiller au respect des réglementations relatives à la santé, à la sûreté et à la sécurité, et participer aux travaux du comité de sécurité du bureau en tant que membre.
• Agir comme point de contact pour le matériel de bureau, les équipements techniques des salles de réunion et les fournitures utilisées au quotidien.
• Collaborer avec le (la) gestionnaire régional(e) des installations pour assurer la gestion courante des locaux du bureau.
• Assurer la coordination avec le service informatique concernant les dernières mises à jour et améliorations. Fournir une assistance sur place pour le dépannage, selon les besoins.
• Gérer les places de stationnement, le cas échéant.

Qualifications

Exigences minimales :

• Au moins 6 ans d’expérience dans l’administration de bureau, dont au moins 2 ans à un poste de supervision ou de direction.
• Maîtrise avancée des systèmes et outils bureautiques (MS Office, Workday, Teams, système de sécurité, etc.).
• Le bilinguisme (français et anglais) est indispensable pour assumer efficacement les responsabilités liées à ce poste, qui consistent notamment à collaborer avec une équipe de plus de 20 collègues répartis dans tout le Canada, ainsi qu’à interagir et à partager la charge de travail avec des équipes situées dans d’autres pays où la langue principale utilisée dans le cadre professionnel est l’anglais.

Exigences privilégiées :

• Études en gestion d’entreprise, en gestion administrative ou dans un domaine connexe.
• Compétences avérées dans l’amélioration des processus, la mise en œuvre d’initiatives opérationnelles, la gestion des fournisseurs et le contrôle budgétaire.
• Expérience avérée dans l’administration de bureau et la gestion opérationnelle.
• Solides compétences en gestion et coordination de projets, notamment dans les tâches de planification, de documentation et d’établissement de rapports.
• Connaissances de la conformité, de la santé et de la sécurité, ainsi que de la réglementation relative au lieu de travail (un atout).

Informations complémentaires

• Le parrainage pour l'obtention d'un permis de travail Canadien n'est pas disponible pour ce poste.
   

À propos d’AECOM

AECOM est le chef de file mondial des infrastructures, déterminé à offrir un monde meilleur. En tant qu’entreprise de services professionnels de confiance dotée de vastes compétences techniques, nous résolvons les défis complexes de nos clients dans les domaines de l’eau, de l’environnement, de l’énergie, du transport et du bâtiment. Nos équipes collaborent avec des clients des secteurs public et privé pour créer des solutions novatrices, durables et résilientes tout au long du cycle de vie des projets, qu’il s’agisse de services-conseils, de planification, de conception, d’ingénierie, de gestion de programmes ou de construction. AECOM est une entreprise du Fortune 500 qui a généré des revenus de 16,1 milliards $ au cours de l’exercice 2025. Apprenez-en plus sur aecom.ca.

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