Assistent:in des Vorstands

Stellenbeschreibung

• In dieser Position unterstützen Sie den Vorstandsvorsitzenden im operativen Tagesgeschäft und sorgen für eine strukturierte Organisation sämtlicher Abläufe.
• Als Assistenz übernehmen Sie die eigenständige Steuerung von Aufgaben, koordinieren Prioritäten und stellen durch konsequentes Follow-up die Umsetzung vereinbarter Maßnahmen sicher.
• Die professionelle Organisation des Büros umfasst Terminmanagement, Reiseplanung sowie die Koordination von Meetings inklusive inhaltlicher Vor- und Nachbereitung von Unterlagen und Protokollen.
• Kaufmännische und administrative Prozesse, einschließlich Antragsbearbeitung, Rechnungsabwicklung, Auftragsverwaltung sowie Dokumentenmanagement, führen Sie zuverlässig und strukturiert durch.
• In Ihrer Rolle organisieren Sie Veranstaltungen, koordinieren Arbeitskreise auf nationaler und internationaler Ebene und stellen die Einhaltung von Fristen sowie Terminen sicher.
• Als zentrale Schnittstelle steuern Sie die Kommunikation mit internen und externen Partner:innen und gewährleisten transparente sowie effiziente Abläufe.

Qualifikationen

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringen mindestens fünf Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion des gehobenen Managements mit.
• Fundierte Kenntnisse in den gängigen Büro- und MS Office-Anwendungen setzen wir voraus, ebenso Erfahrung im Umgang mit SAP sowie ein sicherer Einsatz moderner Technologien, einschließlich KI-Anwendungen.
• Sie überzeugen durch hohe Flexibilität und Belastbarkeit, ausgeprägtes lösungsorientiertes Denken sowie eine sehr gute sprachliche Ausdrucksfähigkeit auf Deutsch und Englisch.
• Als persönliche Assistenz des Vorstandsvorsitzenden agieren Sie in allen Agenden mit Diskretion sowie integrer Vorgehensweise. Auch in sensiblen oder anspruchsvollen Situationen handeln Sie ruhig und professionell.
• Sie zeichnen sich durch Ihre Serviceorientierung und Verlässlichkeit aus. Überzeugungskraft, Verbindlichkeit, diplomatisches Gespür und Taktgefühl gepaart mit Ihrer selbstständigen, proaktiven und vorausschauenden Arbeitsweise runden Ihr Profil ab.

Zusätzliche Informationen

• Langfristige, abwechslungsreiche Tätigkeit bei einem verlässlichen Arbeitgeber in einem kollegialen Team
• Mitarbeiter:innen-Rabatte bei Einkauf und Reisen
• Vielfältige Vergünstigungen und Aktionen bei Partnerunternehmen
• Essenszuschuss in den betriebseigenen Kantinen
• Kostenlose Nutzung des hauseigenen Fitnessstudios
• Ein marktkonformes, attraktives und leistungsbezogenes Jahresbruttogehalt ab 45.000 Euro (auf Vollzeitbasis) mit der Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Erfahrung und Qualifikation

Wir suchen die Neugierigen, die Verlässlichen, die Motivierten, die Vielseitigen, die Ungewöhnlichen, die Offenen, die Fokussierten, die Umdenkenden, die Mitdenkenden, die Nachdenkenden und vor allem die Menschlichen, die Neues entdecken wollen.

Geben Sie uns mit Ihrem Lebenslauf Einblick in Ihre Berufserfahrungen und laden Sie ihn bitte hoch - gerne auch anonymisiert!

Wir fördern ein vielfältiges und inklusives Arbeitsumfeld. Daher freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen unterschiedlichen Geschlechts, Alters, kulturellem oder sozialem Hintergrund, sexueller Identität und Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen.