Descrição da vaga
O profissional será responsável por gerenciar a documentação dos projetos, garantindo a distribuição tempestiva de informações precisas às partes interessadas, bem como a correta classificação, organização e armazenamento de documentos (físicos e eletrônicos) de empresas de design e da equipe do cliente. Atuar como suporte aos PMs para o processo de documentação dos projetos do AIP, promovendo o alinhamento entre cliente e terceiros, assegurando o registro completo e acompanhando os responsáveis para evitar atrasos e garantir o cumprimento dos prazos.
Responsabilidades:
- Controle de entrada, digitalização, verificação e armazenamento de documentos no sistema interno
- Criação e manutenção de KPIs para prazos de revisão de documentos de projetos e outros indicadores relevantes de controle documental.
- Garantir o uso de modelos (templates) para documentos de acordo com o padrão do cliente, tipos de arquivos e bases de dados documentais.
- Revisar e editar documentos de projetos, garantindo precisão e conformidade.
- Controlar o fluxo de documentos que entram e saem do departamento.
- Reportar problemas relacionados ao armazenamento de documentos.
- Assegurar a destruição e o descarte seguros de documentos sensíveis.
- Atualizar e manter sistemas de gestão documental e arquivos físicos.
- Garantir a segurança de documentos confidenciais.
- Identificar riscos relacionados à documentação (atrasos, falhas de versionamento, perda de informação) e atuar preventivamente.
- Definir e acompanhar KPIs e SLAs de performance documental.
- Assegurar rastreabilidade completa das versões e histórico documental
Qualificações
Conhecimento em:
- Sistemas de gestão documental (ex.: Awaro, SharePoint)
- Controle de versões e workflows de aprovação
- Noções de gestão de projetos
- Inglês avançado (Contato com time global)
Habilidades:
- Organização e atenção aos detalhes
- Comunicação e interface com stakeholders
- Proatividade e senso de urgência
- Gestão de prazos e follow-up
- Capacidade analítica
Informações adicionais
Prestação de serviços como terceiro - PJ em Paulínia/SP.
Other open roles at SYNTEGON(6)
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Key team members
Pieter de Groene
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