Administrador de Oficina

ALTEN México está en búsqueda de un(a) Administrador(a) de Oficina para integrarse a nuestro equipo. Como parte de una empresa líder en ingeniería y tecnología, serás responsable de garantizar el correcto funcionamiento de las operaciones administrativas de la oficina, contribuyendo a un entorno de trabajo eficiente, organizado y productivo.

Entre tus principales responsabilidades se encuentran la coordinación de actividades administrativas, la gestión de recursos e instalaciones, el apoyo a los diferentes equipos de trabajo y el seguimiento de procesos internos que aseguren la continuidad operativa de la organización. Asimismo, colaborarás con diversas áreas para optimizar procedimientos y brindar soporte en las actividades diarias de la empresa.

En ALTEN México valoramos la innovación, el trabajo en equipo y el desarrollo continuo. Ofrecemos un ambiente dinámico y colaborativo donde cada persona tiene la oportunidad de crecer profesionalmente, aportar nuevas ideas y generar un impacto positivo en la organización.

Actividades:

a. Coordinar la recepción de visitas autorizadas y paquetería en las instalaciones de ALTEN México, asegurando su correcta canalización al área correspondiente y el cumplimiento de los protocolos de seguridad.

b. Coordinar y supervisar la administración y control de accesos a las oficinas de ALTEN México para estacionamiento e ingreso a la oficina, así como la asignación y uso de espacios comunes.

c. Administrar y supervisar la asignación y dispersión de lugares de estacionamiento, tanto internos como externos, para empleados de ALTEN México, asegurando el control de pagos, facturación y conciliación correspondiente.

d.   Planear, coordinar y dar seguimiento a los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de las oficinas, incluyendo infraestructura, instalaciones eléctricas, hidráulicas, aire acondicionado y adecuaciones físicas, asegurando su correcta ejecución y documentación.

e.     Gestionar procesos de compras relacionados con oficinas, incluyendo la búsqueda y evaluación de proveedores, solicitud y comparación de cotizaciones, seguimiento de órdenes de compra y control de gastos asociados a infraestructura y servicios generales.

f.     Coordinar el suministro y control de insumos necesarios para cocina, papelería, primeros auxilios y limpieza, asegurando niveles adecuados de stock, así como la gestión de pagos y facturación derivados de estos servicios.

g.     Supervisar el envío y recepción de paquetería, incluyendo la solicitud y control de guías, asegurando trazabilidad y entrega oportuna.

h.       Realizar revisiones mensuales de extintores, alarmas contra incendio y detectores de humo, asegurando su correcto funcionamiento y registro documentado.

l.       Actuar como enlace entre EHS de la oficina y el área de Seguridad y Salud de ALTEN, asistiendo a juntas y coordinando iniciativas conjuntas.

j.   Apoyar en la gestión de simulacros en coordinación con la administración del inmueble, asegurando su planificación, ejecución y evaluación conforme a los protocolos establecidos.

k.     Apoyar en la gestión de capacitación de brigadistas, coordinando logística, registros y seguimiento de certificaciones.

l.     Apoyar en la gestión de trámites con Protección Civil, incluyendo renovaciones de dictámenes, permisos y la documentación requerida.

m.     Apoyar en la gestión y renovación de trámites gubernamentales relacionados con seguridad, salud y operaciones, asegurando su vigencia y cumplimiento.

n.      Apoyar en la gestión de renovación del Programa Interno de Protección Civil, asegurando su actualización y alineación con las normativas vigentes.

Requirements

• Experiencia mínima de 2 años en administración de oficinas, asistencia administrativa o coordinación de servicios generales.
• Conocimiento en gestión de proveedores, control de gastos y compras administrativas.
• Experiencia en organización de eventos corporativos, viajes de negocios y logística interna.
• Manejo de paquetería Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint y Outlook).
• Capacidad para coordinar múltiples actividades y dar seguimiento a procesos administrativos.
• Habilidades de organización, atención al detalle y resolución de problemas.
• Excelentes habilidades de comunicación y servicio al cliente interno.
• Nivel de inglés intermedio (deseable, dependiendo del entorno de trabajo).
• Actitud proactiva, orientación al servicio y capacidad para trabajar en equipo.
  

Deseable

• Experiencia en empresas de ingeniería, tecnología o consultoría.
• Conocimiento de herramientas de gestión administrativa y ERP.
• Experiencia en control presupuestal y elaboración de reportes.

Benefits

Prestaciones superiores a las de ley

Vales de despensa

SGMM

Contrato indefinido desde el primer día

Oportunidades de desarrollo profesional en México,

Ambiente laboral dinámico y profesional

Plan de carrera y capacitación continua