Assistant de direction et de gestion (H/F)

Description du poste

Missions et activités :

– Assurer l’accueil téléphonique de publics divers (collaborateurs, fonctionnaires, personnes extérieures) et fournir des renseignements sur les activités de la commission ;

– Participer à l’organisation des auditions dans le cadre des activités législatives et de contrôle (recherche des courriels, organisation de rendez-vous, réservation des salles, contrôles Anaïs et calendrier Outlook notamment) ;

– Préparer et envoyer des convocations (réunions de commission, auditions, et saisie dans l’application Legis de ces informations, demandes de comptes rendus) ; préparer des chevalets pour les auditions ;

– Traiter divers courriers ;

– Tenir à jour des tableaux de bord de l’activité de la commission ;

– Remettre en forme les rapports parlementaires et les comptes rendus des réunions ; assurer leur suivi et leur mise en ligne sur le site internet de l’Assemblée ; relations avec l’imprimeur ;

– Envoyer diverses revues des media chaque jour ;

– Mettre à jour les informations pour les députés entrants/sortants ;

– Contribuer à la préparation des déplacements, de son Président et des rapporteurs et traiter les justificatifs et comptes financiers de ces déplacements a posteriori.

Qualifications

Compétences :

• Connaissances et savoir-faire :

- Maîtrise des outils informatiques : Word, Outlook, Filemaker ;

- Sens de l’organisation.

• Savoir-être

- Capacité à travailler en équipe ;

- Esprit d’initiative ;

- Sens du contact ;

- Réactivité et disponibilité, notamment lors de la période budgétaire.

Formation requise :

Niveau type BTS d’assistance de direction ou équivalent Bac + 2.

Expérience professionnelle attendue :

Expérience de 5 ans au moins sur des postes d’assistant de direction. Une expérience dans le secteur public serait un atout.

Informations supplémentaires

Conditions particulières d’exercice :
Disponibilité horaire étendue requise lors de la période budgétaire. Amplitude horaire de travail de 9 heures à 20 heures. 

Contrat de droit public de trois ans, renouvelable (CDIsation éventuelle).

Les fonctionnaires peuvent postuler à cet emploi, sous réserve qu’ils puissent demander une mise en disponibilité pour convenances personnelles auprès de leur administration d’origine. Le détachement ou la mise à disposition ne sont pas possibles.

Le recrutement de personnels contractuels dans les services de l’Assemblée nationale est autorisé par le Collège des Questeures et mis en œuvre dans le respect du principe d’égal accès aux emplois publics.
Les fonctionnaires peuvent postuler à cet emploi, sous réserve qu’ils puissent demander une mise en disponibilité pour convenances personnelles auprès de leur administration d’origine. Les détachements et les mises à disposition ne sont pas possibles.