Koordinator:in Dokumentation

Stellenbeschreibung

Für die BEW Berliner Energie und Wärme GmbH suchen wir Dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Koordinator:in Dokumentation am Standort Berlin in unbefristeter Anstellung.

In deiner neuen Rolle verstärkst du das Team des Qualitätsmanagements. Wir stellen sicher, dass unsere Projekte unseren definierten Standards entsprechen. Eine gute Dokumentation ist dabei ein zentraler Erfolgsfaktor – sie gewährleistet eine effiziente Projektabwicklung, unterstützt die Zusammenarbeit aller Beteiligten und bildet die Grundlage für den langfristigen Betrieb und die Instandhaltung technischer Anlagen. Unsere Aufgabe ist es, die Einhaltung von Vorgaben systematisch zu prüfen, Prozesse transparent zu gestalten und die Qualität der technischen Dokumentation kontinuierlich zu sichern.

Um uns dabei zu unterstützen, suchen wir dich um unser Team zu verstärken. Du sorgst dafür, dass Dokumente strukturiert und nach definierten Standards verwaltet werden. Damit stellst du sicher, dass alle relevanten Informationen vollständig, konsistent und jederzeit verfügbar sind – eine essenzielle Voraussetzung für den reibungslosen Ablauf unserer Projekte. In einem dynamischen Umfeld mit vielfältigen Aufgaben trägst du dazu bei, die Dokumentationsprozesse kontinuierlich zu optimieren und weiterzuentwickeln.

Deine Aufgaben

• Du stellst sicher, dass technische Dokumentationen den geltenden Standards, Normen und vertraglichen Vorgaben entsprechen, und überwachst die Einhaltung der definierten Dokumentationsrichtlinien. 
• Du prüfst eingereichte Dokumente auf Vollständigkeit, Struktur, Benennung und Metadaten und koordinierst notwendige Anpassungen mit internen und externen Partnern. 
• Du schaffst Transparenz, indem du den Status der Dokumentenprüfung regelmäßig auswertest und relevante Informationen an Projektleitung, Engineering-Teams und externe Auftragnehmer kommunizierst. 
• Du übernimmst die erste Supportebene für das Dokumentenmanagementsystem (DMS) und unterstützt die Nutzenden bei Fragen zur Anwendung und den Dokumentationsprozessen. 
• Du entwickelst Dokumentenlisten für die technische Dokumentation weiter und stimmst diese mit den zuständigen Fachbereichen und Auftragnehmern ab. 
• Du vergibst strukturierte Metadaten und Klassifizierungen für Dokumente und Kennzeichnungen im Rahmen der Projektrealisierung. 
• Du trägst dazu bei, Dokumentationsprozesse kontinuierlich zu verbessern und effizienter zu gestalten, um eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten zu gewährleisten.

Qualifikationen

Dein Profil

• Studium im Ingenieurwesen, in der Informationstechnik o. ä. oder einschlägige Erfahrung in der Anlagendokumentation
• Fließende Deutschkenntnisse auf mindestens C1-Niveau als Hauptarbeitssprache
• Sicherer Umgang mit DMS (z. B. COI, thinkproject)
• Kenntnisse in Engineering-/Planungsprozessen sowie im Umgang mit Metadaten und technischen Listen (MEL/VEL)
• Grundkenntnisse KKS oder Bereitschaft zur Einarbeitung
• Sehr gute Office-365-Kenntnisse (insb. SharePoint, Excel); Power BI/Datenbanken von Vorteil
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise in der Dokumentenprüfung und -klassifizierung
• Teamfähigkeit und sichere Abstimmung mit internen/externen Partnern sowie gute Englischkenntnisse für internationale Zusammenarbeit

Du erfüllst ungefähr 70 Prozent der Anforderungen? Dann bewirb Dich!

Zusätzliche Informationen

Deine Benefits

• Flexible Gestaltung des Arbeitsalltags (37-Stunden-Woche, Teilzeitmöglichkeiten, flexible Arbeitszeiten, Führen von Zeitkonten, mobiles Arbeiten)
• 30 Tage Urlaub, arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12. sowie Freistellungsmöglichkeiten
• Förderung der individuellen Entwicklung, u.a. durch kostenfreie Trainings und Unterstützung bei berufsbegleitender Weiterqualifizierung
• 13 Monatsgehälter für tariflich Angestellte und zusätzliche Vergütungsbestandteile
• Betriebliche Altersversorgung
• ÖPNV-Firmenticket bzw. Deutschlandticket (50% Arbeitgeberzuschuss) und Jobrad-Angebot
• Mitarbeiterstromtarif nach 12 Monaten Betriebszugehörigkeit
• Diverse Angebote zum Thema Gesundheit, u.a. Urban Sports Club Mitgliedschaft und PME-Familienservice

Du möchtest alle unsere Benefits kennenlernen? Dann sprich uns darauf an, was wir zu bieten haben!

Deine Bewerbung

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung in deutscher Sprache – bitte sende uns Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen im PDF-Format, einschließlich eines lückenlosen Lebenslaufs, bis spätestens 15.07.2026. 

Für weitere Informationen zu dieser Position kannst Du Dich an den einstellenden Manager Andreas Prang unter der Telefonnummer +4915208662830 wenden. Fragen zum Bewerbungsprozess beantwortet Dir gern die zuständige Recruiterin Lilla Mikola unter der Telefonnummer +4915159093193.

Du hast Interesse an unserem Angebot und möchtest gemeinsam mit uns die Berliner Wärmewende gestalten? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung über unsere Website!

Hinweise
Wir sind davon überzeugt, dass Vielfalt dazu beiträgt, unser Unternehmen leistungsfähiger und attraktiver zu machen. Bewerbungen zum Beispiel von Personen jeglichen Alters, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, ethnisch-kulturellen Hintergrunds sind herzlich willkommen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher Eignung besonders berücksichtigt.

Die Sicherheit der BEW Berliner Energie und Wärme GmbH und ihrer Beschäftigten ist von grundlegender Bedeutung. Aus diesem Grund ist ein Pre-Employment Screening Teil des Rekrutierungsprozesses. Der Umfang der Überprüfung variiert je nach Funktion und Einsatzbereich. Das Screening wird von einem Drittanbieter, Signum Consulting GmbH, DISA, durchgeführt.