Administration Assistant (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Sind Sie eine organisierte und detailorientierte Fachkraft, die in einem dynamischen Verwaltungsumfeld einen bedeutenden Beitrag leisten möchte? Wir suchen eine*n Verwaltungsassistent*in für unser Team in Wien, Österreich, wo Sie wichtige Unterstützung im Backoffice leisten und dazu beitragen, dass unsere Abläufe reibungslos funktionieren. Als zuverlässige*r Teamplayer arbeiten Sie hinter den Kulissen daran, dass unsere Organisation effizient funktioniert und dabei höchste Qualitäts- und Servicestandards eingehalten werden.

• Organisation des allgemeinen Bürobetriebs, einschließlich Terminplanung, Ablage und Dokumentenmanagement - Erstellung und Pflege von wöchentlichen und monatlichen Statistiken, Berichten und Verwaltungsunterlagen - Funktion als wichtige Schnittstelle zwischen der Geschäftsleitung und verschiedenen Abteilungen zur Förderung einer klaren Kommunikation und Zusammenarbeit - Erledigung routinemäßiger Verwaltungsaufgaben wie Korrespondenz, Dateneingabe und Aktenführung - Unterstützung abteilungsübergreifender Initiativen und Hilfe bei Bedarf zur Erreichung der Unternehmensziele - Organisation und Koordination von Besprechungen, einschließlich Terminplanung, Vorbereitung und Nachbereitung
• Führung des Bestands an Büromaterial und -ausstattung - Unterstützung bei Sonderprojekten und bei anfallenden administrativen Ad-hoc-Aufgaben - Gewährleistung von Genauigkeit und Sorgfalt bei allen administrativen Tätigkeiten

Qualifikationen

• Eine Ausbildung im kaufmännischen, gastgewerblichen oder administrativen Bereich oder nachweisbare Berufserfahrung in der Buchhaltung oder Verwaltung - Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ausgeprägte Kompetenzen im Zeitmanagement - Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) und anderer gängiger Bürosoftware - Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch - Hohes Engagement für Qualität, Genauigkeit und Kundenservice - Die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und dabei strukturiert und methodisch vorzugehen
• Ausgeprägter Teamgeist und die Bereitschaft zur abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit - Problemlösungsorientierung sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und Prioritäten effektiv zu setzen - Liebe zum Detail und analytisches Denkvermögen - Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in einem schnelllebigen Arbeitsumfeld - Offenes, kommunikatives Auftreten mit ausgeprägten zwischenmenschlichen Fähigkeiten - Persönlichkeit und Serviceorientierung werden geschätzt – ganz gleich, ob Sie eine erfahrene Fachkraft sind oder einen Karrierewechsel anstreben: Wir freuen uns auf Ihre einzigartige Perspektive