Directiesecretaresse (24 - 32 uur )

Vacatureomschrijving

Ben jij een energieke, gestructureerde directiesecretaresse die moeiteloos schakelt tussen meerdere agenda’s en stakeholders?

In deze rol ontzorg je de COO (Productie) en ondersteun je waar nodig ook andere directie- en MT-leden. Je brengt rust en overzicht, bewaakt prioriteiten en zorgt dat afspraken, besluitvorming en opvolging strak georganiseerd zijn.

Concreet:

• Beheren van complexe agenda’s en, waar van toepassing, mailboxen; slim plannen, prioriteren en anticiperen.

• Bijdragen aan interne communicatie richting en namens de directie.
• Voorbereiden, plannen en opvolgen van directievergaderingen: jaarplanning, agenda, stukkenstroom, acties en besluiten.
• Organiseren van reizen, verblijf en events (onder andere leadership events), met oog voor kwaliteit, efficiëntie en kostenbeheersing.
• Facilitaire en logistieke ondersteuning: regelen, afstemmen, details bewaken en problemen vóór zijn.
• Inkomende verzoeken filteren en prioriteren; fungeren als betrouwbare buffer en proactief meedenken.
• Meewerken aan verbeterprojecten, bijvoorbeeld rondom reisbeleid, hotelafspraken en efficiency- en kostenbeheersing.

Functie-eisen

Je bent uitzonderlijk georganiseerd en beschikt over een hoog aanpassingsvermogen wanneer last-minute wijzigingen het plan omgooien. Je voelt je prettig in een dynamische omgeving waarin prioriteiten kunnen veranderen en niet alles vooraf vastligt. Je brengt zelf structuur aan, houdt overzicht en schakelt moeiteloos tussen uiteenlopende werkzaamheden.

Je communiceert helder en bondig: vriendelijk, verbindend en to the point. Je werkt proactief, bent servicegericht en ziet wat nodig is zonder dat iemand het hoeft te vragen. Vertrouwelijkheid en representativiteit zijn voor jou vanzelfsprekend.

Aanvullende informatie

• Een sleutelrol dicht op de directie, met veel afwisseling en verantwoordelijkheid.
• Een hecht secretariaatsteam waarin samenwerking en back-up vanzelfsprekend zijn. 
• Een salaris van €4.100,- tot €5.000,- bruto per maand op basis van een 40-urige werkweek.
• Een dienstverband van 24 of 32 uur per week.
• Een eindejaarsuitkering van 8,33% en vakantiegeld van 8%.
• 25 vakantiedagen en 23 ADV-dagen bij een fulltime dienstverband.
• Mogelijkheid tot hybride werken.
• Ruimte om mee te bouwen aan verbeteringen op het gebied van efficiency, processen en kostenbeheersing.