Coordonnateur(trice) administratif(ve) de studio - Studio Administrative Coordinator

Job Description

Le/la coordonnateur(trice) administratif(ve) de studio assure la gestion efficace des opérations administratives et logistiques du studio. Il/elle soutient l’équipe de communication et la direction en veillant à la bonne organisation des activités quotidiennes du studio et la conformité des processus internes. Cette personne est la référente et le point de contact premier pour la planification d’événements majeurs internes et/ou externes. 

Cette personne devra cultiver des relations positives et favoriser un sentiment de communauté au sein du studio. Dans l'ensemble, le/la coordinateur(trice) du studio joue un rôle crucial dans la création d'un environnement de travail accueillant et organisé, tout en facilitant l'engagement et le sentiment d’appartenance des employé(e)s.  

Responsabilités principales : 

• Superviser des tâches quotidiennes effectuées par la/le réceptionniste temporaire (3 jours semaine). 

• Assurer une présence à la réception lors des journées sans réceptionniste pour garantir un accueil professionnel et la continuité des services. 

• Gérer le budget annuel des activités du studio et coordination des projets et initiatives (projets, événements, maintenance, etc.) en maintenant des rapports de suivi sur les diverses activités en cours 

• Collaborer activement avec l’équipe de communication et la direction pour la diffusion des messages internes, la mise à jour des canaux et la promotion des initiatives du studio. 

• Accueillir et accompagner les nouveaux employé.e.s : préparation des espaces de travail, remise du matériel d’arrivée (cartes d’accès, cadeau d’arrivée, carte café), visite du studio et assistance dans le déroulement de leur première journée. 

• Répondre aux questions des employés et agir comme point de contact formel pour leurs besoins administratifs. 

• Être responsable des activités quotidiennes du bureau : ambiance générale, approvisionnement, organisation des espaces communs (décorations). 

• Planification, organisation et coordination de divers événements internes et externes (activités d’équipe, lancements de projets, activités sociales tel que la soirée de Noel et le BBQ d’été, évènements de formation interne et tout autre évènement qui pourrait requérir une assistance). 

• Réservation d’espaces, achat d’équipements, fournitures et/ou repas, planification et respect des budgets, etc.  

• Accueillir les intervenants externes pour les activités internes : conférenciers, formateurs, partenaires, écoles, et assurer leur bonne intégration lors des événements. 

• Participer activement à la vie du studio en collaborant avec différents comités (comité social, , bien-être, diversité, etc.). 

• Assurer la conformité et la mise en œuvre des politiques de santé et sécurité au bureau (mise à jour de la liste des secouristes, processus en cas d’urgence, maintien de l’infirmerie et matériel d’urgence). 

• Être responsable du processus d’évacuation d’urgence : mise à jour des plans et procédures d’évacuation, formation des employés, coordination des exercices et gestion des situations réelles. 

• Gérer les suivis de maintenance des installations et équipements : planification des interventions, suivi avec les fournisseurs, contrôle de la qualité des services. 

• Responsable des rabais employés : point de contact premier pour les fournisseurs et partenaires, négociation de nouveau rabais employés, mise à jour et maintien de la liste des rabais employés. 

• Agir comme point de contact entre la direction et les partenaires externes

***

The studio administrative coordinator ensures the efficient management of the studio's administrative and logistical operations. He/she supports the communications team and management by ensuring the smooth running of the studio's daily activities and compliance with internal processes. This person is the primary point of contact and reference for the planning of major internal and/or external events. 

  

This person must foster positive relationships and promote a sense of community within the studio. Overall, the Studio Coordinator plays a crucial role in creating a welcoming and well-organized work environment while encouraging employee engagement and belonging. 

 

Main Responsibilities: 

• Work closely with the communications team and management to disseminate internal messages, update channels, and promote the studio’s initiatives. 

• Supervise for the daily tasks performed by the temporary receptionist. 

• Ensure presence at reception on days without a receptionist to maintain professional service and continuity. 

• Welcome and onboard new employees: prepare workspaces, distribute arrival materials (access cards, welcome gift, coffee card), give studio tours, and assist with their first day. 

• Respond to employee inquiries and act as the formal point of contact for administrative needs. 

• Assist studio management with various projects:  task coordination, timeline tracking. 

• Manage the annual budget for studio activities and maintain tracking reports on ongoing activities: projects, events, maintenance, etc. 

• Oversee daily office activities: general atmosphere, supplies, organization of common areas (decorations). 

• Planning, organizing, and coordinating various internal and external events (team activities, project launches, social activities such as End of the year and summer Parties, internal training events, and any other events that may require assistance). 

• Book spaces; purchase equipment, supplies, and/or meals, planning and complying with budgets, etc.   

• Welcome external participants for internal activities: speakers, trainers, partners, and ensure smooth integration during events. 

• Actively participate in studio life by collaborating with various committees (social, wellness, diversity, etc.). 

• Ensure compliance and implementation of health and safety policies in the office (update first aid list, emergency procedures, maintain first aid kits and emergency supplies). 

• Manage the emergency evacuation process: update evacuation plans and procedures, train employees, coordinate drills, and handle real situations. 

• Oversee maintenance follow-ups for facilities and equipment: schedule interventions, follow up with vendors, and ensure service quality. 

• Manage employee discounts: main point of contact for vendors and partners, negotiate new discounts, update and maintain the employee discount list. 

• Act as a liaison between management and external partners. 

Qualifications

• Diplôme en administration, gestion, communication ou domaine connexe. 

• Expérience de 3 à 4 ans dans un rôle administratif, coordination de projet. 

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Suite Microsoft Office, outils collaboratifs). 

• Sens de l’organisation, débrouillardise, rigueur et capacité à gérer plusieurs priorités. 

• Excellentes compétences en communication orale et écrite (français et anglais). 

• Discrétion et sens de la confidentialité. 

• Compétences en organisation d’événements et coordination logistique. 

• Capacité à gérer des fournisseurs et des suivis techniques (maintenance et achats). 

• Aptitude à interagir avec les employés, les visiteurs et les intervenants externes. 

• Connaissance et expérience dans une environnement de travail créatif (jeux vidéo) (ATOUT). 

• Connaissance des normes de santé, sécurité et procédures d’urgence (ATOUT). 

 

***

 

• Degree in administration, management, communications, or a related field. 

• 3 to 4 years of experience in an administrative or project coordination role. 

• Excellent command of office tools (Microsoft Office Suite, collaborative tools). 

• Strong organizational skills, resourcefulness, attention to detail, and ability to manage multiple priorities. 

• Excellent verbal and written communication skills (French and English). 

• Discretion and confidentiality. 

• Event planning and logistical coordination skills. 

• Ability to manage vendors and technical follow-ups (maintenance and purchasing). 

• Ability to interact with employees, visitors, and external stakeholders. 

• Knowledge and experience in a creative work environment (video games) is a plus. 

• Knowledge of health and safety standards and emergency procedures is a plus. 

Additional Information

Ce en quoi Gameloft croit :

Nous jouons le jeu pour un monde meilleur. En tant que leader dans l'industrie, nous voulons utiliser le pouvoir des jeux vidéos comme une force positive au changement.
En nous rejoignant, vous aurez une multitudes d'opportunités pour aider votre environnement, faire la différence et bâtir un monde plus inclusif.

Nous voulons que les Gamelofteurs se concentrent sur l'essentiel: créer du fun et des jeux de haute qualité dont ils pourront être fiers de les partager avec les joueurs du monde entier.

Pour vous aider dans votre rôle, nous avons mis en place les bénéfices suivants:

Ce que nous offrons :

• Horaire flexible
• Vendredi après-midi de congé toute l’année!
• Dès votre embauche, 3 semaines de vacances et des congés mobiles
• Congé offert entre Noël et le jour de l'An pour bien débuter la nouvelle année
• Programme de REER collectif avec participation de l'employeur
• Programme d'assurances collectives avantageux
• Accès gratuit à une clinique médicale virtuelle 24h/24, 7 jours/7
• Programme d'aide aux employés et à leur famille immédiate
• Programme de remboursement partiel pour votre déplacement au bureau (transport en commun et/ou stationnement)
• Accompagnement lors de toute relocalisation pour les nouveaux collaborateurs en provenance de pays ou de régions hors Québec
• Programme de référencement avec bonus
• Activités et prix offerts régulièrement par le comité social

Mais aussi au studio :

• Local à vélos sécurisé et montant offert pour encourager le transport actif (période estivale)
• Collations offertes quotidiennement (fruits, café, etc.)
• 5@7 les mercredis
• Espaces de jeux
• Terrasse sur le toit
• Studio à proximité du parc Jarry et des nombreux attraits du Mile-Ex et de la Petite-Italie

***

What Gameloft believes in:

We play the good game for a better world. As a leader in the industry, we want to use the power of video games as a force for positive change.
If you join us, you’ll have plenty of opportunities to help the environment, make a difference in communities and build a more inclusive world.

We want our Gamelofters to focus on what matters: creating fun and high-quality games they’ll be proud to share with our players around the world.

To help you succeed in your role, we have some cool perks:

What Gameloft offers:

• Flexible schedule
• Friday afternoon off all year round!
• 3 weeks’ vacation and mobile days off, available as of your start date
• Time off between Christmas and New Year’s Day to help you start the year off on the right foot
• Group RRSP program with employer contributions
• Great group insurance program
• Free 24/7 access to a virtual medical clinic
• The Employee and Family Assistance Program
• Partial reimbursement of your commuting costs (for public transit and/or parking)
• Support for new employees relocating from countries or regions outside Quebec
• Referral program with bonuses
• Regular activities and prizes courtesy of our Social Committee

And at the studio itself:

• Secure bike storage room and a subsidy to encourage active transportation (during the summer)
• Daily snacks (fruit, coffee, etc.)
• Wednesday happy hours
• A game room
• A rooftop terrace
• Studio located near Jarry Park and the charming Mile-Ex and Little Italy neighbourhoods