Senior Executive Assistant & Teamlead (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Für unseren Managing Director DACH suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Senior Executive Assistant, die/der neben der direkten Unterstützung der Geschäftsführung auch die Leitung unseres Executive Assistant Teams übernimmt.

Diese Rolle geht deutlich über klassische Assistenz hinaus: Wir suchen eine Persönlichkeit, die mitdenkt, priorisiert, strukturiert und aktiv dazu beiträgt, die Organisation effizient und wirkungsvoll zu steuern.

Deine Aufgaben als Senior Assistenz:

• Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts insbesondere ein komplexes, hochdynamisches Terminmanagement
• Du agierst als zentrale Schnittstelle und filterst, priorisierst und bearbeitest eingehende Themen eigenständig
• Inhaltliche Vorbereitung von Terminen und Sicherstellung, dass Entscheidungen fundiert getroffen werden können
• Organisation, Moderation und Dokumentation von Management-Meetings (DE/EN) und Sicherstellung der konsequenten Nachverfolgung von Entscheidungen
• Du verantwortest die Vorbereitung und Durchführung zentraler Formate (z. B. All Hands, Leadership Meetings) inklusive Agenda- und Unterlagenerstellung
• Du erstellst Analysen, Entscheidungsgrundlagen und Präsentationen für die Geschäftsführung
• Du übernimmst eigenständig Projekte und steuerst bereichsübergreifende Themen
• Du verantwortest interne Kommunikation im Namen der Geschäftsführung
• Planung und Steuerung von Budgets sowie administrativer Prozesse
• Fachlich operative Schnittstelle zu unserem Workplace Operations & Events Team

Qualifikationen

• Langjährige C-Level-Erfahrung: Du blickst auf mindestens 8 Jahre Expertise in der Assistenz der Geschäftsführung zurück, idealerweise in einem vertriebsorientierten oder hochdynamischen Umfeld.
• Führungserfahrung: Du verfügst über mehrjährige Erfahrung in der disziplinarischen Personalverantwortung und verstehst es, Teams zu motivieren und Prozesse effizient zu koordinieren.
• Akademisches Fundament: Ein abgeschlossenes Studium (Master/Diplom) bildet die Basis für dein tiefgreifendes Verständnis komplexer wirtschaftlicher Zusammenhänge.
• Sprachliche Souveränität: Du kommunizierst absolut sicher auf Deutsch (C2-Niveau) und verfügst über verhandlungssichere Englischkenntnisse (mind. B2) für den internationalen Kontext.
• Digitale Exzellenz: Der versierte Umgang mit MS Office (insb. Outlook-Jonglage, PowerPoint, Excel) sowie Kollaborations-Tools wie Teams und SharePoint ist für dich Standard.
• Resiliente Persönlichkeit: Du zeichnest dich durch außerordentliche Einsatzbereitschaft, Durchsetzungsstärke und die Fähigkeit aus, auch unter hohem Druck proaktiv und eigenständig zu handeln.

Zusätzliche Informationen

Für uns als Gemeinschaft ist es wichtig, dass du dich nicht nur bei und mit uns wohlfühlst, sondern auch außerhalb der Arbeit. Denn dein Job soll dein Leben bereichern. Deshalb bieten wir dir unter anderem folgende Vorteile: 

• 30 Tage Urlaub + 1 Brauchtumstag + 2 extra Tage für Weihnachten und Neujahr 
• Hybrides Arbeitsmodell 
• Betriebliche Altersvorsorge 
• Betriebliche Risikolebensversicherung 
• Volunteer days  
• Jobbike  
• In-house Gym  
• In-house Barista  
• Vergünstigte Wellhub Mitgliedschaft
• Vergünstigtes Parken, Job- oder Deutschland-Ticket 
• und du kannst deinen Hund mit ins Office bringen!

Unser Commitment 

Gleiche Möglichkeiten für alle – das ist uns wichtig! Wir sind davon überzeugt, dass Diversität und Inklusion wichtige Elemente für unseren Erfolg als globales Unternehmen sind. Darum wollen wir die besten Talente für uns gewinnen, fördern und an uns binden. Wir freuen uns über jede Bewerbung, unabhängig von Herkunft, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Behinderung, ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Weltanschauung, Alter, Familienstand oder anderen Merkmalen.