Executive Assistant (H/F)

APAVE Cameroun recrute pour le compte de l'un de ses partenaires, une jeune entreprise agro-industrielle en plein essor basée à Douala. Spécialisée dans la transformation de matières premières végétales (coproduits du palmiste) et la production de dérivés de haute qualité destinés aux industries cosmétiques et de la savonnerie.

Dans le cadre du lancement et de la structuration de ses activités industrielles et commerciales, nous recherchons un(e) Executive Assistant de confiance pour seconder directement le Chief Executive Officer (CEO).

Missions principales :

Directement lié(e) au quotidien opérationnel, industriel et stratégique du CEO, vous jouerez un rôle de véritable Business Partner. Au-delà des tâches classiques de secrétariat de direction, votre mission cruciale sera d'assurer une veille administrative et opérationnelle rigoureuse de l'activité, et de garantir la continuité de la gestion de l'entreprise (suivi des opérations courantes, coordination inter-services) au cours des déplacements et absences du CEO.

Activités et Responsabilités clés :

1. Veille opérationnelle, industrielle & Suivi d'activité (Spécificité du poste) :

• Assurer le suivi, la coordination et la veille des dossiers administratifs et des flux opérationnels en cours (approvisionnements, suivi des indicateurs de production/vente), notamment au cours des absences du CEO.
• Servir de relais d'information fiable et de point de contact central entre le CEO, l'équipe dirigeante de l'usine/siège et les partenaires externes.
• Centraliser les rapports d'activité des différents départements et en faire des synthèses claires pour faciliter les arbitrages de la Direction.

2. Gestion de l'Executive Office :

• Gérer l'agenda complexe et mouvant du CEO (rendez-vous sectoriels, réunions stratégiques, déplacements nationaux et internationaux).
• Organiser, préparer et assister aux comités de direction et réunions de coordination (rédaction des ordres du jour, comptes-rendus et suivi rigoureux des plans d'action).
• Filtrer, prioriser et traiter les flux d’informations, courriers et appels destinés à la Direction Générale.

3. Suivi administratif et de conformité :

• Assurer la rédaction, la mise en forme et l'archivage sécurisé des documents confidentiels, contrats commerciaux et correspondances officielles.
• Suivre les indicateurs clés de performance (KPI) administratifs de la société.

Requirements

• Formation : Bac+3 à Bac+5 en Secrétariat de Direction, Gestion des Entreprises, Droit, Management ou école supérieure de commerce.
• Expérience : Une première expérience réussie (2 à 5 ans) sur un poste similaire (Assistant(e) de Direction, Secrétaire Général(e) Junior ou Executive Assistant), idéalement dans un environnement entrepreneurial ou industriel en phase de création.

Compétences techniques et qualités requises :

• Dynamisme et agilité culturelle : Capacité démontrée à s'intégrer rapidement et à collaborer efficacement avec une équipe dirigeante jeune, exigeante et connectée.
• Forte Disponibilité et Flexibilité : Flexibilité horaire indispensable. Le poste demande une grande réactivité et une capacité d'adaptation au niveau de la disponibilité en temps pour répondre aux urgences de l'activité.
• Rigueur et Discernement : Sens aigu de l'organisation, méticulosité et capacité à prendre des initiatives pour débloquer des situations administratives en l'absence du CEO.
• Confidentialité : Discrétion absolue face aux informations stratégiques, financières et de gestion manipulées.
• Aisance numérique : Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Pack Office, outils collaboratifs, gestion d'agenda partagé). Une excellente expression écrite et orale en français est obligatoire.