Administrative Support (w/m/d)

In dieser Position in Teilzeit unterstützen Sie unsere Zusammenarbeit mit Ärzten, Agenturen und Dienstleistern unter Einhaltung unser Compliance-Vorgaben: Freigabeumläufe, Vertragsmanagement, Bestellungen und Rechnungsabwicklung sollten für Sie keine Fremdwörter sein. Sie mögen administrative Routineaufgaben ebenso wie die Herausforderung, an spannenden Projekten mitzuarbeiten? Sie haben stets ein offenes Ohr, sind grundsätzlich verbindlich und positiv? Es macht Ihnen Spaß, auch in stressigen Situationen mehrere Bälle mit Leichtigkeit in der Luft zu halten? Sie wünschen sich ein wertschätzendes, kollegiales Miteinander? Wunderbar, dann lesen Sie weiter, denn hier folgen die Aufgaben und Anforderungen für Ihren nächsten Karriereschritt.

Ihre Aufgaben:

• Proaktives Unterstützen der Außen- und Innendienst-Kollegen in der Zusammenarbeit mit Ärzten, Organisationen und Dienstleistern   
• Sichern und Einhalten unserer Compliance-Richtlinien, Vorgaben und Prozesse
• Erstellen von Verträgen nach Standardvorlagen, Einholen von Freigaben und Unterschriften
• Pflege und Dokumentation der Veranstaltungs- und Aktivitätenübersicht
• Anlage von Bestellungen und Lieferanten; Rechnungskontrolle und -zuordnung
• Reise- und Hotelbuchungen in Zusammenarbeit mit unserem Reisebüro 
• Mitarbeit bei Projekten wie z.B. die Organisation regionaler Veranstaltungen oder die Koordination von Sponsorings
• Etablieren und Optimieren von Abläufen und Prozessen
• Bereitschaft und Freude, in einem modernen Büro zu arbeiten (i.d.R. 4 Tage Büro und 1 Tag Homeoffice pro Woche) 

Requirements

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Ausgeprägtes Organisationstalent einhergehend mit sehr gutem Zeit- und Selbstmanagement
• Hohes Maß an Eigeninitiative, vorausschauendes Denken und Handeln
• Zuverlässige, strukturierte, genaue Arbeitsweise und Lust darauf, Verantwortung zu übernehmen
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Spaß daran, andere zu unterstützen
• Positive Ausstrahlung und ausgeprägte Kommunikationsstärke zu internen und externen Stakeholdern
• Flexibilität und Offenheit für neue Aufgaben, Prozesse und Tools
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Anwenderkenntnisse der gängigen Windows Office-Anwendungen.
• Ca. 2-5 Jahre Berufserfahrung, z.B. im Bereich Assistenz, Projektkoordination oder ähnliches, idealerweise in der Pharmaindustrie

Benefits

Ascendis Pharma bietet Ihnen eine unbefristete Teilzeit-Tätigkeit mit Aufgaben, die je nach Ihrem Interesse und Ihren Fähigkeiten auch erweiterbar sind. Neben einem guten Arbeitsklima und einer respekt- und vertrauensvollen Zusammenarbeit bieten wir unseren MitarbeiterInnen folgende Leistungen: 

Einzigartige Ascendis-DNA: Flache Hierarchien, kurze Kommunikationswege und eine dynamische, offene und informelle Arbeitsatmosphäre

Einarbeitung: Strukturiertes, bewährtes Onboarding-Programm, das Ihnen ein klares Bild von Ihren Aufgaben und dem Unternehmen, für das Sie arbeiten werden, vermittelt

Verkehrsanbindung: Direkte Verbindung zu U-Bahn- und Bushaltestellen, Parkplätze für Autos und Fahrräder

Vergütungspaket: Es erwarten Sie ein attraktives Grundgehalt und eine geförderte Altersvorsorge (bAV), wir bezahlen Ih...