Head of Administrative Team

Ajax Systems — міжнародна технологічна компанія і найбільший у Європі виробник охоронних систем. Продуктам Ajax довіряють уже понад 4,5 мільйони кінцевих користувачів і 330 тисяч PRO-користувачів у більш ніж 180 країнах. Компанія пропонує комплексні рішення для захисту житлових і комерційних об'єктів різного масштабу. Нині портфоліо Ajax налічує 280 пристроїв для захисту від вторгнення, відеоспостереження, пожежної безпеки та комфорту й автоматизації. Кожного року ми демонструємо кратне зростання як у чисельності команди, так і в кількості користувачів у всьому світі. 

Ajax Systems має виробництво повного циклу: від генерації ідей та створення прототипів до масового виробництва та продажу по всьому світу. Кожен департамент закриває певну операційну потребу бізнесу в повній мірі. Фахівці компанії залучені на всіх етапах: від виробничої лінії в Україні до логістичного центру в Польщі, звідки продукцію відправляють дистрибʼюторам по всьому світу.

 

Наразі ми в пошуку Head of Administrative Team, який очолить адміністративну команду та допоможе створити комфортне та ефективне робоче серидовище на всіх наших локаціях. 

Забезпечення безперебійної роботи офісної та адміністративної інфраструктури компанії, оптимізація витрат, управління сервісами та підрядниками, створення ефективного робочого середовища в офісних та виробничих приміщеннях;

Управління адміністративною діяльністю компанії (офіси, в т.ч. закордонні, виробничі майданчики, господарське забезпечення, орендні відносини);

Впровадження стандартів сервісу і процедур по всіх локаціях;

Впровадження KPI та  SLA;

Планування розширення/релокацій;

Space management (ефективність використання площ);

Робота з Service Desk;

Вимірювання задоволеності (NPS/surveys);

Організація роботи офісів, включаючи: забезпечення робочих місць, контроль чистоти, сервісів;

Управління підрядниками: клінінг, кейтиринг, офісне забезпечення;

Контроль бюджету: планування, оптимізація витрат;

Підготовка тендерної документації/ технічних завдань та закупівлі;

Організація закупівель (канцтовари, обладнання, меблі);

Основні hard skills:

• досвід управління великими офісами та виробничими майданчиками в т.ч. закордонними;

• експлуатація нерухомості (facility management);

• бюджетування та фінансовий контроль;

• управління підрядниками та договорами;

• закупівлі та тендерні процедури;

• розмовна англійська не нижче B1/B2;

• вміння працювати в Excel, системами обліку.

Основні soft skills:

• ефективна комунікація, орієнтація на результат і сервіс;

• системний та послідовний, структурований підхід;

• управлінські та організаторські здібності;

• стресостійкість;

• навички переговорів.

Буде плюсом:

• досвід використання інструментів Jira, Confluence, Excel/Sheets на рівні формул, зведених таблиць.

• базові навички репортингу;

• вміння аналізувати вузькі місця процесу (bottlenecks).