Technicien·ne en administration - Équipe de promotion de la civilité, prévention de la violence et du harcèlement au travail

Informations générales

Entreprise: CIUSSS du Centre-Ouest-de-l'Île-de-Montréal Titre de l'emploi: Technicien·ne en administration - Équipe de promotion de la civilité, prévention de la violence et du harcèlement au travail Réf n°: 5717 Direction: Direction des ressources humaines Site: Hôpital général juif Ville de l'emploi: Montréal Statut de l'emploi: Permanent à temps plein Quart de travail: Jour Type d'emploi: Non syndiqué Nombre d’heures par période de paie: 70 Base (min.): 27.07 Base (max.): 36.14 Catégorie d’emploi: Ressources humaines Nombre de postes disponibles: 1

Description de l'emploi

Qu’est-ce qui fait de nous l’un des Meilleurs employeurs de Montréal 2025 !

Dessinez votre carrière au sein d'un établissement qui place l'humain au cœur de ses priorités. Le CIUSSS Centre-Ouest de Montréal offre un milieu de travail stimulant où la diversité des perspectives enrichit nos pratiques et où le leadership de proximité favorise votre épanouissement professionnel.

Les principales responsabilités

Dans ce rôle essentiel, vous soutiendrez la mission de civilité et de prévention de la violence et du harcèlement au travail en assurant un fonctionnement administratif fluide, rigoureux et empreint de grande discrétion. Votre sens de l’organisation, votre souci du détail et votre sensibilité aux situations délicates permettront à l’équipe d’intervenir efficacement auprès du personnel.

En choisissant de venir dessiner votre carrière au sein de notre équipe, voici les responsabilités pour lesquelles vos talents seront mobilisés :

Gestion administrative et coordination

• Assurer un soutien administratif complet aux conseillères cadres et à l’équipe.
• Planifier et coordonner réunions, comités et rencontres (convocations, logistique, matériel).
• Rédiger, corriger et mettre en page divers documents professionnels (lettres, rapports, procès‑verbaux).
• Concevoir des gabarits et présentations (PowerPoint, visuels, graphiques).
• Participer à l’organisation de campagnes de sensibilisation, activités et projets spéciaux.
• Gérer les inscriptions aux formations, cours et événements pertinents.

Gestion des communications et relations

• Gérer les courriels, suivis administratifs et demandes d'information.
• Répondre aux demandes et orienter les personnes vers les ressources appropriées.
• Communiquer avec les parties (courriel, téléphone, en personne) afin de recueillir les informations nécessaires.
• Maintenir un ton professionnel, respectueux et adapté aux situations sensibles.

Gestion des dossiers et des données

• Assurer l’entrée et la mise à jour des données dans le registre des signalements.
• Recueillir et compléter les informations nécessaires à l’analyse des signalements.
• Gérer l’ensemble du cycle de vie des dossiers : ouverture, documentation, préparation, suivi, fermeture.
• Produire des statistiques, rapports et tableaux de suivi.
• Assurer l’archivage, la mise à jour des documents et la gestion des outils informatiques.

Optimisation et suivi des processus

• Contribuer au développement et à l’amélioration de processus de travail efficaces.
• Assurer les suivis administratifs requis auprès des gestionnaires, équipes et partenaires externes.
• Effectuer les suivis des engagements pris lors des réunions et comités.

Avantages distinctifs
Pourquoi choisir de joindre notre équipe? Voici le top 3 des éléments qui, selon nous, feront la différence dans votre quotidien, pour ne nommer que ceux-ci :

• Un rôle à fort impact humain, directement lié à la civilité, au mieux‑être et à la prévention de la violence en milieu de travail.
• Un environnement où la rigueur administrative rencontre la sensibilité humaine, idéal pour les personnes motivées par l’amélioration du climat de travail.
• Une équipe engagée et collaborative, où votre contribution est essentielle au traitement de dossiers sensibles et stratégiques.

Exigences

Expériences et connaissances
Requis essentiels

• Détenir un DEC en administration, techniques de comptabilité et gestion, techniques de bureautique 
• Minimum d’un (1) an d’expérience en soutien administratif, idéalement dans un contexte de dossiers sensibles ou institutionnels.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)*.
• Expérience en création de visuels ou présentations (Canva ou équivalent)*.
• Expérience en analyse de données et production de statistiques.
• Bilinguisme : français et anglais (oral et écrit)*.

Atouts souhaitables

• Formation en ressources humaines.
• Expérience liée à la prévention de la violence, du harcèlement ou à la gestion de signalements.
• Connaissance des processus RH (signalements, suivis, coordination de formations).

* Des tests pourront être administrés. 
Compétences clés

• Organisation et gestion des priorités afin d’assurer un soutien administratif efficace en contexte exigeant.
• Discrétion et respect de la confidentialité afin de participer au traitement de dossiers sensibles en toute intégrité.
• Communication claire et professionnelle afin de soutenir les échanges écrits et verbaux avec divers intervenants.
• Empathie professionnelle et neutralité afin de accueillir des personnes en situation émotionnelle tout en gardant une posture objective.
• Rigueur et diplomatie</