Front Office Manager

Overview

Chi Siamo?

aparto è un fornitore di alloggi e servizi per studenti con sede nel Regno Unito e in Irlanda, che offre esperienze straordinarie in tutte le sue comunità investendo nelle proprie persone, nelle proprie strutture e nel proprio marchio. Si tratta di un'opportunità di lavoro davvero entusiasmante e stimolante, nonché di una fantastica occasione per vivere un'esperienza professionale unica. aparto crede nelle case per studenti, non solo in semplici stanze, e desidera offrire la migliore esperienza possibile. Ci impegniamo a migliorare costantemente, raccogliendo i feedback dei nostri team, dei nostri residenti e dei nostri partner commerciali. Il nostro obiettivo è fornire luoghi sicuri e divertenti in cui vivere e lavorare.

Responsibilities

Le tue principali responsabilità includeranno Gestione Front Office, Gestione dell'Esperienza degli Ospiti, Supporto Operativo e Organizzativo, Prenotazioni e Gestione dei Pagamenti, Marketing e Promozione e Amministrazione e Reportistica.

Gestione Front Office

• Supervisionare e coordinare il team della reception, garantendo un servizio clienti di alta qualità e un funzionamento quotidiano regolare sia per gli ospiti dell'Ostello che per gli Studenti.
• Gestire il check-in e il check-out degli ospiti (Ostello e Studentato) e risolvere tempestivamente eventuali problemi relativi al loro soggiorno.
• Monitorare il sistema di prenotazione e l'occupazione delle camere, ottimizzando la disponibilità in base alla domanda.

Gestione dell'Esperienza degli Ospiti

• Assicurare che ogni ospite riceva un caloroso benvenuto e un'esperienza indimenticabile durante il suo soggiorno.
• Rispondere prontamente a domande, richieste e problemi degli ospiti, fornendo soluzioni che diano priorità alla soddisfazione e al comfort.
• Promuovere un'atmosfera amichevole e inclusiva, in cui ogni ospite, sia esso uno studente o un viaggiatore internazionale, si senta apprezzato e parte di una comunità accogliente.
• Incentivare interazioni positive e suggerire attività che migliorino il soggiorno e incoraggino il coinvolgimento degli ospiti.
• Agire come Brand Ambassador, rappresentando i valori aziendali e gli standard di eccellenza in tutte le comunicazioni e interazioni con gli ospiti.

Supporto Operativo e Organizzativo

• Sorvegliare e mantenere la pulizia e l'ordine nella reception e nelle aree comuni.
• Lavorare a stretto contatto con l'AGM (Assistant General Manager) e il team di Housekeeping per assicurare che le camere siano preparate e soddisfino gli standard di qualità.
• Garantire la disponibilità a coprire turni non standard (inclusi weekend, festivi e orari serali), quando necessario per assicurare la continuità del servizio.
• Assicurare presenza costante al front desk e coinvolgimento diretto nelle attività quotidiane del reparto. Essere disponibile per turni AM/PM per garantire continuità operativa in caso di necessità.
• Supportare il front desk nei momenti di picco per mantenere la struttura sempre pienamente operativa.
• Gestire attivamente i picchi di lavoro, intervenendo personalmente nelle fasi più intense di check-in, check-out e assistenza clienti.
• Supportare l'AGM nella gestione della formazione del team di front desk, con affiancamento diretto nelle attività operative e sviluppo continuo delle competenze tecniche e delle soft skill (comunicazione con l’ospite, gestione dei conflitti, problem solving, teamwork e capacità di adattamento).
• Assumere il ruolo di Deputy Manager "on duty" durante i weekend (se necessario), con responsabilità di supervisione dell’intera struttura, gestione delle criticità operative e supporto ai reparti in assenza della direzione.

Prenotazioni e Gestione dei Pagamenti

• Gestire le prenotazioni online e telefoniche, rispondere alle richieste via e-mail e mantenere aggiornato il sistema di prenotazione.
• Garantire un'elaborazione e una fatturazione accurate dei pagamenti, risolvendo eventuali discrepanze o problemi relativi.
• Fornire report periodici sulle prenotazioni e sull'occupazione al team di gestione.

Marketing E Promozione

• Collaborare con il team di marketing per sviluppare strategie di promozione dell'immobile e di miglioramento della sua immagine.
• Promuovere attività ed eventi sociali per gli ospiti per favorire l'interazione e il coinvolgimento della comunità.
• Gestire la comunicazione con gli ospiti attraverso i canali digitali e i social media, mantenendo un'immagine positiva della proprietà.

Amministrazione E Reportistica

• Gestire le attività amministrative relative al front office, inclusa la gestione delle risorse e delle forniture.
• Generare report settimanali/mensili sulle prestazioni del front office, suggerendo miglioramenti nelle operazioni e nell'efficienza.

Qualifications

Specifiche della Persona (Requisiti)

• Almeno 2-3 anni di esperienza in un ruolo di supervisione all'interno del settore dell'ospitalità (preferibilmente in ostelli, alloggi per studenti o ambienti simili).
• Ottime capacità di leadership e gestione del team.
• Familiarità con i sistemi di gestione delle prenotazioni (PMS) e i software di front office in generale.
• Ottima conoscenza sia dell'italiano che dell'inglese (le lingue aggiuntive costituiscono un vantaggio).
• Forti capacità comunicative, organizzative e di risoluzione dei problemi (problem solving).
• Capacità di lavorare bene in un team, gestire più priorità e adattarsi in un ambiente frenetico.
• Una vera passione per l'ospitalità, soprattutto in contesti dinamici e internazionali.
• Comprovata esperienza nella fornitura di un eccellente servizio clienti.

Closing

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