Legal Secretary Litigation, Arbitration & Investigations

Job Description

Wij hebben ruimte voor een enthousiaste Legal Secretary die graag wil groeien in het vak en ons secretariële team van Litigation, Arbitration & Investigations als vijfde collega wil komen versterken (32 – 40 uur per week).

In deze rol ben jij één van de onmisbare schakels voor de 30 advocaten uit dit team, die een cruciale rol speelt in het ondersteunen van hun zaken en cliënten.

De gedeelde mentaliteit binnen ons team is er een van samenwerking en veerkracht: samen zetten we onze schouders eronder en klaren we iedere opdracht voor onze collega’s!

Deze positie is bij uitstek geschikt voor iemand die zich wil ontwikkelen tot allround secretaresse. We nodigen iedereen uit om te reageren die zich in het profiel herkent, en wij verwelkomen jou dus ook als je nog weinig werkervaring hebt!

Wat ga je doen?

• Documentbeheer: Zorgvuldig opstellen of aanpassen van documenten, en het efficiënt structureren van dossiers en documentatie/data stromen.
• Agendabeheer: Als beheerder van de agenda’s van verschillende advocaten zorg je ervoor dat alle actiepunten proactief worden bijgehouden en uitgevoerd.
• Prioriteiten stellen: Je beoordeelt afspraken op prioriteit, gevoeligheid en doel, en zorgt ervoor dat de agenda’s van jouw collega’s optimaal benut worden.
• Communicatie en organisatie: Je beheert de inkomende en uitgaande zaken en meetings per telefoon, e-mail en eventuele andere communicatiekanalen. Je schakelt frequent met interne en externe belanghebbenden.
• Reis- en evenementenplanning: Je organiseert de logistiek en facilitaire aangelegenheden voor zakenreizen, meetings, lunches en andere bijeenkomsten.
• Financieel administratieve ondersteuning: Je leert verschillende administratieve zaken te beheren, zoals facturen (billing) en declaraties.
• Informatiemanagement: Je circuleert informatie correct en op tijd en houdt betrokkenen op de hoogte van de voortgang, details en uitkomsten van lopende zaken. Je communiceert in correct Nederlands en/of Engels.

Wat neem jij mee?

• Professionele en collegiale houding: Een vakkundige houding die past bij het omgaan met vertrouwelijke informatie, en diverse stakeholders.
• Organisatietalent. Je hebt een scherp oog voor detail, en de vaardigheden om overzicht te bewaken en processen te stroomlijnen.
• Accuraatheid: Een scherp oog voor detail zorgt voor nauwkeurig en gepast management van alle werkzaamheden. Je voelt je comfortabel bij het werken met cijfers, omdat billing (facturatiewerkzaamheden) onderdeel wordt van jouw takenpakket. 
• Flexibele en oplossingsgerichte houding: De capaciteit om mee te bewegen met de dynamiek van onze werkomgeving en bereidheid om extra stappen te zetten indien nodig.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
• Bekwaamheid met Microsoft Office: Outlook, Word, PowerPoint en Excel.
• Je staat open voor technologische ontwikkelingen, zoals AI., en je vindt het leuk om hiermee in je dagelijkse werk aan de slag te gaan.
• Beschikking over minimaal MBO 4 / HBO werk- en denkniveau en een hoge typesnelheid.

Wat bieden wij jou?

Werken bij Linklaters LLP betekent werken in een interessante internationale omgeving. Wij zijn een internationaal advocatenkantoor dat toonaangevende bedrijven, financiële instellingen en overheden adviseert bij complexe en grensoverschrijdende transacties, projecten en procedures. Linklaters hanteert hóge standaarden, ook als het aankomt op prettig werkgeverschap. Dit zie je sterk terug in zowel de arbeidsvoorwaarden als in de diverse en inclusieve cultuur.

We hebben ruimte voor een collega die 32–40 uur per week beschikbaar is en, net als wij, graag fysiek op kantoor en bij dit team aanwezig is. Het vele documentbeheer binnen onze praktijkgroep verlangt dit ook van jou/ons.

Naast mooie arbeidsvoorwaarden (zoals vakantiebijslag en een 13e maand, en een discretionaire bonusregeling) ontvang jij:

• Pensioenregeling;

• Maandelijkse Fitnessvergoeding;

• Korting Op Verzekeringen;

• Reiskostenvergoeding O.B.V. Ov;

• Gezonde en gevarieerde lunch tegen een vaste vergoeding van €2,50 per dag;
• Wekelijks gratis gebruik van een masseur.

Daarnaast biedt Linklaters veel sociale activiteiten. Er wordt heel regelmatig iets leuks gedaan en je bent welkom (maar nooit verplicht) om hieraan deel te nemen.

Sollicitatieprocedure

Solliciteer online via onderstaande link. We ontvangen graag jouw cv en korte motivatie (maximaal 250 woorden) waarin je in ieder geval jouw beschikbaarheid vermeldt. 

De sollicitatieprocedure zal bestaan uit twee interviewrondes en een taalvaardigheidstest in zowel Engels als Nederlands.

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Larissa Oosterbaan, Recruitment & HR Advisor a.i., via 020-799 62 98 of Larissa.Oosterbaan@linklaters.com.

Technical Skills:

This list of duties and responsibilities above is not exhaustive.  It is intended to describe the general content of, and requirements for, the performance of this job. As such, the role may also include the undertaking of additional tasks as required.