Réceptionniste / Receptionist

RéCeptionniste

Le réceptionniste est responsable d'un large éventail de tâches administratives. Cela comprend l'accueil et l'assistance des visiteurs, la réponse et le transfert de tous les appels entrants et la prise de rendez-vous. Il agit en tant que formateur à la réception et chef d'équipe. Il peut également être amené à entretenir les kitchenettes et à commander des fournitures.

ResponsabilitéS :

�· Accueillir et saluer courtoisement les clients et le grand public ;

�· Répondre, filtrer et transférer tous les appels entrants ;

�· Veiller à ce que la réception soit toujours propre et ordonnée et reflète une image professionnelle ;

�· Préparer les badges visiteurs, si nécessaire ;

�· Effectuer des tâches administratives ;

�· Réserver les salles de réunion, si nécessaire ;

�· Vérifier et mettre à jour l'annuaire téléphonique interne, si nécessaire ;

�· Entretenir la kitchenette et commander les fournitures, selon les besoins ;

�· Fournir un « service haut de gamme » aux clients, notamment en informant directement les avocats de leur arrivée, en les accompagnant à la salle de réunion, en assurant la liaison, en prenant les manteaux, les commandes de boissons, l'accès wifi, etc. ;

�· Agir en tant que formateur à la réception et chef d'équipe - créer des horaires pour les équipes de réception et de réservation des salles de réunion afin de garantir une couverture adéquate en cas de congés, de postes vacants ou de congés maladie ;

�· Encadrer les nouvelles recrues de l'équipe et fournir au responsable une évaluation initiale globale ;

�· Documenter toutes les procédures pertinentes, tant celles de Ricoh que celles relatives à la sécurité des clients, en veillant au respect global des politiques ;

�· Faciliter les fonctions administratives exécutives afin de soutenir directement le directeur des opérations ;

�· Accomplir d'autres tâches assignées par le responsable.

Qualifications :

�· Diplôme d'études secondaires ou équivalent

�· Au moins 2 ans d'expérience en réception

CompéTences :

�· Excellentes compétences en communication orale et écrite

�· Excellentes compétences interpersonnelles

�· Forte motivation personnelle pour obtenir des résultats

�· Capacité à établir des priorités et à gérer son temps

�· Connaissance intermédiaire des applications Microsoft Office

Receptionist

The Receptionist is responsible for a wide range of office duties.  This includes greeting and assisting visitors, answering and transferring all incoming calls and scheduling appointments.  Acts as Reception Trainer and Team Lead.  May also be required to maintain kitchenettes and ordering of supplies. 

Responsibilities:

�·         Courteously greet and welcome customers and general members of the public; 

�·         Answers, screen and direct all incoming calls; 

�·         Monitor and ensure the reception area is kept tidy and projects a professional image; 

�·         Prepare visitor badges, as required; 

�·         Perform administrative support tasks; 

�·         Meeting room bookings, as required; 

�·         Review and update internal telephone directory, as required;  

�·         Maintain kitchenette and order supplies, as required; 

�·         Performs "white glove service" for clients which includes informing layers directly of their arrival - escorting to boardroom, liaising, taking coats, beverage orders, wifi access, etc .; 

�·         Acts as Reception Trainer and Team Lead - creates schedules for Reception and Boardroom booking teams to ensure adequate coverage is available for vacation / open positions / sick time; 

�·         Mentors new team hires and provides manager with overall initial assessments; 

�·         Documents all relevant procedures, both Ricoh and client security, ensuring overall compliance to policies; 

�·         Facilitates executive Admin functions to support COO directly;  

�·         Other duties as assigned by manager. 

Qualifications:

�·         High School Diploma or equivalent  

�·         Minimum of 2 year reception experience 

Skills:

�·         Excellent verbal and written communication skills 

�·         Excellent interpersonal skills  

�·         Strong self-motivation to drive results 

�·         Prioritize and time management skills 

�·         Intermediate knowledge of Microsoft Office applications 

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