Persönliche Assistenz (m/w/d) - in Vollzeit, ausschließlich remote aus dem Kosovo

Dann bist Du bei uns genau richtig! 

Du bist die rechte Hand eines visionären Unternehmers im Premium-Food-Bereich, der mit voller Energie an der Skalierung seines Unternehmens arbeitet.

Deine Mission: Freiheit für Fokus schaffen – indem du Kalender, Kommunikation, Organisation und operative Routinen in die Hand nimmst. Du managst die Inbox und den Kalender, schützt Energie und Zeit – und schaffst Raum für Strategie, Kreativität und Wachstum.

Für unser wachsendes Team bauen wir Strukturen im Kosovo auf – die Anstellung erfolgt dabei ausschließlich über einen EOR-Dienstleister. 

• Direkte Zusammenarbeit mit einem ambitionierten Unternehmer mit klarer Vision
• Große Gestaltungsfreiheit & Vertrauen ab Tag 1
• Flexibles Arbeiten mit Sinn, Abwechslung und echter Wertschätzung
• Die Möglichkeit, Prozesse, Kommunikation und Organisation auf das nächste Level zu bringen
• Teil sein eines inspirierenden Wachstumsumfelds mit Herz, Tempo und Strategie
• Faire Vergütung
• Umfassende Einarbeitung durch den Unternehmer
• Vielseitige Aufgaben in einem dynamischen, wachsenden Umfeld
• Die Chance, Verantwortung zu übernehmen und Dich fachlich wie persönlich weiterzuentwickeln

Kalender- & ZeitmanagementDu bist Besitzerin des Kalenders – kein Termin geht ohne dich rein.Du kennst Time Blocks für Fokuszeiten, Deep Work, Meetings & private Prioritäten.Du denkst voraus, verschiebst selbstständig und priorisierst proaktiv.
E-Mail- und KommunikationsmanagementDu managst die E-Mail-Inbox.Du antwortest selbstständig auf Standardmails mit Templates.Du filterst, delegierst weiter oder bereitest wichtige Mails für den Unternehmer auf.
Vor- & Nachbereitung von MeetingsAgenda-Vorbereitung, Teilnehmerkoordination, Follow-Ups – du hältst alles im Flow.Du dokumentierst To-Dos und erinnerst proaktiv an Deadlines und Umsetzungsziele.
Reiseplanung & persönliche OrganisationReisebuchungen, Unterkunft, Restaurantreservierungen, Fitness-Slots – du denkst an alles.Du unterstützt auch bei persönlichen Aufgaben, Geschenken, Events oder Familie.
Prozesse & Systeme verbessernDu liebst es, Dinge zu strukturieren, effizienter zu machen und automatisieren zu helfen.Du baust – von Dir aus – Checklisten, Templates oder wiederholbare SOPs auf.
Schnittstelle zu internen Abteilungen und externen Partnern
Unterstützung bei Projekten sowie eigenständige Übernahme kleinerer Themen
Pflege von Übersichten, Dokumentationen und vertraulichen Informationen
Administrative Unterstützung im Tagesgeschäft der Geschäftsführung

• Du liebst es, andere stark zu machen.
• Du denkst wie ein Profi, agierst wie ein Partner, aber brauchst kein Rampenlicht.
• Du schaffst Struktur im Chaos und bleibst ruhig, wenn andere hektisch werden.
• Du bist zwei Schritte voraus, bevor dich jemand ruft.
• Erfahrung als Executive Assistant, Office Manager oder aus dem Projektmanagement
• Du bist extrem zuverlässig, verschwiegen und denkst mit.
• Exzellente Kommunikationsfähigkeit (schriftlich & mündlich)
• Du arbeitest eigenverantwortlich, bist sowohl lösungsorientiert als auch proaktiv und priorisierst wie ein Profi.
• Du verstehst Unternehmerlogik: Geschwindigkeit, Klarheit, Wirkung.
• Ausbildung oder Erfahrung im kaufmännischen oder assistenznahen Bereich
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1) sowie sichere schriftliche Ausdrucksweise
• Organisationsstärke, Diskretion und Zuverlässigkeit
• Freude daran, Prozesse zu strukturieren und effizienter zu gestalten
• Kommunikationsgeschick, Teamgeist und ein professionelles Auftreten
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und Hands-on-Mentalität