Clinic Operations Specialist - New Brunswick

Position Type:                    Full Time

Department:                      Provider Solutions

• Work Location:                  New Brunswick, Canada

Work Arrangement:         OnSite

• Work Hours:                       Standard Business Hours, Monday to Friday

Travel Required:                No

A proudly Canadian company, Sentrex Health Solutions is a fully integrated specialty distributor and patient support provider for pharmaceutical manufacturers, physicians, and their patients. We provide innovative solutions focused on ensuring patients have access and the support they need to maximize their treatment outcomes. We do this through strategic distribution models and patient support programs that are backed by powerful, integrated technology and experienced, cross-functional teams. Our core capabilities include Specialty Pharmacy Services, Customized Solutions for Warehouse, Wholesale & Distribution, Patient Support Programs, as well as HCP & Clinic Services.

Sentrex Health Solutions recognizes the importance of immunization to protecting our staff, customers, and members of the community from COVID-19. As such, and subject to any obligations under applicable human rights legislation, it will be a condition of employment that all new hires have received all required doses of a COVID-19 vaccine approved by Health Canada. Successful applicants will be required to provide proof of full vaccination prior to their start date.

Come and join our team! But first, let us tell you why we love working here:

• We are 100% Canadian with locations across the country
• State-of-the-art facilities to provide high-quality products and services
• The opportunity to be a part of a winning, high-performing team
• Collaborative, engaging workplace culture – we are passionate about our people!
• Flexible working environment that promotes a healthy work-life balance
• Diverse and inclusive culture where your talent and commitment to excellence is welcomed and valued
• High-growth environment that provides opportunities for learning and growth supported by our Employee Development Program and industry-leading, in-house corporate training offered throughout the year
• Quarterly virtual social events!

The Opportunity:

Clinic Operations Specialists are responsible for ensuring appropriate levels of medication are maintained for treatment, as well as partnering with patient support programs and insurance providers to support the coverage of therapy and assisting with various administrative duties.

A Day in the Life (What you will do here):

• Maintains office injection and injection supplies inventory by checking stock and determining inventory levels, anticipating medication needs, storing assigned patient medications, placing medication orders, and verifying their receipt 
• Reconciles medication uses post-clinic, and reassigns medication when appropriate 
• Completes and submits information when required to obtain coverage of medication through patient support programs and insurance providers 
• Collaborates with the pharmacy to understand patient's medication coverage as needed 
• Promotes and maintains proper patient relations and patient confidentiality 
• Supports patient enrolment into patient support programs for Retina  
• Schedule patients for appointments
• Liaise with patients via phone and email
• Perform various clinic administrative and clerical tasks, as required
• Work within clinic databases and computer programs to complete administrative tasks and functions
• Additional duties as assigned by the Clinic Director and/or Director of Provider Solutions

What you need to ensure you are set up for success:

• Bachelor’s degree or equivalent relevant experience in relevant field/discipline 
• Minimum of 2 years of relevant experience 
• High attention to detail  
• Ability to work in fast paced environment with multiple priorities 
• Handle highly confidential information 
• Be highly adaptable, willing to learn and have excellent people skills 
• Excellent oral and written communication skills

What makes you a great fit for this team: 

• Your commitment to providing a high level of service to your internal and external clients
• You are highly adaptable with a track record of success during times of growth and organizational change
• You have a proven track record of developing trust and influence at multiple levels
• You demonstrate an impactful and candid communication style
• You have exceptional organizational skills with the ability to build effective working relationships with colleagues, management, and stakeholders

Why Join Sentrex?

We value our employees! Our permanent full-time employees are provided with a:

• Competitive Salary and generous vacation entitlement
• Wellness Program (5 paid days off for your well-being!)
• Paid Sick Days
• Competitive Benefits Package including Dental & Extended Health Benefits, AD&D, LTD & Employee/Dependent Life Insurance
• Employee & Family Assistance Program

Sentrex Health Solutions is proud to be an equal opportunity employer demonstrated by our commitment to diversity, inclusion, belonging, equity, and accessibility. We provide a safe space for all team members to express their individuality within our corporate culture.

We encourage you to apply and accept all applications.  We realize that not every candidate will meet every single desired qualification.  If your experience looks a little different from what we have identified and you think you can bring value to the role, we would love to learn more about you!

Accommodations can be made available upon request for those candidates taking part in the selection process.

• Type de position :              À temps plein
• Département :                   Provider Solutions
• Lieu de travail :                  New Brunswick, Canada
• Régime de travail :            Le travail à distance (éloigné)
• Les heures de travail :       Lundi au vendredi, les heures du travail standards 
• Voyage nécessaire :           Non

Une entreprise fièrement canadienne, Sentrex Health Solutions est un distributeur spécialisé entièrement intégré et un fournisseur de soutien aux patients pour les fabricants de produits pharmaceutiques, les médecins et leurs patients. Ainsi, nous proposons des solutions innovantes visant à garantir aux patients l'accès et le soutien dont ils ont besoin pour maximiser les résultats de leur traitement. Nous utilisons des modèles de distribution stratégiques et des programmes de soutien aux patients qui s'appuient sur une technologie puissante et intégrée et sur des équipes interfonctionnelles expérimentées. Nos principales capacités comprennent les services pharmaceutiques spécialisés, les solutions personnalisées pour l'entrepôt, la vente en gros et la distribution, les programmes de soutien aux patients, ainsi que les services des professionnels de la santé et des cliniques.

Sentrex Health Solutions reconnaît l'importance de la vaccination pour protéger notre personnel, nos clients et les membres de la communauté contre la COVID-19. Ainsi, et sous réserve de toute obligation en vertu de la législation applicable en matière de droits de la personne, ce sera une condition d'emploi que toutes les nouvelles recrues aient reçu toutes les doses requises d'un vaccin COVID-19 approuvé par Santé Canada. Les candidats retenus devront fournir une preuve de vaccination complète avant leur date de début.

Venez rejoindre notre équipe ! Mais d'abord, laissez-nous vous dire pourquoi nous aimons travailler ici :

• Nous sommes à 100% canadiens avec des endroits à travers le pays
• Installations à la pointe de la technologie pour fournir des produits et services de haute qualité
• L'opportunité de faire partie d'une équipe gagnante et performante
• Culture de travail collaborative et engageante - nous sommes passionnés par nos employés !
• Environnement de travail flexible qui favorise un équilibre sain de travail
• Culture diversifiée et inclusive où votre talent et votre engagement envers l'excellence sont accueillis et valorisés
• Environnement à forte croissance qui offre des opportunités d'apprentissage et de croissance soutenues par notre programme de développement des employés et une formation interne à la pointe de l'industrie offerte tout au long de l'année
• Événements sociaux virtuels trimestriels !

L’Opportunité

Les spécialistes des opérations de la clinique sont chargés d’assurer que les niveaux appropriés de médicaments sont maintenus pour le traitement, ainsi que de s’associer aux programmes de soutien aux patients et aux fournisseurs d’assurance pour soutenir la couverture de la thérapie et pour aider à diverses tâches administratives.

Un jour dans la vie (Vos responsabilités) :

• Maintient l'inventaire des injections et des fournitures d'injection au bureau en vérifiant les stocks et en déterminant les niveaux d'inventaire, en anticipant les besoins en médicaments, en stockant les médicaments attribués aux patients, en passant les commandes de médicaments et en vérifiant leur réception.
• Après la fin de la journée de la clinique, s’assure que les médicaments sont correctement réconciliés et les réattribue le cas échéant.
• Remplit et soumet les informations nécessaires pour obtenir la couverture des médicaments par le biais des programmes de soutien aux patients et des assureurs.
• Collabore avec la pharmacie pour comprendre la couverture des médicaments du patient, au besoin.
• Favorise et maintient de bonnes relations avec les patients et la confidentialité des patients.
• Prend en charge l'inscription des patients dans les programmes de soutien aux patients pour le programme Retina.
• Planifie les rendez-vous des patients.
• Assure la liaison avec les patients par téléphone et par courriel.
• Effectue de diverses tâches administratives et de bureau de la clinique, au besoin.
• Travaille dans les bases de données de la clinique et les programmes informatiques pour effectuer des tâches et des fonctions administratives.
• Tâches supplémentaires assignées par le directeur de la clinique et/ou le directeur des solutions de fournisseur.

Ce dont vous avez besoin pour vous assurer que vous êtes prêt (e) à réussir :

• Un baccalauréat ou de l’expérience pertinente équivalente dans un domaine/discipline pertinent
• Minimum de 2 ans d'expérience pertinente§  Grande attention aux détails
• Capacité à travailler dans un environnement au rythme rapide avec plusieurs priorités
• Traiter des informations hautement confidentielles
• Être très adaptable, prêt à apprendre et avoir d'excellentes compétences interpersonnelles
• Excellentes compétences en communication orale et écrite

Qu’est-ce qui vous rend un candidat idéal pour cette équipe :

• Votre détermination à fournir un haut niveau de service à vos clients internes et externes
• Vous êtes adaptable et vous avez fait preuve de réussite pendant des périodes de croissance et de changement organisationnelles
• Vous avez fait preuve du développement de la confiance et de l’influence à plusieurs niveaux
• Vous démontrez un style de communication percutant et franc
• Vous avez des compétences exceptionnelles avec la capacité d’établir des relations de travail efficaces avec les collègues, la direction et les autres parties prenantes

Pourquoi rejoindre Sentrex ?

Nous apprécions nos employés ! Nos employés permanents à temps plein bénéficient de :

• Un salaire compétitif et des régimes de vacances très généreux
• Un programme de bien-être (5 jours de congé payés pour votre bien-être !)
• Des jours de maladie payés
• Un ensemble d’avantages sociaux concurrentiels, y compris les soins dentaires et l’assurance-maladie complémentaire, l’assurance en cas de décès et mutilation accidentels, l’assurance d’invalidité de longue durée, et l’assurance-vie des employés et de personnes à charge
• Programme d’aide aux employés et à la famille

Sentrex Health Solutions est fier d'être un employeur garantissant l'égalité des opportunités, comme en témoigne son engagement envers la diversité, l'inclusion, l'appartenance, l'équité et l'accessibilité. Nous fournissons un espace sécuritaire à tous les membres de l'équipe pour exprimer leur individualité au sein de notre culture d'entreprise.

Nous vous encourageons à postuler et à accepter toutes les candidatures. Nous réalisons que tous les candidats ne satisferont pas à toutes les qualifications souhaitées. Si votre expérience semble un peu différente de ce que nous avons identifié et que vous pensez pouvoir apporter de la valeur au poste, nous aimerions en savoir plus sur vous !

Des aménagements peuvent être mis à disposition sur demande pour les candidats participant au processus de sélection.