Executive Assistant (all genders)

Die Rolle

Als Executive Assistant (all genders) arbeitest du sehr eng mit unserer Unternehmensgründerin Cate zusammen. Du bist ihre vertrauensvolle Unterstützung und sorgst für einen reibungslosen Ablauf mit mindestens 30 Stunden pro Woche, gerne auch Vollzeit. Hier triffst du auf ein kreatives und unkonventionelles Arbeitsumfeld, indem die Grenzen zwischen Design, Kunst und Events verwischen. Du bietest Cate den nötigen Support und Ruhepol, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren kann, indem du den Überblick behältst, Prozesse steuerst und Schnittstellen professionell koordinierst. Du bist es gewohnt flexibel mit neuen Anforderungen umzugehen und bist resilient. Du übernimmst die Organisation und Koordination von alltäglichen To Dos. Du besitzt die Fähigkeit Zusammenhänge zu überblicken und löst Probleme proaktiv. Dank deiner Erfahrung im Finanz- und Steuerwesen übernimmst du die Abstimmung mit dem Steuerbüro und der Anwaltskanzlei auf Augenhöhe. Deine Arbeitsweise ist zudem effizient, lösungsorientiert und geprägt von einem hohen Maß an Integrität und Diskretion. Wenn du es liebst, Komplexität zu strukturieren und einen echten Unterschied im Daily Business machen möchtest, wirst du ein perfect match mit Cate bilden!

Deine Aufgaben

• Administrative Exzellenz: Du koordinierst Termine, bereitest Meetings vor, priorisierst Aufgaben und sorgst dafür, dass im hektischen Büroalltag nichts untergeht.
• Struktur & Effizienz: Du erkennst Optimierungspotenziale in Workflows und setzt diese eigenverantwortlich um.
• Finance & Compliance: Du steuerst die Kommunikation mit Steuerbüro, Anwaltskanzleien und Versicherungen – fachlich kompetent und in „Behördendeutsch“ sicher.
• Datenmanagement & Analysen: Du bereitest Finanzdaten, Auswertungen und Excel-Listen verständlich auf, analysierst diese kritisch und denkst mit.
• Dokumentenmanagement: Du sorgst für eine ordentliche Ordnerstruktur und findest die Nadel im Heuhaufen.  
• Vertrauliche Aufgaben: Du übernimmst Aufgaben, die höchste Diskretion und Vertraulichkeit erfordern.

Dein Profil

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung und konntest bereits erste Erfahrungen im Assistenzbereich sammeln.
• Du verfügst über einen soliden Finance Background und bringst ein ausgeprägtes Zahlenverständnis mit.
• Du bist ein Organisationstalent mit einem natürlichen Drang, Ordnung und Struktur in komplexe Zusammenhänge zu bringen.
• Du bist technikaffin und hast eine strukturierte sowie lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Du bist intrinsisch motiviert, zuverlässig und übernimmst gerne Verantwortung.
• Ehrlichkeit, Loyalität und Verschwiegenheit sind für dich Ehrensache.
• Du besitzt einen Führerschein, der dich mobil und flexibel macht.
• Du sprichst deutsch und englisch souverän und verhandlungssicher.

Why Win?

• Gute Work-Life-Balance durch Jahresarbeitszeitkonto, Betriebsferien, Gleitzeit, Teilzeit, flexible Homeoffice-Tage oder workation 
• Unterstützung bei beruflicher & persönlicher Weiterbildung, z.B. kostenlose Sprachkurse
• Toleranz, Diversity und gegenseitiger Support werden gelebt und gefeiert
• Zuschuss Urban-Sports-Club & Deutschlandticket
• Betriebliche Altersvorsorge & vermögenswirksame Leistungen
• Erfrischungsgetränke sowie (gesunde & ungesunde) Snacks stehen kostenlos zur Verfügung
• Feel Good-Manager*innen auf 4 Pfoten 
• Ein großartiges WINner*innen Team, das gerne auch mal feiert :- )