Executive Assistant & Office Manager

Er du en strukturert og løsningsorientert person med erfaring fra ledelsesstøtte? Vi søker en dyktig Executive Assistant & Office Manager til vårt team.

Vi ser etter en initiativrik og proaktiv person som skal støtte vår administrerende direktør og medlemmene av konsernledergruppen. Stillingen gir deg en sentral rolle i organisasjonen og krever at du har utmerket organisasjonsevne, høy grad av profesjonalitet og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig.

AnsvarsområDer:

• Støtte administrerende direktør og ledergruppen i daglige administrative oppgaver, herunder håndtere kalendere, reisebestillinger, kommunikasjon og logistikkinformasjon.
• Koordinere og organisere møter, konferanser, og events for ledergruppen.
• Forberede møter og dokumentasjon til leder- og styremøter, inkludert å lage presentasjoner og rapporter.
• Samarbeide med interne og eksterne parter på tvers av ulike prosjekter og initiativer, samt drive egne prosjekter som eksempelvis å være ansvarlig for flytteprosessen av selskapets hovedkontor.
• Administrere kontorrelaterte oppgaver ved selskapets hovedkontor.
• Bidra til utvikling og implementering av interne prosesser og rutiner.
• Utøve konfidensialitet og håndtere sensitive informasjon med diskresjon.

Stillingen rapporterer til HR Direktør (CHRO)

Vi Tilbyr:

• En utfordrende og variert stilling i et spennende og dynamisk arbeidsmiljø.
• Gode muligheter for faglig utvikling og videre karrierevekst.
• Et støttende og inkluderende team.
• Konkurransedyktige betingelser og fleksible arbeidsordninger.

Kvalifikasjoner:

• Erfaring som Executive Assistant, Office Manager eller i en lignende rolle, helst i et dynamisk forretningsmiljø.
• God forståelse av administrativt arbeid, møteorganisering og tidsstyring.
• Fremragende kommunikasjonsferdigheter på norsk og engelsk, både skriftlig og muntlig.
• Evne til å jobbe selvstendig, være fleksibel og tilpasse seg endringer.
• Høy grad av fortrolighet og profesjonalitet.
• Gode ferdigheter i MS Office-pakken (Word, Excel, PowerPoint)
• Førerkort (klasse B) er en stor fordel.

Personlige Egenskaper:

• Proaktiv, selvstendig og strukturert.
• Serviceminded og god på å bygge relasjoner og kommunisere klart og tydelig med mennesker på ulike nivåer i organisasjonen.
• Høy grad av integritet og ansvarsfølelse.
• Evne til å håndtere stress og tilpasse seg et høyt arbeidstempo.