Workplace Operations Manager

These professionals are tasked with fostering positive workplace experiences, employing skills like communication, empathy, strategic thinking, and data interpretation to enhance the overall work environment.

The responsibility of Workplace Operations Managers

As a Workplace Operations Manager, you'll be at the heart of fostering an environment that promotes employee satisfaction, productivity, and engagement. Your role will intersect with various aspects of the organization, including culture, physical spaces, and technology.

Key Responsibilities

Physical Environment Management

• Design and Layout: Oversee office layout to ensure spaces are optimized for collaboration, creativity, and productivity. Create collaborative areas for team projects, quiet zones for focused work, and relaxation spaces for breaks.
• Space Utilization: Manage space efficiently, ensuring minimal disruption during office moves or renovations.

Technology Integration

• Tech Solutions: Implement collaboration tools like Zoom or Microsoft Teams to enhance communication.
• Smart Office: Manage digital signage and Building Management Systems (BMS), and other workplace technology to create a comfortable and efficient workspace. Leverage AI and other technology to create a better workplace experience.

Vendor Management

• Service Coordination: Handle relationships with vendors providing essential services like cleaning, catering, and facilities maintenance. Negotiate contracts, manage services, and resolve any issues or disputes.
• Contract Negotiations: Review various proposals from vendors to ensure it meets the business needs of Convera. Work with various departments, such as risk and procurement, to ensure the successful negotiation and onboarding of any contract.
• Service Providers: Provide governance of vendors, which may include janitors, porters, caterers, and many other trades and services.
• Service Review: Review contracts to ensure vendors are meeting any agreed upon KPIs and complete regular business review meetings.

Health and Safety Compliance

• Safety Standards: Implement and maintain Health and Safety (H&S) regulations. Conduct regular safety audits, provide safety training, and ensure compliance with health guidelines to create a safe and healthy workplace environment.
• Reporting: Ensure that all H&S events are captured and reported to the appropriate parties, which may include internal or external teams.

Employee Engagement and Well-being

• Community Building: Organize team-building events and social activities to foster a sense of community and belonging.
• Wellness Initiatives: Develop and/or promote mental health programs, fitness challenges, and ergonomic assessments to promote a healthy work-life balance.

Financial Management

• Budgeting: Develop and manage budgets for workplace-related vendors and capital projects. Monitor expenditures to ensure cost-effectiveness and identify opportunities for cost savings.
• Reconciliation: Conduct monthly reconciliation meetings to ensure OPEX and CAPEX expenditure aligns with the yearly operational plan and report any anomalies found.
• Payments: Work with internal Accounts Payable and Receivable teams to ensure that any payments, such as those to a vendor, are sent on time.

Project Management Process

• Comprehensive Planning: Define project scope, objectives, and deliverables. Develop detailed project plans and timelines and allocate resources efficiently.
• Budget and Progress Management: Manage budgets, track expenses, and monitor project progress. Address risks to ensure projects stay on track and within budget.
• Stakeholder Coordination and Quality Assurance: Coordinate with team members and stakeholders to ensure projects are completed on time and meet quality standards.

About Convera

Convera is the largest non-bank B2B cross-border payments company in the world. Formerly Western Union Business Solutions, we leverage decades of industry expertise and technology-led payment solutions to deliver smarter money movements to our customers – helping them capture more value with every transaction. Convera serves more than 30,000 customers ranging from small business owners to enterprise treasurers to educational institutions to financial institutions to law firms to NGOs.

Our teams care deeply about the value we bring to our customers which makes Convera a rewarding place to work. This is an exciting time for our organization as we build our team with growth-minded, results-oriented people who are looking to move fast in an innovative environment.

As a truly global company with employees in over 20 countries, we are passionate about diversity; we seek and celebrate people from different backgrounds, lifestyles, and unique points of view. We want to work with the best people and ensure we foster a culture of inclusion and belonging.

We offer an abundance of competitive perks and benefits including:

• Market competitive monthly gross salary.
• Opportunity to earn an annual bonus (based on role level)
• Great career growth and development opportunities in a global organization
• Generous insurance (health, disability, life)
• Days at the office 3-4.
• Paid holidays, time-off, and leave policies for life events (maternity, paternity, adoption)
• Paid volunteering opportunities (5 days per year)
• Shift: 7:00-4:00pm or 8:00-5:00 Monday to Friday. Requires flexibility

There are plenty of amazing opportunities at Convera for talented, creative problem solvers who never settle for good enough and are looking to transform Business to Business payments.

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Estos profesionales tienen la tarea de fomentar experiencias positivas en el lugar de trabajo, empleando habilidades como comunicación, empatía, pensamiento estratégico e interpretación de datos para mejorar el entorno laboral en general.

Responsabilidad de los Gerentes de Operaciones del Lugar de Trabajo

Como Gerente de Operaciones del Lugar de Trabajo, estarás en el centro de la creación de un entorno que promueva la satisfacción, productividad y compromiso de los empleados. Tu rol se intersectará con diversos aspectos de la organización, incluyendo la cultura, los espacios físicos y la tecnología.

Responsabilidades Clave

Gestión del Entorno Físico

• Diseño y Distribución: Supervisar la distribución de la oficina para asegurar que los espacios estén optimizados para la colaboración, creatividad y productividad. Crear áreas colaborativas para proyectos en equipo, zonas tranquilas para trabajo enfocado y espacios de relajación para los descansos.
• Uso del Espacio: Gestionar el espacio de manera eficiente, asegurando una mínima interrupción durante mudanzas o renovaciones.

IntegracióN TecnolóGica

• Soluciones Tecnológicas: Implementar herramientas de colaboración como Zoom o Microsoft Teams para mejorar la comunicación.
• Oficina Inteligente: Gestionar señalización digital, sistemas de gestión de edificios (BMS) y otras tecnologías del lugar de trabajo para crear un entorno cómodo y eficiente. Aprovechar la IA y otras tecnologías para mejorar la experiencia laboral.

GestióN De Proveedores

• Coordinación de Servicios: Manejar relaciones con proveedores de servicios esenciales como limpieza, catering y mantenimiento de instalaciones. Negociar contratos, gestionar servicios y resolver cualquier problema o disputa.
• Negociación de Contratos: Revisar diversas propuestas de proveedores para asegurar que cumplan con las necesidades del negocio de Convera. Colaborar con departamentos como riesgos y adquisiciones para garantizar una negociación y contratación exitosa.
• Proveedores de Servicios: Supervisar proveedores como personal de limpieza, porteros, servicios de catering y otros oficios.
• Revisión de Servicios: Revisar contratos para asegurar que los proveedores cumplan con los KPIs acordados y realizar reuniones periódicas de revisión empresarial.

Cumplimiento de Salud y Seguridad

• Normas de Seguridad: Implementar y mantener regulaciones de Salud y Seguridad (H&S). Realizar auditorías de seguridad periódicas, ofrecer capacitación en seguridad y asegurar el cumplimiento de las directrices sanitarias para crear un entorno laboral seguro y saludable.
• Reportes: Asegurar que todos los eventos relacionados con H&S se registren y reporten a las partes correspondientes, ya sean equipos internos o externos.

Compromiso y Bienestar del Empleado

• Construcción de Comunidad: Organizar eventos de integración y actividades sociales para fomentar el sentido de comunidad y pertenencia.
• Iniciativas de Bienestar: Desarrollar y/o promover programas de salud mental, desafíos de acondicionamiento físico y evaluaciones ergonómicas para fomentar un equilibrio saludable entre trabajo y vida personal.

GestióN Financiera

• Presupuestos: Desarrollar y gestionar presupuestos para proveedores relacionados con el lugar de trabajo y proyectos de capital. Monitorear gastos para asegurar rentabilidad e identificar oportunidades de ahorro.
• Conciliación: Realizar reuniones mensuales de conciliación para asegurar que los gastos OPEX y CAPEX estén alineados con el plan operativo anual y reportar cualquier anomalía.
• Pagos: Colaborar con los equipos internos de Cuentas por Pagar y por Cobrar para asegurar que los pagos, como los realizados a proveedores, se efectúen a tiempo.

Proceso de Gestión de Proyectos

• Planificación Integral: Definir el alcance, objetivos y entregables del proyecto. Desarrollar planes detallados y cronogramas, y asignar recursos eficientemente.
• Gestión de Presupuesto y Progreso: Administrar presupuestos, rastrear gastos y monitorear el progreso del proyecto. Abordar riesgos para asegurar que los proyectos se mantengan en curso y dentro del presupuesto.
• Coordinación de Interesados y Aseguramiento de Calidad: Coordinar con miembros del equipo e interesados para asegurar que los proyectos se completen a tiempo y cumplan con los estándares de calidad.

Sobre Convera

Convera es la empresa de pagos B2B transfronterizos más grande del mundo fuera del sector bancario. Anteriormente conocida como Western Union Business Solutions, aprovechamos décadas de experiencia en la industria y soluciones tecnológicas para ofrecer movimientos de dinero más inteligentes a nuestros clientes, ayudándoles a obtener más valor en cada transacción. Convera atiende a más de 30,000 clientes, desde pequeñas empresas hasta tesorerías corporativas, instituciones educativas, instituciones financieras, bufetes de abogados y ONG.

Nuestros equipos se preocupan profundamente por el valor que brindamos a nuestros clientes, lo que hace de Convera un lugar gratificante para trabajar. Este es un momento emocionante para nuestra organización, ya que estamos construyendo nuestro equipo con personas orientadas al crecimiento y a los resultados, que buscan avanzar rápidamente en un entorno innovador.

Como empresa verdaderamente global con empleados en más de 20 países, nos apasiona la diversidad; buscamos y celebramos personas de diferentes orígenes, estilos de vida y puntos de vista únicos. Queremos trabajar con los mejores talentos y fomentar una cultura de inclusión y pertenencia.

Ofrecemos una amplia gama de beneficios competitivos, incluyendo:

• Salario mensual bruto competitivo en el mercado.
• Oportunidad de obtener un bono anual (según el nivel del puesto).
• Grandes oportunidades de crecimiento y desarrollo profesional en una organización global.
• Seguro generoso (salud, discapacidad, vida).
• Presencialidad en oficina de 3 a 4 días por semana.
• Días festivos pagados, tiempo libre y políticas de permisos por eventos de vida (maternidad, paternidad, adopción).
• Oportunidades de voluntariado pagadas (5 días al año).
• Horario: lunes a viernes de 7:00 a.m. a 4:00 p.m. o de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Requiere flexibilidad.

Hay muchas oportunidades increíbles en Convera para personas talentosas, creativas y con mentalidad de mejora continua que buscan transformar los pagos B2B.

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