Senior Training Logistics & Travel Coordinator | Coordinador(a) Senior de Logística de Capacitación y Viajes

The Opportunity

The Senior Training Logistics and Travel Coordinator is responsible for coordinating and managing complex travel arrangements to support domestic and international program operations. This role ensures travel is conducted safely, efficiently, and in compliance with organizational policies, donor requirements, and government regulations.  To be successful you will have exceptional customer service and diplomatic skills.  This position is contingent on program award to Abt.

Core Responsibilities

Training Coordination & Planning

• Coordinate door-to-door travel logistics, including flights, accommodations, ground transportation, and visas for trainees.
• Prepare detailed travel itineraries and pre-departure information packets.
• Maintain centralized travel calendars and ensure real-time updates.
• Liaise with travel agencies, hotels, car services, and other vendors to ensure service quality.
• Prepare and reconcile travel budgets; track travel expenses and ensure cost-effective planning.

Compliance & Risk Management

• Ensure all travel complies with company policies, U.S. Government and donor regulations, and host country entry/exit requirements.
• Work closely with security team to monitor travel advisories and develop contingency plans.

Support & Communication

• Serve as the primary point of contact for travelers before and during trips.
• Provide timely updates about travel disruptions and alternative arrangements.

Systems & Documentation

• Maintain accurate records 
• Prepare reports and analyses related to travel metrics and vendor performance.
• Support audits and donor reporting by maintaining travel and per diem documentation.
• Provide weekly updates to key stakeholders 

What We Value

• Bachelor’s degree in logistics, business administration, or related field and 2 years of experience or high school diploma and 8 years of experience.
• 3+ years’ experience in corporate, or government travel coordination.
• Strong organizational and time-management skills; able to manage multiple tasks under pressure.
• Familiarity with international travel protocols, visa requirements, and health/safety procedures.
• Excellent written and verbal communication skills.
• Experience supporting US government programs.
• Knowledge of travel risk mitigation strategies in fragile or high-risk environments.
• Proficiency with travel booking platforms and expense systems (e.g., Concur, GSA per diem rates).
• Ability to travel domestically and internationally to support training logistics.

What We Offer

We foster an environment where you can Thrive Your Way. Our innovative total rewards programs are designed to help balance your work and personal life. The approach toward your wellbeing centers around comprehensive benefits and professional development. 

Abt provides market-competitive total compensation and comprehensive employee benefits. Local candidates strongly encouraged to apply. 

Disclaimer: Abt will never ask candidates for money in exchange for an offer of employment. 

Abt is committed to creating a safe and inclusive work environment.  All offers of employment will be subject to appropriate background checks, which can include criminal records and terrorism finance checks. Abt also participates in the Misconduct Disclosure Scheme. In line with this Scheme, we may request information from job applicants’ previous employers about any findings of sexual exploitation, sexual abuse and/or sexual harassment during employment, or incidents under investigation when the applicant left employment. By submitting an application, the job applicant confirms their understanding of these recruitment procedures. 

La Oportunidad

El/La Coordinador(a) Senior de Logística de Capacitación y Viajess es responsable de coordinar y gestionar arreglos de viaje complejos para apoyar las operaciones de programas nacionales e internacionales. Este rol garantiza que los viajes se realicen de manera segura, eficiente y en cumplimiento con las políticas organizacionales, los requisitos de los donantes y las regulaciones gubernamentales. Para tener éxito en este puesto, se requiere un excelente servicio al cliente y habilidades diplomáticas.

Responsabilidades Principales

Coordinación y Planificación de Viajes

• Coordinar la logística de viaje puerta a puerta, incluyendo vuelos, alojamiento, transporte terrestre y visados para los participantes.
• Preparar itinerarios detallados e información previa al viaje.
• Mantener calendarios de viaje centralizados y asegurar actualizaciones en tiempo real.
• Coordinar con agencias de viaje, hoteles, servicios de transporte y otros proveedores para garantizar la calidad del servicio.
• Preparar y conciliar presupuestos de viaje; hacer seguimiento de los gastos y asegurar una planificación rentable.

Cumplimiento y Gestión de Riesgos

• Asegurar que todos los viajes cumplan con las políticas de la empresa, regulaciones del gobierno de EE. UU. y de los donantes, así como con los requisitos de entrada/salida del país anfitrión.
• Trabajar en estrecha colaboración con el equipo de seguridad para monitorear avisos de viaje y desarrollar planes de contingencia.

Soporte Y ComunicacióN

• Servir como punto de contacto principal para los viajeros antes y durante los viajes.
• Proporcionar actualizaciones oportunas sobre interrupciones de viaje y arreglos alternativos.

Sistemas Y DocumentacióN

• Mantener registros precisos.
• Preparar informes y análisis relacionados con métricas de viaje y desempeño de proveedores.
• Apoyar auditorías e informes para donantes mediante la documentación de viajes y viáticos.
• Proporcionar actualizaciones semanales a las partes interesadas clave.

Lo Que Valoramos

• Título universitario en logística, administración de empresas o campo relacionado y dos años de experiencia, o título de bachiller y ocho años de experiencia.
• Más de 3 años de experiencia en coordinación de viajes en entornos corporativos o gubernamentales.
• Fuertes habilidades organizativas y de gestión del tiempo; capacidad para manejar múltiples tareas bajo presión.
• Familiaridad con protocolos de viaje internacional, requisitos de visado y procedimientos de salud/seguridad.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Experiencia en apoyo a programas del gobierno de EE. UU.
• Conocimiento de estrategias de mitigación de riesgos de viaje en entornos frágiles o de alto riesgo.
• Dominio de plataformas de reserva de viajes y sistemas de gastos (por ejemplo, Concur, o tarifas de viáticos, o GSA).
• Disponibilidad para viajar a nivel nacional e internacional para brindar soporte a la logística de programas de capacitación.

Lo Que Ofrecemos

Fomentamos un entorno donde puedes prosperar a tu manera. Nuestros programas innovadores de recompensas totales están diseñados para ayudarte a equilibrar tu vida laboral y personal. Nuestro enfoque hacia tu bienestar se centra en beneficios integrales y desarrollo profesional.

Abt ofrece una compensación total competitiva en el mercado y beneficios integrales para empleados. Se anima fuertemente a los candidatos locales a postularse.

Aviso Legal: Abt nunca solicitará dinero a los candidatos a cambio de una oferta de empleo.
Abt está comprometido con crear un entorno laboral seguro e inclusivo. Todas las ofertas de empleo estarán sujetas a verificaciones de antecedentes apropiadas, que pueden incluir registros criminales y verificaciones de financiamiento del terrorismo. Abt también participa en el Esquema de Divulgación de Conducta Inapropiada. De acuerdo con este esquema, podemos solicitar información a los empleadores anteriores de los solicitantes sobre hallazgos de explotación sexual, abuso sexual y/o acoso sexual durante el empleo, o incidentes bajo investigación al momento de la salida del empleo. Al enviar una solicitud, el/la solicitante confirma su entendimiento de estos procedimientos de contratación.

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