Finance and Logistics Senior Coordinator | Coordinador(a) Senior de Finanzas y Logística

The Opportunity

As the Finance and Logistics Senior Coordinator you are responsible for ensuring sound financial and procurement procedures, including accounting for all expenses on the project. You will be responsible for assisting the Training Logistics and Travel Team Lead in all financial matters related to the project; managing project transactions and ledgers, managing and monitoring project budgets and spending, and ensuring adequate financial reporting. This position is contingent on program award to Abt.

Core Responsibilities

Financial And Logistics Management:

• Monitor and manage all financial and accounting transactions, monitor and record small cash transactions, keep bank balances up to date and reconcile accounts monthly, and support requesting funds as needed.
• Assist in the preparation of the financial reports required by the contract, as well as other financial reports required by parent company.
• Exercise confidentiality in the management of the accounting and finance files of the project, and other information of a reserved nature.
• When the financial audit is carried out, provide the necessary support to the auditors who are conducting the audit and ensure the implementation of the recommendations based on the audit.
• Ensure proper presentation and filing of all accounting documentation.
• Ensure per diem amounts are calculated and ready for disbursement for all trainees.
• Ensure all travel complies with company policies, U.S. Government and donor regulations (e.g.,DoD), and host country entry/exit requirements.
• Work closely with security team to monitor travel advisories and develop contingency plans.

Records:

• Record accounting transactions to Quickbooks daily.
• Help the corporate accounting staff and other project staff reconcile the accounts, respond without delay to the central office accounting inquiries. 
• Prepare the supporting documentation for each transaction before submitting it to the Travel Manager for approval and payment.
• Review invoices from all vendors to verify their accuracy, monitor vendor balances.
• Calculate and pay payroll on a monthly basis according to Colombian labor law,  track all staff benefits, including balances and bonuses for vacations, disabilities etc. 
• Process and submit required documentation and taxes (as required by local laws), UGPP,  DIAN  and other control entities.
• Process travel advances to local staff and track outstanding balances.
• Verify and process staff-generated expense reports with their respective supporting documentation.
• Verify and process payments to vendors.
• Keep Colombian project accounting to report it to the DIAN, monthly or annually, as required. (Withholding taxes, magnetic media, rent, etc.)
• Keep the project accounting according to the applicable regulations in Colombia and the standards of the parent company, provide monthly information to the parent company.

What We Value

• Bachelor’s Degree in Accounting, Finance, Business, or a related field.
• At least 2 years of experience in Accounting or Program Financial Management.
• Experience in payroll management, petty cash management, financial reporting, and budget tracking.
• Demonstrated experience with international development and donor-funded programs.
• Demonstrated skills in organizing, tracking, and monitoring resources and establishing priorities.
• Demonstrated knowledge of local tax and accounting regulations
• A strong command of financial and other computer applications such as MS Word, Excel, QuickBooks, Access, etc.
• High level of attention to detail
• Intermediate level of English highly desirable

What We Offer

We foster an environment where you can Thrive Your Way. Our innovative total rewards programs are designed to help balance your work and personal life. The approach toward your wellbeing centers around comprehensive benefits and professional development. 

Abt provides market-competitive total compensation and comprehensive employee benefits. Local candidates strongly encouraged to apply. 

Disclaimer: Abt will never ask candidates for money in exchange for an offer of employment. 

Abt is committed to creating a safe and inclusive work environment.  All offers of employment will be subject to appropriate background checks, which can include criminal records and terrorism finance checks. Abt also participates in the Misconduct Disclosure Scheme. In line with this Scheme, we may request information from job applicants’ previous employers about any findings of sexual exploitation, sexual abuse and/or sexual harassment during employment, or incidents under investigation when the applicant left employment. By submitting an application, the job applicant confirms their understanding of these recruitment procedures. 

La Oportunidad
Como Coordinador(a) Senior de Finanzas y Logística, usted será responsable de garantizar procedimientos financieros y de adquisiciones sólidos, incluyendo la contabilidad de todos los gastos del proyecto. Será responsable de asistir al Líder del Equipo de Logística de Capacitación y Viajes en todos los asuntos financieros relacionados con el proyecto; gestionar transacciones y libros contables del proyecto, monitorear los gastos del presupuesto del proyecto y asegurar información financiera adecuada.

Responsabilidades Principales

GestióN Financiera Y LogíStica:

• Monitorear y gestionar todas las transacciones financieras y contables, mantener o verificar transacciones de caja menor, mantener actualizados los saldos bancarios y conciliar cuentas mensualmente, y apoyar la solicitud de fondos según sea necesario.
• Asistir en la preparación de los informes financieros requeridos por el contrato, así como otros informes financieros requeridos por la empresa matriz.
• Ejercer confidencialidad en la gestión de los archivos contables y financieros del proyecto, y otra información de carácter reservado.
• Cuando se realice la auditoría financiera, brindar el apoyo necesario a los auditores que la lleven a cabo y asegurar la implementación de las recomendaciones basadas en la auditoría.
• Asegurar la correcta presentación y archivo de toda la documentación contable.
• Asegurar que los montos de viáticos estén calculados y listos para su desembolso para todos los participantes en capacitación.
• Asegurar que todos los viajes cumplan con las políticas de la empresa, regulaciones del Gobierno de EE.UU. y del donante (por ejemplo, DoD), y requisitos de entrada/salida del país anfitrión.
• Trabajar en estrecha colaboración con el equipo de seguridad para monitorear avisos de viaje y desarrollar planes de contingencia.

Registros:

• Registrar transacciones contables en QuickBooks diariamente.
• Ayudar al personal contable corporativo y al personal del proyecto a conciliar las cuentas, responder sin demora a las consultas contables de la oficina central.
• Preparar la documentación de respaldo para cada transacción antes de enviarla al Gerente de Viajes para su aprobación y pago.
• Revisar las facturas de todos los proveedores para verificar su exactitud, monitorear los saldos de los proveedores.
• Realizar la nómina del proyecto y monitorear la nómina tercerizada, hacer seguimiento a todos los beneficios del personal, incluyendo saldos y bonificaciones por vacaciones, incapacidades, etc.
• Procesar y presentar la documentación y los impuestos requeridos (según las leyes locales), UGPP, DIAN y otras entidades de control.
• Procesar anticipos de viaje para el personal local y hacer seguimiento a los saldos pendientes.
• Verificar y procesar los informes de gastos generados por el personal con su respectiva documentación de respaldo.
• Verificar y procesar pagos a proveedores.
• Mantener la contabilidad del proyecto en Colombia para reportarla a la DIAN, mensualmente o anualmente, según se requiera. (Retenciones, medios magnéticos, renta, etc.)
• Mantener la contabilidad del proyecto de acuerdo con las regulaciones aplicables en Colombia y los estándares de la empresa matriz, proporcionar información mensual a la empresa matriz.

Lo Que Valoramos

• Título universitario en Contabilidad, Finanzas, Administración de Empresas o campo relacionado.
• Al menos 2 años de experiencia en contabilidad o gestión financiera de programas.
• Experiencia en gestión de nómina, manejo de caja menor, elaboración de informes financieros y seguimiento presupuestario.
• Experiencia demostrada en programas de desarrollo internacional y financiados por donantes.
• Habilidades demostradas en organización, seguimiento y monitoreo de recursos y establecimiento de prioridades.
• Conocimiento demostrado de regulaciones fiscales y contables locales.
• Dominio sólido de aplicaciones financieras y otras herramientas informáticas como MS Word, Excel, QuickBooks, Access, etc.
• Alto nivel de atención al detalle.
• Nivel intermedio de inglés altamente deseable.

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