Training Logistics & Travel Team Lead

The Opportunity

The Training Logistics & Travel Team Lead leads the strategic planning and execution of complex domestic and international travel operations to support ongoing training delivery. This role oversees a team of travel and logistics specialists and ensures all travel is conducted safely, efficiently, and in compliance with organizational policies, donor requirements, and government regulations. Success in this role requires exceptional leadership, customer service, and diplomatic skills.  This position is contingent on program award to Abt.

Core Responsibilities

Strategic Training Logistics Oversight

• Lead the development and implementation of travel logistics strategies aligned with program goals, including building scalable processes and procedures
• Supervise and mentor travel logistics staff, ensuring high performance and professional growth.
• Oversee door-to-door travel coordination including flights, accommodations, ground transportation, and visas for trainees and staff.
• Advise key stakeholders on regional training requirements
• Support creation of training groups and courses

Compliance & Risk Management

• Ensure all travel activities comply with company policies, U.S. Government and donor regulations, and host country requirements.
• Collaborate with the security team to monitor travel advisories and develop contingency plans.
• Manage traveler profiles, insurance, and medical evacuation coverage (e.g., ISOS).

Vendor & Budget Management

• Establish and maintain relationships with travel agencies, hotels, car services, and other vendors.
• Approve and monitor travel budgets; ensure cost-effective planning and accurate expense tracking.
• Evaluate vendor service performance.
• Serve as pay agent for US government stakeholders at training events when required.

Team Support & Communication

• Represents Abt Global and works directly with key stakeholders to ensure on-going program performance as well as scalable travel and logistics strategies for expanded program needs.
• Drives initiatives with full accountability for project decisions, in partnership with cross-functional teams.
• Serve as escalation point for travel-related issues and disruptions.
• Ensure timely communication with travelers and internal stakeholders.
• Provide guidance and support to team members managing day-to-day travel logistics.

Systems & Reporting

• Oversee the maintenance of centralized travel calendars and real-time updates.
• Ensure accurate documentation and reporting of travel metrics and vendor performance.
• Lead audit preparation and donor reporting related to travel and per diem documentation.
• Deliver weekly operational updates to HQ leadership.

What We Value

• Bachelor’s degree in business administration, international relations, or related field.
• 5+ years’ experience in travel logistics, including 2+ years in a supervisory or managerial role.
• Proven ability to lead teams and manage complex travel operations under pressure.
• Expertise in international travel protocols, visa requirements, and health/safety procedures.
• Excellent written and verbal communication skills in Spanish and English.
• Experience supporting U.S. government programs.
• Strong knowledge of travel risk mitigation strategies in fragile or high-risk environments.
• Proficiency with travel booking platforms and expense systems.

What We Offer

We foster an environment where you can Thrive Your Way. Our innovative total rewards programs are designed to help balance your work and personal life. The approach toward your wellbeing centers around comprehensive benefits and professional development. 

Abt provides market-competitive total compensation and comprehensive employee benefits. Local candidates strongly encouraged to apply. 

Disclaimer: Abt will never ask candidates for money in exchange for an offer of employment. 

Abt is committed to creating a safe and inclusive work environment.  All offers of employment will be subject to appropriate background checks, which can include criminal records and terrorism finance checks. Abt also participates in the Misconduct Disclosure Scheme. In line with this Scheme, we may request information from job applicants’ previous employers about any findings of sexual exploitation, sexual abuse and/or sexual harassment during employment, or incidents under investigation when the applicant left employment. By submitting an application, the job applicant confirms their understanding of these recruitment procedures. 

La Oportunidad

El Líder del Equipo de Viajes y Logística dirige la planificación estratégica y la ejecución de operaciones de viaje complejas, tanto nacionales como internacionales, para apoyar la implementación continua de programas. Este rol supervisa a un equipo de especialistas en viajes y logística, y garantiza que todos los viajes se realicen de manera segura, eficiente y conforme a las políticas organizacionales, los requisitos de los donantes y las regulaciones gubernamentales. El éxito en este puesto requiere habilidades excepcionales de liderazgo, servicio al cliente y diplomacia. Esta posición está sujeta a la finalización del financiamiento.

Responsabilidades Principales

Supervisión Estratégica de Viajes

• Liderar el desarrollo e implementación de estrategias logísticas de viaje alineadas con los objetivos del programa, incluyendo la creación de procesos y procedimientos escalables.
• Supervisar y orientar al personal de logística de viajes, asegurando un alto rendimiento y crecimiento profesional.
• Supervisar la coordinación de viajes puerta a puerta, incluyendo vuelos, alojamiento, transporte terrestre y visados para participantes y personal.

Cumplimiento y Gestión de Riesgos

• Asegurar que todas las actividades de viaje cumplan con las políticas de la empresa, las regulaciones del gobierno de EE. UU. y de los donantes, así como los requisitos del país anfitrión.
• Colaborar con el equipo de seguridad para monitorear avisos de viaje y desarrollar planes de contingencia.
• Gestionar perfiles de viajeros, seguros y cobertura de evacuación médica (por ejemplo, ISOS).

Gestión de Proveedores y Presupuesto

• Establecer y mantener relaciones con agencias de viajes, hoteles, servicios de transporte y otros proveedores.
• Aprobar y monitorear presupuestos de viaje; asegurar una planificación rentable y un seguimiento preciso de los gastos.
• Evaluar el desempeño de los servicios de los proveedores.

Apoyo al Equipo y Comunicación

• Representar a Abt Global y trabajar directamente con partes interesadas clave para garantizar el rendimiento continuo del programa, así como estrategias escalables de viajes y logística para necesidades ampliadas.
• Impulsar iniciativas con total responsabilidad sobre decisiones del proyecto, en colaboración con equipos multifuncionales.
• Servir como punto de escalamiento para problemas y interrupciones relacionadas con viajes.
• Asegurar una comunicación oportuna con los viajeros y partes interesadas internas.
• Brindar orientación y apoyo a los miembros del equipo que gestionan la logística diaria de viajes.

Sistemas E Informes

• Supervisar el mantenimiento de calendarios de viaje centralizados y actualizaciones en tiempo real.
• Asegurar la documentación precisa y la elaboración de informes sobre métricas de viaje y desempeño de proveedores.
• Liderar la preparación de auditorías e informes para donantes relacionados con documentación de viajes y viáticos.
• Entregar actualizaciones operativas semanales a la dirección de la sede.

Lo Que Valoramos

• Título universitario en administración de empresas, relaciones internacionales o campo relacionado.
• Más de 5 años de experiencia en logística de viajes, incluyendo más de 2 años en un rol de supervisión o gerencia.
• Capacidad comprobada para liderar equipos y gestionar operaciones de viaje complejas bajo presión.
• Experiencia en protocolos de viajes internacionales, requisitos de visado y procedimientos de salud/seguridad.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal en español e inglés.
• Experiencia en apoyo a programas del gobierno de EE. UU.
• Conocimiento sólido de estrategias de mitigación de riesgos de viaje en entornos frágiles o de alto riesgo.
• Dominio de plataformas de reserva de viajes y sistemas de gestión de gastos.

Lo Que Ofrecemos

Fomentamos un entorno donde puedes prosperar a tu manera. Nuestros programas innovadores de recompensas totales están diseñados para ayudarte a equilibrar tu vida laboral y personal. Nuestro enfoque hacia el bienestar se centra en beneficios integrales y desarrollo profesional.

Abt ofrece una compensación total competitiva en el mercado y beneficios integrales para empleados. Se anima especialmente a los candidatos locales a postularse.

Aviso Legal: Abt nunca solicitará dinero a los candidatos a cambio de una oferta de empleo.

Abt está comprometido con crear un entorno laboral seguro e inclusivo. Todas las ofertas de empleo estarán sujetas a verificaciones de antecedentes apropiadas, que pueden incluir registros criminales y verificaciones de financiamiento del terrorismo. Abt también participa en el Esquema de Divulgación de Conductas Inapropiadas. De acuerdo con este esquema, podemos solicitar información a los empleadores anteriores de los solicitantes sobre hallazgos de explotación sexual, abuso sexual y/o acoso sexual durante el empleo, o incidentes bajo investigación al momento de la salida del empleo. Al enviar una solicitud, el solicitante confirma su entendimiento de estos procedimientos de contratación.

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