Directeur.trice adjoint.e congrès et banquets, marché social - Temporaire (H/F/D)

Description De L'Entreprise

Rejoindre le Château Frontenac, c'est devenir ambassadeur d'un lieu prestigieux où votre personnalité fera la différence. C'est appartenir à une famille qui célèbre autant les succès collectifs que les réussites individuelles.

Les hôtels Fairmont ont rejoint la grande famille Accor en 2016, un leader mondial dans l'hôtellerie avec un portefeuille diversifié de marques emblématiques

Ce poste est temporairement vacant pour une durée indéterminée.

Ce que l'établissement vous offre :

• Avantages et taux réduits pour voyager dans les hôtels Accor mondialement (plus de 5700 hôtels)!
• Plan d’assurances concurrentiel, majoritairement payés par l’employeur.
• Régime de retraite, disponible après 3 mois. *
• Programme d’aide aux employés (PAE) offert gratuitement, incluant :
• Nettoyage à sec offert.
• Stationnement gratuit à l’hôtel (avantage imposable).
• Repas gratuit à la cafétéria (avantage imposable).
• Possibilité d'accéder aux installations du gymnase de l'hôtel
• L’opportunité de développer vos talents et de vous épanouir au sein de votre établissement et à travers le monde
• La possibilité de vous engager activement dans divers comités et de contribuer à la communauté à travers des initiatives philanthropiques.
• Intégrer une riche culture d’entreprise :
• Soutien en santé mentale
• Conseils juridiques et financiers
• Services en santé et nutrition
• Accompagnement professionnel pour le travail et la carrière
• Appui pour les transitions de vie
• Des valeurs fortes qui guident nos actions et favorisent un environnement de travail collaboratif et respectueux.
• Une reconnaissance régulière des employés grâce à des événements mensuels et annuels.
• Un engagement fort envers l’équité, la diversité et l’inclusion, avec des comités dédiés.
• Des initiatives sociales et environnementales pour faire une différence positive dans nos communautés.

Description Du Poste

Sous la responsabilité de la directrice congrès et banquets, les responsabilités et les tâches essentielles du poste sont notamment les suivantes :

• Proposer en permanence un service professionnel, avenant et attachant ;
• Établir et entretenir les relations avec les clients avant, pendant et après les événements, dépasser leurs attentes et les fidéliser ;
• Préparer, envoyer, assurer le suivi et archiver toute correspondance requise avec les clients pour chacun des groupes assignés (confirmations de réservations, agenda, BEO, résumé d’événement, menus…) ;
• Prendre la responsabilité de l’ensemble des opérations pour chaque groupe assigné en assurant une communication efficace avec les clients et tous les départements concernés (banquets, hébergement, activités, audio-visuel, internet, transports, restaurants…);
• Obtenir/confirmer les informations liées à l’événement (comprenant, sans s’y limiter, les spécifications de la réunion, l’équipement audiovisuel, les listes de réservation de chambres, les besoins techniques, les besoins en matière d’exposition, de nourriture et de boissons, etc.) auprès du client, organiser et distribuer les BEO de groupe, les résumés de groupe, les plans de salle, etc. à tous les départements concernés et fournisseurs (s’il y a lieu) avec précision et en temps opportun;
• Favoriser l’optimisation/la maximisation de l’espace, afin d’assurer la meilleure utilisation possible pour les clients et d’excellents résultats financiers pour le département ;
• Être pro-actif lors de la sélection de menus et faire de la vente incitative lorsque l’occasion se présente;
• Obtenir des garanties pour les fonctions de repas et signaler toute différence dans le nombre de personnes afin de pouvoir contrôler les coûts de main-d’œuvre et de nourriture;
• Être responsable d’obtenir les garanties pour la portion hébergement et d´ajuster le nombre de chambres afin d´assurer des prévisions plus précises;
• Maximiser les recettes par chambre et par espace de réception et s’assurer de l’optimisation de la rentabilité financière;
• Lancer les procédures de facturation, s’assurer que les demandes de dépôts et/ou de crédit sont reçues dans des délais acceptables;
• Animer des réunions préparatoires aux congrès/événements avec les clients et les départements concernés pour confirmer que toutes les informations pertinentes sont communiquées;
• Prendre la responsabilité des visites d’inspection et rencontrer les clients aussi souvent que nécessaire en s’assurant de répondre à leurs questions de manière rapide et adéquate;
• Assurer l’expérience exceptionnelle du groupe et de l’organisateur lors de l’événement, par le biais d’interactions personnelles et de participations aux fonctions tout au long du séjour.
• Faire preuve de flexibilité pour s’adapter aux heures irrégulières et prolongées;
• Assister à des réunions nécessaires au sein de l’hôtel qui concernent le département des services traiteur, congrès et événements (révision des BEOs, réunions 10 days, réunions de communication, etc.);
• Responsable du respect des procédures et dates limites conformément à la liste de contrôle des services de congrès et banquets (Essentiels de service);
• Appliquer les lois et règlements relatifs aux boissons alcoolisées et à la sécurité;
• Être un ambassadeur de l’hôtel au sein de la communauté locale;
• Proposer des idées créatives afin d’offrir un produit innovateur;
• Maintenir les standards élevés de la marque;
• Maximiser la performance de l’équipe
• Toutes autres tâches connexes.

Qualifications

• 3 ans d’expérience antérieure dans un poste similaire dans un établissement haut de gamme ;
• Capacité à se servir des applications Microsoft Windows et d’autres applications requises (Micros Opera OSEM et Social Tables privilégiés) ;
• Diplôme universitaire dans une discipline liée (un atout) ;
• Excellentes compétences de communication requises à l’écrit et à l’oral, tant en anglais qu’en français;
• Capacité à travailler le jour, le soir, et le week-end au besoin ;
• Leadership solide, excellentes compétences interpersonnelles et aptitudes à la résolution de problèmes ;
• Particulièrement responsable, fiable et éthique;
• Réputé pour son honnêteté et son intégrité;
• Doté d’une culture des résultats, très motivé et entreprenant;
• Capacité à concentrer son attention sur les besoins des clients, en restant calme et courtois à tout moment;
• Posséder ou obtenir une accréditation Certified Meeting Professional (CMP) ou Certified Professional Catering Executive (CPCE) dans les trois ans. (un atout) 

Informations CompléMentaires

• Notre Engagement Diversité & Inclusion :
• Nous sommes une entreprise inclusive et notre ambition est d’attirer, de recruter, et de promouvoir la diversité des talents.
• Rejoignez-nous dès aujourd'hui pour une carrière enrichissante au Fairmont Le Château Frontenac où chaque jour apporte de nouvelles opportunités et où votre bien-être est au cœur de nos priorités.
• https://fairmont-carrieres.com/fairmont-chateau-frontenac/