Adjoint (e) à la pratique Droit Notarial

Nous sommes BLG, vos avocats au Canada. Forts d’une culture alliant vigilance et curiosité, nous travaillons en collaboration à l’échelle du cabinet, animés d’un respect sans faille et d’un dévouement de tous les instants. Nos ressources remarquables et notre expérience client exceptionnelle font notre fierté.

Résolument tournés vers l’avenir, nous offrons des conseils de grande valeur et nous distinguons par notre engagement indéfectible envers l’innovation, la diversité et l’inclusion, la collectivité et le perfectionnement professionnel. Rendez-vous sur www.blg.com pour en savoir plus sur le cabinet.

Le Bureau De MontréAl De Borden Ladner Gervais S.E.N.C.R.L., S.R.L. (Blg), Chef De File Parmi Les Cabinets Juridiques Au Canada GrâCe à Son Offre De Services Novatrice CentréE Sur Le Client, Est à La Recherche D’Un :

Adjoint (E) à La Pratique

Droit Notarial

Nous Sommes Blg, Vos Avocats Au Canada. Forts D’Une Culture Alliant Vigilance Et Curiosité, Nous Travaillons En Collaboration à L’éChelle Du Cabinet, AniméS D’Un Respect Sans Faille Et D’Un DéVouement De Tous Les Instants. Nos Ressources Remarquables Et Notre ExpéRience Client Exceptionnelle Font Notre Fierté.

RéSolument TournéS Vers L’Avenir, Nous Offrons Des Conseils De Grande Valeur Et Nous Distinguons Par Notre Engagement IndéFectible Envers L’Innovation, La Diversité Et L’Inclusion, La Collectivité Et Le Perfectionnement Professionnel. Rendez-Vous Sur Www.Blg.Com Pour En Savoir Plus Sur Le Cabinet.

Description Du Poste

Le Bureau De MontréAl Est PréSentement à La Recherche D"Un/Une Adjoint (E) à La Pratique - Droit Notarial. Le/La Candidat(E) Retenu (E) Devra Comprendre à Fond Tous Les Aspects Des Exigences Des Clients Et Aura à CœUr De Fournir Un Service Exceptionnel Aux Avocats Et Aux Clients Du Cabinet.

Principales Attributions

Les Principales ResponsabilitéS AssociéEs à Ce Poste Sont Les Suivantes :

TâChes Administratives

• Gère les agendas en veillant à ce qu’ils soient à jour et rappelle aux avocats leurs réunions quotidiennes
• Organise les réunions, réserve les salles de conférence, commande les rafraîchissements, vérifie l’état des salles avant les réunions, etc., et communique avec les autres participants, à l’interne et à l’externe
• S’occupe des réservations pour les déplacements et d’autres détails avec l’aide des équipes de soutien
• Voit au bon déroulement de diverses fonctions : photocopie, impression, envois par messager, envoi de lettres et de télécopies, etc.
• Voit à l’ouverture et à la fermeture des dossiers, et supervise les procédures pour s’assurer qu’on respecte les diverses exigences en matière de classement et de consignation
• Coordonne/effectue des recherches sur les conflits d'intérêts avec l'aide de l'adjointe administrative
• Emploie des systèmes efficaces pour faire en sorte que les tâches à exécuter à court et à long terme soient terminées dans les délais impartis
• Soutient les avocats dans leurs activités de marketing et participe notamment à la préparation de présentations et de sollicitations

Communication

• Répond aux demandes téléphoniques internes et externes, donne l’information requise ou voit à ce que les messages soient transmis aux personnes compétentes en temps voulu
• Surveille le courrier ou les courriels et prend les mesures voulues; voit à ce que la correspondance qui concerne un client soit transmise à l’avocat compétent ou à la personne qui le remplace s’il est absent
• Au besoin, communique au nom des avocats avec les Services de soutien administratif
• Communique avec le chef d’équipe du service quant aux absences prévues, trouve des remplaçants au besoin et communique l’information pertinente aux avocats compétents

Gestion de la relation client

• S’occupe activement des besoins des clients et est au fait des contacts/clients
• Saisit, maintient et actualise l’information et les détails qui concernent les clients et l’information connexe dans le système des contacts du cabinet
• Répond aux demandes courantes des clients et aux questions générales qui ont trait à l’administration
• Organise les rencontres avec les clients

Production De Documents

• Vérifie la correspondance, les pièces jointes, les documents, les rapports, les présentations, les télécopies etc. que produit l’équipe affectée à la production de documents avant que ces documents soient transmis à l’avocat compétent; au besoin, apporte les modifications mineures requises
• Tape la correspondance et les courriels confidentiels, urgents ou brefs
• Au besoin, produit et conserve des feuilles de calcul Excel

Tâches financières — Facturation

• Aide les avocats quant à la saisie et à la consignation quotidiennes de leurs heures dans le système
• Aide les avocats quant au processus de facturation et de contrôle du crédit en communiquant avec l’avocat compétent et la Comptabilité, et produit, au moyen du système, des rapports standard de facturation provisoire
• Au besoin, fait des demandes de chèques, des virements bancaires et des versements
• Envoie les factures aux clients, avec les pièces justificatives appropriées.
• Coordonne/effectue des recherches sur les conflits d'intérêts avec l'aide de l'adjointe administrative

Tâches propres au notariat

• Gestion des entrées de temps
• Consignation des actes signés électroniquement
• Production de rapports mensuels sur les testaments et les mandats
• Gestion des requêtes de recherche concernant des testaments, des mandats et des certificats de décès
• Livraison de copies certifiées conformes pour les avocats et avocates
• Préparation de documents pour signature
• Gestion des suivis sur la plateforme ConsignO
• Maintien des coffres contenant les actes notariés
• Tenue à jour du registre fiduciaire
• Gestion de l’argent
• Tenue à jour du registre foncier
• Communication avec les consulats
• Coordination de l’envoi des documents à la CNQ et aux affaires internationales

Autres fonctions et responsabilités

• En plus d’appuyer l’avocat ou les avocats à qui il rend compte, l’adjoint à la pratique aide ses collègues immédiats dans son propre service et, lorsque l’occasion s’y prête, les collègues d’autres services
• Au niveau de l’équipe, les obligations comprennent ce qui suit :
• Aider les autres membres du cabinet de manière proactive et lorsque le chef d’équipe le demande
• Mener à bien toute autre tâche selon les directives des avocats ou du chef d’équipe

Principales Exigences

• Diplôme d'assistant juridique ou expérience équivalente dans un environnement notarial ou connexe;
• Parfaitement bilingue en français et en anglais, écrit et parlé
• Minimum 2 - 5 ans d'expérience juridique, un atout ;
• Maîtrise de MS Office (excellente connaissance des fonctions avancées de Word) ;
• Capacité de communiquer de façon professionnelle avec les clients et les avocats ;
• Capacité d'interagir professionnellement avec les clients et tous les membres du cabinet ;
• Solides capacités d'organisation et de gestion du temps ;
• Personnalité soucieuse du détail avec de bonnes compétences en correction d'épreuves ;
• Capacité à effectuer plusieurs tâches en même temps ;
• Capacité à suivre les instructions avec un minimum de supervision et à prendre des initiatives ;
• Capable d'établir des priorités tout en conservant une certaine souplesse ;
• Un esprit d'équipe avec d'excellentes aptitudes en relations interpersonnelles

Candidatures

Si ce poste vous intéresse ou si vous connaissez quelqu’un qui aurait les compétences voulues, veuillez faire parvenir un curriculum vitæ à jour à Vanessa Saint-Félix à l’adresse : vsaintfelix@blg.com  d’ici le 19 septembre 2025.

Nous remercions tous les candidats qui manifestent leur intérêt à l’égard de ce poste. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec ceux qui seront sélectionnés pour une entrevue.

Quiconque travaille chez BLG se doit de remplir ses fonctions conformément aux principes fondamentaux énoncés dans la politique sur le respect en milieu de travail du cabinet et de traiter l’ensemble de ses collègues avec respect, quelles que soient leurs fonctions. BLG estime qu’un milieu de travail respectueux passe par la valorisation de la diversité et de l’inclusion.

BLG est résolu à bâtir et à favoriser un milieu de travail à l’image de nos collectivités, où l’ensemble des membres du cabinet se sentent entendu·es, valorisé·es et inclus·es. Nous invitons toute personne qualifiée à présenter sa candidature. Toutefois, reconnaissant les barrières systémiques et structurelles qui, par le passé, ont marginalisé certains groupes et les ont empêchés d’accéder à des occasions d’emploi, nous encourageons vivement, dans le cadre de notre engagement envers l’élimination des obstacles à l’emploi, les membres de ces groupes à postuler, y compris, sans s’y limiter, les Autochtones, les personnes racialisées, les membres de la communauté LGBTQ+, les personnes souffrant d’un handicap et les femmes. Dans tous les aspects du processus de recrutement, des accommodements seront offerts sur demande aux personnes qui ont des besoins particuliers.

• Par souci de concision, le masculin englobe le féminin.
• * Veuillez noter que les proches des employés et des associés du cabinet ne sont pas admissibles.

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BLG est résolu à bâtir et à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié à l’image de notre collectivité, où l’ensemble des membres du cabinet se sentent valorisés, respectés et inspirés à s’épanouir dans toute leur authenticité. Nous avons également à cœur de mettre en valeur les connaissances, les points de vue et les expériences de chacun et chacune. Nous invitons toute personne qualifiée à postuler, notamment celles provenant de groupes historiquement sous-représentés, comme les Autochtones (Premières Nations, Métis et Inuits), les personnes racialisées, les personnes ayant une incapacité, les femmes et les membres de la communauté LGBTQ+.

Nous sommes déterminés à ce que notre processus de recrutement soit le plus accessible possible. Si vous nécessitez un accommodement, n’hésitez pas à nous le faire savoir.