Interim Office Manager & Executive Assistant (m/w/d)

Empowering Every Employee.

Our Mission Is To Be The World'S Most Used Ai Employee Experience Platform By Changing The Way Frontline Employees Work.

Bei Flip wollen wir die Welt der Frontline-Worker revolutionieren und ihnen eine Stimme geben! Werde jetzt ein Flip Game Changer und arbeite mit einem unschlagbaren Team daran, dass alle Mitarbeitenden, ganz gleich wo sie arbeiten, Zugang zu ihren unternehmensinternen Informationen haben. Bist du bereit, das Arbeitsleben von Millionen von Menschen zu transformieren? Dann komm zu uns!

Job Teaser

Stuttgart | Teilzeit, ca. 20-30 Stunden pro Woche | Befristet auf 2 Monate

Wir suchen eine:n proaktive:n Interim Office Manager:in und Executive Assistant, die:der uns für die nächsten zwei Monate (befristet) unterstützt. In dieser Zeit bist du der verlässliche Anker für unseren CEO und das Team und sorgst für einen reibungslosen Büroalltag. 

Diese Rolle ist ideal für erfahrene Fachkräfte, die eine kurzfristige Position suchen, aber auch für motivierte Studierende oder Aushilfen, die praktische Erfahrung in einem dynamischen Startup-Umfeld sammeln möchten.

Dein Fokus liegt auf dem Office Management, aber du übernimmst auch wichtige Executive-Assistant-Aufgaben sowie die Planung kleinerer Events und Projekte.

Das Erwartet Dich Bei Uns

• Office Management: Sorge dafür, dass unser Büro in Stuttgart ein Ort ist, an dem man gerne arbeitet. Dazu gehört die Organisation von Bürobedarf, die Betreuung von Gästen, die Postverteilung und der Kontakt zu Lieferanten.
• Executive Support: Du unterstützt unseren CEO im Tagesgeschäft, indem du seinen Kalender und wichtige Mails verwaltest, Geschäftsreisen organisierst und Meetings vorbereitest.
• Projektunterstützung: Hilf uns bei der Planung kleinerer Events oder anderer operativer Projekte.

Das Bringst Du Mit

• Erfahrung & Talent: Du bringst entweder bereits Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle mit oder überzeugst uns mit deiner Lernbereitschaft und deinem Organisationstalent.
• Verfügbarkeit: Du kannst die nächsten 2 Monate, idealerweise ab Oktober flexibel 20-30 Stunden pro Woche bei uns vor Ort in Stuttgart arbeiten.
• Hands-on-Mentalität: Du bist proaktiv, gehst souverän mit anfallenden Aufgaben um und findest schnell pragmatische Lösungen.
• Organisationstalent: Exzellentes Zeit- und Prioritätenmanagement zeichnen dich aus.
• Kommunikation: Du bist diskret, zuverlässig und kommunizierst klar auf Deutsch und Englisch.

Das Bieten Wir Dir

• Work-Mode: Wir sind remote-first und geben dir damit die Flexibilität, von zu Hause aus zu arbeiten. Gleichzeitig schätzen wir den Mehrwert der persönlichen Zusammenarbeit sehr. Je nach Rolle nimmst du gelegentlich an Team-Events, Workshops oder Meetings in unseren Büros in Berlin oder Stuttgart teil – selbstverständlich immer mit ausreichend Vorlauf. Das genaue Verhältnis besprechen wir transparent während deines Bewerbungsprozesses. 
• Work-Life-Balance: Wir wollen nicht, dass du an deinem Schreibtischstuhl festwächst und übernehmen deshalb die Kosten für deine E-Gym-Wellpass-Mitgliedschaft und bieten Job-Rad Leasing an.
• Erfolge feiern: Dich erwarten hoch motivierte und engagierte Menschen in einer lockeren Arbeitsatmosphäre.
• Mittendrin statt nur dabei: Du gestaltest Flip aktiv mit. Ganz nebenbei bist du Enabler des rasanten Wachstumsprozesses eines jungen Tech-Unternehmens und wächst an deinen Zielen. Gute Laune garantiert.
• Happy to be a Flipster: Freu dich auf regelmäßige Teamevents und Culture Days, die uns als Flipster zusammenschweißen.
• Arbeiten im Ausland: Bei Flip kannst du auch im europäischen Ausland arbeiten, lass uns im Interview über Workation sprechen.

Damit unsere Stellenanzeigen leichter lesbar sind, verwenden wird im Textverlauf die männliche Form der Anrede. Bei Flip sind alle willkommen ganz egal, welches Geschlecht du hast oder wie alt du bist. Sexuelle Identität, Herkunft, Religion, Weltanschauung und Behinderungen spielen keine Rolle. Das Wichtigste ist, dass DU zu uns passt!