Operations Supervisor (Maintenance) / Superviseur des Opérations (Maintenance)

English To Follow

Objectif

Le superviseur des opérations (entretien) relève du directeur des opérations; il assume la supervision efficace des activités générales d'entretien et de nettoyage des locaux et des terrains et veille à ce que les locataires puissent jouir des lieux dans le respect des politiques et des procédures organisationnelles. Ce poste exige de la souplesse dans son horaire personnel et de la disponibilité pendant les périodes de vacances et en cas d’urgence, les weekends et après les heures normales de travail.

RÔLes Et ResponsabilitÉS

1. Entretien général extérieurSuperviser les diverses activités d'entretien du terrain telles que l'entretien ménager extérieur du stationnement, le contrat d'aménagement paysager incluant le système d’irrigation, le contrat de déneigement, planifier les travaux de réparation de l’asphalte et béton, planifier le marquage annuellement dans le stationnement, planifier les travaux d’entretien et réparation des murs (briques, blocs, EIFS…), les travaux de peinture (bollards, borne incendie, rampes, portes, escaliers…) etc.
2. Entretien général intérieurSuperviser les contrats d’entretien ménager, d’enlèvement des déchets, recyclage et huiles de cuisson, d’entretien des plantes, extermination, hygiène, ascenseur et ruches d’abeilles. Gestion du programme de déchets/recyclage de la propriété, comptabiliser les chiffres, coordonner l’évaluation Waste Audit annuel et innover pour avoir amélioration constante dans le programme. Planifier et coordonner les réparations diverses de la propriété : travaux de peinture et réparations des plafonds, murs et planchers, la réparation des carreaux de céramique et de tapis, réparations et remplacement de l’ameublement, la réparation/entretien des serrures, portes, portes de garage, quais de livraison… Coordonner les demandes d’installations de kiosques, tables, chaises ou autres pour les évènements promotionnels ou pour les activités de locations temporaires. Gestion et achat des équipements et des inventaires divers nécessaires au bon fonctionnement de la propriété (outillage divers, chaises, tables, cabarets, savonniers, séchoirs à main, chariots de transport, distributrices de papier…)
3. Inspections de l’immeuble et entretiens préventifsSuperviser le système de gestion d'entretien préventif (Angus Anywhere), exécuter des inspections complètes du bâtiment pour identifier et corriger de façon préventive les déficiences. Prévoir les entretiens préventifs sur les équipements tels que : portes de garage, quais de livraison, compacteurs, équipements de levage…) 
4. Environnement, santé et sécuritéEffectuer les inspections environnementales, requises sur la propriété, telles que la tournée annuelle pour l’amiante. Superviser le respect des politiques environnementales, de santé et de sécurité de l’entreprise, coordonner et participer aux enquêtes sur les incidents environnementaux et de santé et de sécurité. Superviser/coordonner/participer aux interventions lors de mesures d’urgences sur la propriété.
5. Services aux locatairesSuperviser et effectuer, le cas échéant, l'entretien et le nettoyage général des espaces vacants. Répondre aux demandes générales des locataires via Angus Anywhere. Superviser/coordonner les travaux chez les locataires (accès de livraison, période des travaux, emplacement des conteneurs à déchets…)
6. Établissement du budget et de nouvelles prévisions Participer à l’établissement des budgets pour les dépenses d’exploitation recouvrables. Création des PO, suivis des factures, mise à jour des dossiers des entrepreneurs, via le système de comptabilité Yardi. Participer aux appels d’offres pour les projets et contrats.
7. Gestion et perfectionnement du personnel Établir l’horaire quotidien de la supervision et de la formation en cours d’emploi de l’équipe d’entretien et de nettoyage.

Accomplir toute autre tâche ou tout autre projet lié à l’emploi qu’on peut lui confier.

Exigences Minimales

• Minimum cinq années d’expérience pertinente.
• Expertise du système de gestion d’énergie et de la gestion de l’entretien assistée par ordinateur, et Angus AnyWhere.
• Connaissance démontrée des exigences du SIMDUT.
• Connaissance pratique de MS Word, Excel et Outlook.
• Français/anglais — parlé/écrit.
• Permis de conduire valide.

CompÉTences Fondamentales :

• Solides compétences en communication
• Solides compétences en renforcement d’équipe
• Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles
• Excellentes aptitudes organisationnelles

Exigences SupplÉMentaires

• Une expérience antérieure dans l’environnement du commerce de détail est un atout.
• La désignation SMT BOMI est un atout.
• Connaissance de Yardi est un atout.
• Connaissance d’Angus AnyWhere est un atout.

English:

Objective

The Supervisor, Operations (maintenance) reports to the Operations Manager and is responsible for the effective supervision of general maintenance and cleaning activities of the premises and grounds to ensure safe and uninterrupted operation and tenant enjoyment of the property is delivered in compliance with organizational policies and procedures. This position requires flexibility in personal schedule and availability during holiday periods and emergencies, weekends and after hours.

Roles And Responsabilities

1. Exterior maintenanceSupervise the various grounds maintenance activities such as exterior parking lot maintenance, the landscaping contract including the irrigation system, the snow removal contract, plan asphalt and concrete repair work, plan annual marking in the parking lot, plan maintenance and repair work on walls (bricks, blocks, EIFS, etc.), painting work (bollards, fire hydrants, ramps, doors, stairs, etc.).
2. Interior maintenanceSupervise janitorial maintenance, trash removal, recycling and cooking oils, plant maintenance, extermination, hygiene, elevator and beehives contracts. Manage the property’s waste/recycling program, keep track of numbers, coordinate the annual Waste Audit and innovate to ensure continuous improvement in the program. Plan and coordinate various repairs to the property: painting and repairs to ceilings, walls and floors, repairs to ceramic tiles and carpets, repairs and replacement of furniture, repairs/maintenance of locks, doors, garage doors, delivery docks, etc. Coordinate requests for the installation of kiosks, tables, chairs or other items for promotional events or temporary rental activities. Manage and purchase equipment and various inventories necessary for the proper functioning of the property (various tools, chairs, tables, trays, soap dishes, hand dryers, transport carts, paper dispensers, etc.) 
3. Building Inspections and Preventive MaintenanceSupervise the preventive maintenance management system (Angus Anywhere), perform complete building inspections to identify and perform preventive maintenance to correct deficiencies. Plan preventive maintenance on equipment such as: garage doors, delivery docks, compactors, lifting equipment, etc.)
4. Environmental, Health and Safety Conduct required environmental inspections on the property, such as the annual asbestos survey. Oversee compliance with company environmental, health and safety policies, coordinate and participate in investigations of environmental and health and safety incidents. Supervise/coordinate/participate in emergency response actions on the property.
5. Tenant ServicesSupervise and carry out, where applicable, the maintenance and general cleaning of vacant spaces. Respond to general requests from tenants via Angus Anywhere. Supervise/coordinate work at tenants' premises (delivery access, period of work, location of waste containers, etc.)
6. Budgeting and Reforecasting Participate in the establishment of budgets for recoverable operating expenses. Creation of POs, invoice tracking, updating of contractor files, via the Yardi accounting system. Participate in project tenders and contracts.
7. Management and Development of Staff Establish the daily schedule for supervision and on-the-job training of the maintenance and cleaning team.

Perform any other job-related tasks or projects that may be assigned.

Minimum Requirements

• Minimum five years of relevant experience.
• Expertise in energy management system and computer-aided maintenance management, and Angus AnyWhere.
• Demonstrated knowledge of WHMIS requirements.
• Working knowledge of MS Word, Excel and Outlook.
• French/English — spoken/written.
• Valid driver’s license.

Core Competencies

• Strong communication skills
• Strong team building skills
• Excellent interpersonal skills
• Excellent organizational skills

Additional Requirements

• Previous experience in the retail environment is an asset.
• SMT BOMI designation is an asset.
• Knowledge of Yardi is an asset.
• Knowledge of Angus AnyWhere is an asset.