Business Analyst (Digitalisation / Facility Management)

Business Analyst (Digitalisation / Facility Management) (22284)

 

Die Hauptdirektion Allgemeine Verwaltung (HD 44) ist für das Facility-Management, Bauprojekte und Sprachendienste zuständig und spielt damit eine Schlüsselrolle bei der Gestaltung der Arbeitsumgebung innerhalb des EPA. Unser Team stellt den reibungslosen Betrieb des Gebäudebestands sicher, leitet vorrangige Bau- und Renovierungsprojekte, sorgt für die Einhaltung von Arbeitsschutzvorschriften und fördert Nachhaltigkeitsinitiativen zur Verringerung des ökologischen Fußabdrucks. Ein weiterer Schwerpunkt unserer Tätigkeit liegt in der Umsetzung der Strategie "Neue Formen der Arbeit", die auf die Schaffung einer zeitgemäßeren, flexibleren Arbeitsumgebung für die Bediensteten des EPA abzielt.

Wenn Sie sich für die Optimierung und Digitalisierung von Prozessen, das Projektmanagement und die Verbesserung betrieblicher Abläufe begeistern, sind Sie bei uns genau richtig. Wir suchen eine qualifizierte Fachkraft, die die Prozessoptimierung im Facility-Management vorantreibt und Effizienz, Qualität und Innovation am Arbeitsplatz sicherstellt.

Ihre Aufgaben

• Konzeption, Entwicklung, Umsetzung und Digitalisierung neuer und verbesserter Prozesse im Facility-Management
• Fortlaufende Überprüfung und Evaluierung von Prozessen im Rahmen einer kontinuierlichen Verbesserung und Effizienzsteigerung
• Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams zur Sicherstellung einer konsequenten und nachhaltigen Umsetzung von Prozessveränderungen
• Leitung und Organisation von Workshops und Schulungen für Bedienstete zum Thema Prozessverbesserung
• Entwicklung und Koordination von Prozessdesign, einschließlich der zugehörigen Standards und betrieblichen Verfahren
• Durchführung von Facility-Management-Projekten im gesamten Amt, einschließlich Planung, Konzeption und Umsetzung
• Sicherstellung einer nahtlosen Projektabwicklung mit internen Stakeholdern, einschließlich bedarfsgerechter Folgemaßnahmen, Kommunikation und Berichterstattung
• Mitwirkung an der laufenden Entwicklung von Facility-Management-Dienstleistungen im Zuge der neuen Formen der Arbeit im EPA
• Förderung von Change-Management-Prozessen im Bereich der Facility-Management-Dienstleistungen

Ihr Anforderungsprofil

• Fundierte berufliche Erfahrung in den Bereichen Prozessoptimierung und digitale Projektabwicklung, idealerweise im Facility-Management oder mit einem ausgeprägten Interesse an diesem Fachgebiet
• Nachgewiesene Erfahrung mit der Analyse, Optimierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen
• Solide Kenntnisse der Methoden und Tools zur Prozessverbesserung (z. B. Lean, Six Sigma)
• Fundierte Kenntnis von Dienstleistungen im Bereich Gebäudeinfrastruktur und Facility-Management
• Mehrjährige Erfahrung in der Zusammenarbeit mit dem gehobenen Management und funktionsübergreifenden Teams
• Erfolgreiches Management mehrerer Projekte mit Schwerpunkt auf der Optimierung von Workflows und Organisationsstrukturen
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich der Fähigkeit zur Abfassung klar strukturierter Berichte und Erläuterung komplexer Themen gegenüber verschiedenen Zielgruppen
• Proaktive und lösungsorientierte Herangehensweise mit einer ausgeprägten Bereitschaft zu kontinuierlichem Lernen und persönlicher Weiterentwicklung

Dies sind unsere Mindestanforderungen

• Abgeschlossenes Hochschulstudium auf Masterniveau oder – in Ausnahmefällen – gleichwertige Berufserfahrung
• Ausgezeichnete Kenntnisse (mindestens C1) einer Amtssprache (Deutsch, Englisch oder Französisch) und Verständnis der beiden anderen Amtssprachen; alternativ ausgezeichnete Kenntnisse (mindestens C1) einer Amtssprache, bevorzugt Englisch (in solchen Fällen erwarten wir die Bereitschaft, die anderen beiden Sprachen zu lernen und innerhalb eines bestimmten Zeitraums das Niveau B2 zu erreichen)
• Staatsangehörigkeit eines Mitgliedstaats der Europäischen Patentorganisation

Bewerbungsverfahren

Bitte laden Sie Ihren aktuellen Lebenslauf hoch und fügen Sie im entsprechenden Feld ein Motivationsschreiben an (höchstens 4000 Zeichen). Wenn Sie möchten, können Sie Ihr Motivationsschreiben auch als Word-Dokument oder pdf-Anlage in SuccessFactors im Bereich "Bewerbungsunterlagen" hochladen. Klicken Sie in diesem Falle bitte das Feld "Bitte das beigefügte Motivationsschreiben beachten" an.

Die Auswahl erfolgt auf der Grundlage der Qualifikationen und Kompetenzen, der Berufserfahrung und der Sprachkenntnisse unter Berücksichtigung des Bewerbungsgesprächs, etwaiger Tests und/oder eines Persönlichkeitsfragebogens.

Wenn aus dem Auswahlverfahren mehrere passende Personen hervorgehen, wird gegebenenfalls eine Reserveliste erstellt. Diese Listen werden 18 Monate lang vorgehalten, und sofern in diesem Zeitraum eine ähnliche Stelle frei wird, nehmen wir gegebenenfalls Kontakt mit den Personen auf der Liste auf.

Weitere Einzelheiten zum Bewerbungs- und Einstellungsverfahren finden Sie auf unserer Karriereseite.

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Stellengruppe: 4

Besoldungsgruppe: G7 - G10 (monatliches Nettogrundgehalt*: 6 172 bis 9 901 EUR, je nach Vorerfahrung und Einsatzort)

• Vertragslaufzeit: fünf Jahre mit der Möglichkeit einer Verlängerung
• Laufbahnpfad: Technical 
• Dienstort: amtsweit
• Bewerbungsschluss: 14.09.2025
• Bewerbungsgespräche sind geplant für: Zwischen 24.09.2025 und 01.10.2025

* Nach Abzug der EPA-internen Steuer und vor Abzug der Arbeitnehmerbeiträge zum Sozialversicherungs- und Versorgungssystem. Das Gehaltsniveau hängt von der Erfahrung ab.