Billing Specialist

Who we are:

Canaccord Genuity (CG) is a leading independent full-service financial services firm, with operations in two principal segments of the securities industry:  wealth management and capital markets.  CG is driven by an unwavering commitment to build lasting client relationships – we achieve this by generating value for our individual, institutional, and corporate clients through comprehensive wealth management solutions and investment banking services.  We are a leading independent wealth management firm in Canada, and the leading mid-market provider of investment banking advisory, equity research, sales and trading services for corporations and institutions.

We pride ourselves on understanding our clients’ needs and finding innovative, bespoke solutions.  Our entrepreneurial and friendly team will challenge you to learn and grow every day.  We value great work and collaboration and strive to eliminate bureaucratic thinking.  We’re looking for talented people who thrive in a fast-paced environment and want to have an impact with innovative ideas and best practices.

Come be a part of our Canadian success story and help deliver superior experiences for our clients. At CG, we recognize that diversity across our business strengthens our client relationships and enables more innovative solutions.  We strongly encourage applications from all qualified individuals regardless of race, religion, colour, national origin, gender, sexual orientation, age, marital status, or disability status. CG provides an accessible candidate experience. If you need any accommodations throughout the interview process and beyond, please let us know.

Our Canadian operation, Canaccord Genuity Corp., is currently looking for an independent bilingual, self-starter with a curiosity towards process improvements. The successful incumbent will have exceptional interpersonal skills and a keen eye for detail with a finesse for administrative tasks while overseeing the big picture billing projects for the team.

Responsibilities:

• Conduct end-to-end billing processes for various businesses and departments under Canaccord Genuity Corp:
  • Billing of Investment Banking clients for Pinnacle Correspondent Services;
  • Monthly Billing for Futures for Capital Markets – accounts receivable and reconciliation; Securities lending for CG Direct; MX rebates/credits; Market transactions fees, Give in fees, EFP fees; Equipment or platforms like TT/IRESS/ITS.

• Finalize and promptly issue invoices to clients as per billing deadlines/schedules;

• Streamline and maintain commission and interest grids;

• Implement a structured fee agreement process for CG Direct DEA clients;

• Identify and investigate billing discrepancies or errors by reviewing invoices, client records, and transaction histories. Collaborate closely with the Client Services Department to resolve issues, and process adjusting journal entries or issue credits as needed to ensure accurate and timely billing;

• Monitor and maintain accurate client profiles by regularly reviewing and updating information. Communicate any changes or discrepancies to the Client Services Department in a timely and efficient manner;

• Act as a liaison between the Finance, Accounts Payable, Client Services, and IT departments to address and resolve administrative issues, ensuring clear communication and efficient coordination across teams;

• Respond to inquiries related to client invoices, prepare and issue amended invoices, ensuring accuracy and compliance with company policies and billing procedures;

• Analyzes data and information to provide insights and recommendations;

• Collaborate with the IT department to troubleshoot technical issues related to billing software, ensuring system functionality and data integrity;

• Office Manager duties to oversee basic administrative and organizational  tasks to ensure smooth daily operations. (office supplies, handling correspondence, coordinating with vendors etc.)

• Ad-hoc projects and administrative duties as maybe required.

Skills & Qualifications:

• 2-4 years of bookkeeping or full cycle billing experience;
• Post graduate or Business Degree is preferred;
• Bilingualism – English and French are required;
• Strong written and oral communication skills with effective listening skills
• Ability to communicate with staff at all levels including entry level to Managing Directors.
• Proven analytical, problem-solving, interpersonal and organizational skills;
• Strong technical skills in Microsoft office, especially in Excel and Word;
• Previous experience as a Billing Administrator would be a strong asset;
• Strong knowledge of internal billing systems would be an asset;
• Strong understanding of end-to-end financial processes including a numerical aptitude;
• Demonstrates a commitment to providing excellent client service, by building and maintaining productive relationships with both internal and external clients;
• Demonstrates professional attitude at all times;
• Ability to negotiate and influence effectively, and to challenge in a constructive manner;
• Leads and contributes to the team success by motivating and following up with practice staff to ensure review of invoices is a priority
• Works well independently, with minimal direction; continuously strives to acquire and develop related business knowledge;
• Self-starter with the ability to work in a multi-tasked, fast-paced, constantly changing environment while meeting deadlines
• Willingness and ability to learn and adapt to technology changes.

Qui nous sommes :

Canaccord Genuity (CG) est une société de services financiers indépendante de premier plan, offrant une gamme complète de services et exerçant ses activités dans deux principaux secteurs de l’industrie des valeurs mobilières : la gestion de patrimoine et les marchés des capitaux.  CG est animée par un engagement inébranlable à bâtir des relations durables avec ses clients – nous y parvenons en générant de la valeur pour nos clients particuliers, institutionnels et entreprises grâce à des solutions complètes de gestion de patrimoine et à des services bancaires d’investissement.  Nous sommes l’une des principales sociétés indépendantes de gestion de patrimoine au Canada, et le chef de file du marché intermédiaire en matière de services-conseils en financement d’entreprise, de recherche sur les actions, et de vente et de négociation pour les sociétés et les institutions.

Nous sommes fiers de comprendre les besoins de nos clients et de trouver des solutions novatrices et sur mesure.  Notre équipe entrepreneuriale et amicale vous mettra au défi d’apprendre et de vous perfectionner chaque jour.  Nous valorisons l’excellent travail et la collaboration, et nous nous efforçons d’éliminer la pensée bureaucratique.  Nous recherchons des personnes talentueuses qui s’épanouissent dans un environnement au rythme rapide et qui souhaitent avoir un impact grâce à des idées novatrices et aux meilleures pratiques.

Venez faire partie de notre réussite canadienne et aidez-nous à offrir des expériences de qualité supérieure à nos clients. Chez CG, nous reconnaissons que la diversité au sein de notre entreprise renforce nos relations avec la clientèle et favorise des solutions plus novatrices.  Nous encourageons fortement les candidatures de toutes les personnes qualifiées, sans égard à la race, à la religion, à la couleur, à l’origine nationale, au sexe, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial ou au statut d’invalidité. CG offre une expérience accessible aux candidats. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant le processus d’entrevue et par la suite, veuillez nous en informer.

Notre exploitation canadienne, Corporation Canaccord Genuity, est actuellement à la recherche d’une personne autonome et bilingue, qui fait preuve de curiosité à l’égard de l’amélioration des processus. Le titulaire retenu aura des compétences interpersonnelles exceptionnelles et un sens aigu du détail, avec une finesse pour les tâches administratives tout en supervisant les projets de facturation globaux de l’équipe.

Responsabilités :

• Gérer les processus de facturation de bout en bout pour diverses entreprises et divers services de Corporation Canaccord Genuity :
  • Facturation des services de correspondant de Pinnacle aux clients des services bancaires d’investissement;
  • Facturation mensuelle des contrats à terme pour les marchés des capitaux – comptes débiteurs et rapprochement; Prêt de titres pour CG Direct; Rabais/crédits MX; Frais de transactions de marché, frais de cession, frais d’EFP; Équipement ou plateformes comme TT/IRESS/ITS.

• Finaliser et émettre rapidement les factures aux clients selon les échéances ou les calendriers de facturation;

• Simplifier et tenir à jour les grilles de commissions et d’intérêts;

• Mettre en œuvre un processus structuré de convention de frais pour les clients avec accès électronique direct de CG Direct;

• Repérer et examiner les écarts ou les erreurs de facturation en consultant les factures, les dossiers des clients et l’historique des opérations. Collaborer étroitement avec le service à la clientèle pour résoudre les problèmes et traiter les écritures de journal de régularisation ou émettre des crédits, au besoin, afin d’assurer une facturation exacte et en temps opportun;

• Surveiller et maintenir des profils de clients exacts en examinant et en mettant à jour régulièrement les renseignements. Communiquer tout changement ou toute divergence au service à la clientèle en temps opportun et de manière efficace;

• Agir à titre d’agent de liaison entre les services des finances, des comptes fournisseurs, des services à la clientèle et des TI afin de résoudre les problèmes administratifs et d’assurer une communication claire et une coordination efficace entre les équipes;

• Répondre aux demandes de renseignements liées aux factures des clients, préparer et émettre des factures modifiées, en assurant l’exactitude et la conformité aux politiques de l’entreprise et aux procédures de facturation;

• Analyse les données et les informations pour fournir des aperçus et des recommandations;

• Collaborer avec le service des TI pour résoudre les problèmes techniques liés aux logiciels de facturation, en assurant la fonctionnalité du système et l’intégrité des données;

• Les fonctions du gestionnaire de bureau consistent à superviser les tâches administratives et organisationnelles de base pour assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes. (fournitures de bureau, gestion de la correspondance, coordination avec les fournisseurs, etc.)

• Projets ponctuels et tâches administratives, au besoin.

Compétences et qualifications :

• De deux à quatre ans d’expérience en tenue de livres ou en facturation de cycle complet;
• Un diplôme d’études supérieures ou un diplôme en administration des affaires est préférable;
• Bilinguisme – l’anglais et le français sont requis;
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale et à l’écoute
• Capacité à communiquer avec le personnel à tous les niveaux, du débutant aux directeurs généraux.
• Compétences avérées en analyse, en résolution de problèmes, en relations interpersonnelles et en organisation;
• Solides compétences techniques en Microsoft Office, particulièrement dans Excel et Word;
• Une expérience antérieure en tant qu’administrateur de la facturation serait un atout important;
• Une connaissance approfondie des systèmes de facturation internes serait un atout;
• Solide compréhension des processus financiers de bout en bout, y compris une aptitude numérique;
• Démontrer un engagement à fournir un excellent service à la clientèle, en établissant et en maintenant des relations productives avec les clients internes et externes;
• Fait preuve d’une attitude professionnelle en tout temps;
• Capacité à négocier et à influencer efficacement, et à remettre en question de manière constructive;
• Dirige et contribue au succès de l’équipe en motivant le personnel du cabinet et en assurant un suivi auprès de celui-ci afin de s’assurer que l’examen des factures est une priorité
• Travaille bien de façon autonome, avec un minimum de supervision; s’efforce continuellement d’acquérir et de développer des connaissances commerciales connexes;
• Faire preuve d’autodétermination dans son travail et être capable de travailler dans un environnement multitâche, en évolution rapide et en constante évolution tout en respectant les échéances.
• Volonté et capacité d’apprendre et de s’adapter aux changements technologiques.

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All applications will be held in strict confidence.

In order to be considered for employment, candidates selected for interviews will be required to show proof of citizenship, permanent residence or eligibility to work in Canada with no restrictions.

Protecting your online safety:

Canaccord Genuity and its affiliates do not use text messages for recruitment purposes. If you have received a text message claiming to be from CG or an authorized representative regarding job recruitment, please treat as fraudulent and do not respond.

We wish to thank all candidates for their interest but only those applicants selected for an interview will be contacted. No phone calls please. Thank you for your understanding.