We are BLG: Canada’s Law Firm. Our culture is one of vigilance and curiosity, Firm-wide collaboration, unfailing mutual respect and dedication. We pride ourselves on having standout talent and delivering an exceptional client experience.

We are a future-minded Firm delivering high-value advice and known for our unwavering commitment to innovation, diversity and inclusion, community involvement and talent development. Learn more about us at www.blg.com.

Purpose of the Role

The Practice Assistant will take an active interest in, and obtain a thorough understanding of, all aspects of client requirements to provide exceptional service levels to the lawyers and our clients. The Practice Assistant will act as workflow coordinator for other support services including delegating and reviewing the completion of document production, file management, copying/scanning work and other administrative work.

Key Responsibilities

The key responsibilities of this role are:

Administrative

Manage calendars, ensuring they are up to date and reminding lawyers of meetings etc. on a daily basis
Arrange meetings, book conference rooms, refreshments, check rooms prior to meetings etc. and liaise with other attendees, both internal and external
Arrange for travel bookings and related details to be made through the support teams
Arrange photocopying, printing, organizing couriers, sending out of letters, faxes etc.
Arrange for files to be opened and closed, supervise general filing requirements and record keeping
Coordinate/conduct research on conflict of interests
Use effective systems to ensure that both short and long term tasks are completed within required timescales
Support lawyers in marketing activities including involvement in preparation of pitches and presentations

Communication

Take internal and external telephone queries, responding as appropriate and/or ensuring that all messages are passed on in a timely manner
Monitor post and/or e-mails and dealing with as appropriate and ensure that all client related correspondence is passed on to an appropriate lawyer if the relevant person is out of the office
Liaise with administrative support departments on behalf of lawyers as required
Liaise with the department’s Team Leader over any planned absences, arranging cover as necessary and communicating this to the relevant lawyers.

Client relationship management

Become an active part in the care of clients and be wholly familiar with contacts/clients
Enter, maintain and update client details and relevant information in the Firm’s CRM contacts system
Deal with basic client queries and general administration
Arrange client meetings

Document production

Check correspondence, attachments, documents, reports, presentations, faxes etc. produced by the Document Production team before they are passed to the relevant lawyer and undertake basic/minor amendments where appropriate
Type urgent/short/confidential correspondence and emails
Produce and maintain Excel spreadsheets as required

Financial - Billing

Assist lawyers in the daily entry and recording of their hours in the system
Assist lawyers and Practice Group Billing Coordinator in the billing and credit control process by liaising with the lawyer and accounts and to produce standard prebill financial/time reports through the system
Request cheques, bank transfers and paying in money received, as appropriate
Send invoices to clients with the appropriate supporting documents

Other duties and responsibilities

In addition to providing support to the lawyer(s) to whom they report, a Practice Assistant will also provide assistance to their immediate colleagues in the department and, where practical, other departments.
Team duties will therefore include:
- Assisting other members of the firm, both proactively and at the request of the Team Leader

Any other duties as requested by the Lawyers or Team Leader

Key Competencies

Legal Assistant or Law Clerk Diploma or equivalent experience;
Perfectly bilingual in French and English, written and spoken
Minimum 2-5 years of legal experience
Mandatory experience in litigation
Proficiency in MS Office (excellent knowledge of advanced functions in Word);
Ability to communicate in a professional manner with clients and lawyers;
Ability to interact professionally with clients and all members of the firm;
Strong organizational skills and time management skills;
Self-starter who can work with minimal instruction/supervision;
Detail-oriented individual with good proofreading skills;
Excellent multi-tasking skills;
Ability to follow instructions with minimal supervision and take initiative;
Able to set priorities while maintaining flexibility;
A team player with excellent interpersonal skills.

La version française

Adjoint** * à la pratique Groupe litige commercial

Description du poste

Nous recherchons un adjoint à la pratique pour notre département du litige commercial. L’adjoint à la pratique coordonnera les travaux pour les autres services de soutien. Ainsi, il déléguera les tâches relatives à production de documents et passera en revue les documents terminés; en outre, il supervisera la gestion des dossiers, le bon déroulement des mandats de photocopie et de numérisation, et le travail administratif en général. Il devra comprendre à fond tous les aspects des exigences des clients et aura à cœur de fournir un service exceptionnel aux avocats et aux clients du cabinet.

Principales attributions

Les principales responsabilités associées à ce poste sont les suivantes :

Tâches administratives

Gère les agendas en veillant à ce qu’ils soient à jour et rappelle aux avocats leurs réunions quotidiennes
Organise les réunions, réserve les salles de conférence, commande les rafraîchissements, vérifie l’état des salles avant les réunions, etc., et communique avec les autres participants, à l’interne et à l’externe
S’occupe des réservations pour les déplacements et d’autres détails avec l’aide des équipes de soutien
Voit au bon déroulement de diverses fonctions : photocopie, impression, envois par messager, envoi de lettres et de télécopies, etc.
Voit à l’ouverture et à la fermeture des dossiers, et supervise les procédures pour s’assurer qu’on respecte les diverses exigences en matière de classement et de consignation
Coordonne/effectue des recherches sur les conflits d'intérêts
Emploie des systèmes efficaces pour faire en sorte que les tâches à exécuter à court et à long terme soient terminées dans les délais impartis
Soutient les avocats dans leurs activités de marketing et participe notamment à la préparation de présentations et de sollicitations

Communication

Répond aux demandes téléphoniques internes et externes, donne l’information requise ou voit à ce que les messages soient transmis aux personnes compétentes en temps voulu
Surveille le courrier ou les courriels et prend les mesures voulues; voit à ce que la correspondance qui concerne un client soit transmise à l’avocat compétent ou à la personne qui le remplace s’il est absent
Au besoin, communique au nom des avocats avec les Services de soutien administratif
Communique avec le chef d’équipe du service quant aux absences prévues, trouve des remplaçants au besoin et communique l’information pertinente aux avocats compétents

Gestion de la relation client

S’occupe activement des besoins des clients et est au fait des contacts/clients
Saisit, maintient et actualise l’information et les détails qui concernent les clients et l’information connexe dans le système des contacts du cabinet
Répond aux demandes courantes des clients et aux questions générales qui ont trait à l’administration
Organise les rencontres avec les clients

Production de documents

Vérifie la correspondance, les pièces jointes, les documents, les rapports, les présentations, les télécopies etc. que produit l’équipe affectée à la production de documents avant que ces documents soient transmis à l’avocat compétent; au besoin, apporte les modifications mineures requises
Tape la correspondance et les courriels confidentiels, urgents ou brefs
Au besoin, produit et conserve des feuilles de calcul Excel

Tâches financières — Facturation

Aide les avocats quant à la saisie et à la consignation quotidiennes de leurs heures dans le système
Aide les avocats quant au processus de facturation et de contrôle du crédit en communiquant avec l’avocat compétent et la Comptabilité, et produit, au moyen du système, des rapports standard de facturation provisoire
Au besoin, fait des demandes de chèques, des virements bancaires et des versements
Envoie les factures aux clients, avec les pièces justificatives appropriées

Autres fonctions et responsabilités

En plus d’appuyer l’avocat ou les avocats à qui il rend compte, l’adjoint à la pratique aide ses collègues immédiats dans son propre service et, lorsque l’occasion s’y prête, les collègues d’autres services
Au niveau de l’équipe, les obligations comprennent ce qui suit :
Assisting other members of the firm, both proactively and at the request of the Team Leader
Mener à bien toute autre tâche selon les directives des avocats ou du chef d’équipe

Principales exigences

Diplôme d'assistant juridique ou expérience équivalente ;
Parfaitement bilingue en français et en anglais, écrit et parlé
Minimum 2 - 5 ans d'expérience juridique ;
·Expérience en litige obligatoire ;
Maîtrise de MS Office (excellente connaissance des fonctions avancées de Word) ;
Capacité de communiquer de façon professionnelle avec les clients et les avocats ;
Capacité d'interagir professionnellement avec les clients et tous les membres du cabinet ;
Solides capacités d'organisation et de gestion du temps ;
Personnalité soucieuse du détail avec de bonnes compétences en correction d'épreuves ;
Capacité à effectuer plusieurs tâches en même temps ;
Capacité à suivre les instructions avec un minimum de supervision et à prendre des initiatives ;
Capable d'établir des priorités tout en conservant une certaine souplesse ;
Un esprit d'équipe avec d'excellentes aptitudes en relations interpersonnelles

Everyone at BLG is required to carry out the duties of their role while upholding the important principles of our respectful workplace policies, and treating everyone with respect, regardless of position. At BLG, valuing diversity and inclusion is key to a respectful workplace.

*Please note that relatives of current BLG employees and partners are not eligible for consideration.’’

‘’Nous remercions l’ensemble des candidats qui manifestent leur intérêt à l’égard de ce poste. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec ceux qui seront sélectionnés pour une entrevue.

Quiconque travaille chez BLG doit remplir ses fonctions conformément aux principes fondamentaux énoncés dans la politique sur le respect en milieu de travail du cabinet et traiter l’ensemble de ses collègues avec respect, quelles que soient leurs fonctions. BLG estime qu’un milieu de travail respectueux passe par la valorisation de la diversité et de l’inclusion.

* Le masculin a été utilisé dans le seul but d’alléger le texte. Veuillez noter que les membres de la famille des employés et des associés du cabinet ne sont pas admissibles.’’

BLG is committed to building a diverse workplace reflective of the communities we serve and to fostering an inclusive culture where Firm members feel valued, respected and inspired to thrive as their authentic selves. We value diversity of thought and the unique skills, perspectives and experience each individual brings to BLG. We welcome applications from all qualified candidates and encourage applicants from members of groups that have been historically underrepresented, including but not limited to First Nations, Métis and Inuit Peoples, racialized individuals, persons with disabilities, people who identify as women and/or LGBTQ2S+.

We also strive to provide an accessible candidate experience. Please let us know if you need any accommodations during the recruitment process.

Practice Assistant (Litigation) / Adjoint** * à la pratique Groupe litige commercial

Borden Ladner Gervais LLP