Compensation Pay Range:

$39.90-$46.94

Job Description:

If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant.

To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to nearly 4,500 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that’s provided where, when, and how it is needed. CHEO’s Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children’s health concerns. CHEO has been named as the best place to work in Canadian healthcare by Forbes Magazine and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada’s Best Employers for multiple consecutive years. For the 10th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

The Time Tracking Officer, Finance is responsible and dedicated to supporting the hospital’s time tracking and scheduling systems (Workday and UKG Dimensions). The position will work collaboratively with internal and external partners to ensure employees are paid accurately and on time. This includes daily routine activities and being the primary contact for any Time Tracking related inquiries and change requests. This role will require an individual to be analytical and have a strong customer service attitude.

MAIN RESPONSIBILITIES

Assist with the processing time tracking entries of a biweekly payroll for union and non-union employees.
Run audit reports on routine basis and take any necessary actions.
Send out reminders and updates to the organization on changes in processes.
Review and maintain existing configuration in UKG and Workday.
Intake support calls and provide resolution/escalation of questions or requests from users.
Intake change requests, review, and document requirements before providing to system team to execute.
In charge of user and regression testing major system releases and change requests.
Troubleshoot errors before raising tickets.
Identify and document content changes for end-user training.
Review of the errors and corrections in UKG/Workday in Integration Error Logs.
Responsible for the daily entry of historical time adjustment submissions from staffing officers and timekeepers.
Gather and analyze requirements for process optimizations.
Participate with payroll on the development of policy and procedure.
Maintain visibility periods, rotation schedules in UKG.
Oversee and utilize other software to ensure the quality of the information required for successful processing of payroll.
Perform other duties as required.

QUALIFICATIONS

Post-Secondary Degree or Diploma (3 years) in Technology, Human Resources, Business or Finance (Essential) *
Three (3) years of related experience with payroll, scheduling, or human resource systems (Essential)
Experience with Workday and UKG Dimensions (Preferred)
Demonstrated ability to work independently as well as demonstrated flexibility working in a team environment. (Essential)
Demonstrated strong interpersonal/communication skills. (Essential)
Demonstrated strong critical thinking skills. (Essential)
Demonstrated accuracy and attention to detail. (Essential)
Demonstrated flexible approach to work demands. (Essential)
Demonstrated initiative and ability to adjust priorities. (Essential)
Demonstrated working knowledge of applicable occupational health and safety legislation; general knowledge of corporate/departmental policies and procedures related to health and safety. (Essential)
Flexible hours including evening, weekend, and holiday work may be required.
Criminal Record Check (Level 1) (Essential)
Bilingualism (French/English) (Preferred)

*Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated academic/experience requirements.

*Timeline may be extended or shortened based on operational needs

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.

Si vous travaillez actuellement au CHEO et que vous avez accès à l’application Workday, veuillez postuler à ce poste en tant que candidate ou candidat interne à partir de Workday.

Pour vous assurer que nous recevons bel et bien votre demande, veuillez la soumettre au plus tard à 23 h 59 le jour précédant la date limite indiquée.

Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. Le CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire.

Le CHEO est l’un des rares chefs de file mondiaux en matière de santé pédiatrique et il compte près de 4 500 membres du personnel et médecins qui se consacrent à aider les enfants et les jeunes à vivre leur vie le mieux possible. Au sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passé d’un hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes. Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l’excellence dans les soins cliniques, la recherche et l’éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. L’Institut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de calibre mondial portant sur un large éventail de problèmes de santé chez les enfants. Le CHEO a été nommé à deux reprises par le magazine Forbes comme le meilleur endroit où travailler dans le domaine des soins de santé au Canada, et s’est classé au deuxième rang des hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada depuis plusieurs années d’affilée. Pour la dixième année consécutive, les rédacteurs du Palmarès des 100 meilleurs employeurs au Canada ont reconnu le CHEO comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l’est de l’Ontario, de l’ouest du Québec, du Nunavut et du nord de l’Ontario.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

La personne responsable du suivi des heures, Finances est responsable des systèmes de suivi et de planification des heures de travail de l’hôpital (Workday et UKG Dimensions). La personne titulaire du poste collaborera avec les parties prenantes à l’interne et à l’externe pour assurer la paie des membres du personnel sera exacte et versée à temps. Elle sera entre autres appelée à participer aux activités courantes quotidiennes et à agir à titre de personne-ressource principale pour toute demande de renseignements et de changement liée au suivi des heures. La personne titulaire du poste doit posséder un esprit d’analyse et avoir de fortes aptitudes en matière de service à la clientèle.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Contribuer au traitement des entrées de suivi des heures de travail d’une rémunération bihebdomadaire pour les employé.es syndiqué.es et non syndiqué.es.
Produire régulièrement des rapports de vérification et prendre toute mesure nécessaire.
Envoyer des rappels et des mises à jour à l’organisme au sujet des changements apportés aux processus.
Passer en revue la configuration actuelle dans UKG et Workday, et la tenir à jour.
Recevoir les appels de soutien et répondre aux questions ou aux demandes des utilisateurs.rices ou bien les transmettre aux échelons appropriés.
Recevoir les demandes de changement liées au suivi des heures, les passer en revue et en consigner les exigences avant de les transmettre à l’équipe responsable du système aux fins d’exécution.
Diriger les essais par les utilisateurs et les tests de régression des systèmes majeurs, et ceux des demandes de changement liées au suivi des heures.
Tenter de résoudre les erreurs avant de soumettre un ticket.
Déterminer et consigner les changements apportés au contenu de la formation des utilisateur.rices finaux.ales.
Passer en revue les erreurs et les corrections qui se trouvent dans les registres d’erreurs d’intégration dans UKG/Workday.
S’occuper de la saisie quotidienne des anciennes demandes d’ajustement des heures de travail soumises par les agent.es de dotation et les contrôleur.euses.
Recueillir et analyser les exigences relatives à l’optimisation des processus.
Participer à l’élaboration de politiques et de procédures avec l’équipe responsable de la paie.
Tenir à jour les périodes de visibilité et les horaires de rotation dans UKG.
Superviser l’utilisation d’autres logiciels pour assurer la qualité des renseignements requis pour le traitement de la paie, et utiliser ces logiciels.
Accomplir d’autres tâches, au besoin.

QUALIFICATIONS

Un diplôme d’études postsecondaires ou un baccalauréat (3 ans) en technologie, en ressources humaines, en affaires ou en finances (Essentiel) *
Trois (3) ans d’expérience connexe des systèmes de paie, de la planification ou des ressources humaines (Essentiel)
Expérience avec Workday et UKG Dimensions (Préférable)
Capacité avérée à travailler de façon autonome et souplesse manifeste pour travailler en équipe (Essentiel)
Solides compétences en relations interpersonnelles et en communication. Pensée critique manifeste (Essentiel)
Minutie et souci d’exactitude (Essentiel)
Approche souple face aux exigences de travail (Essentiel)
Grand esprit d’initiative et capacité manifeste à revoir les priorités (Essentiel)
Connaissance pratique des lois applicables en matière de santé et de sécurité du travail; connaissance générale des politiques et procédures d’entreprise et des différents services en matière de santé et de sécurité (Essentiel)
Vérification du casier judiciaire (de niveau 1) (Essentiel)
Bilinguisme (Anglais/Français) (Préférable)

* Une expérience et une formation officielle ainsi qu’un rendement et des capacités démontrés pourraient remplacer les exigences stipulées en matière d’études et d’expérience.

*Le poste peut être prolongé ou raccourci en fonction des besoins opérationnels.

À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.

La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.

CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.

CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès. Nous nous sommes engagés à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifiés. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à TalentAcquisition@cheo.on.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront convoquées à une entrevue.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.

Time Tracking Officer, Finance - Temporary, Full-Time (1.0) (until March 2026) / Personne responsable du suivi des heures, Finances- poste temporaire à temps plein (1.0) (jusqu’en mars 2026)

CHEO

Time Tracking Officer, Finance - Temporary, Full-Time (1.0) (until March 2026) / Personne responsable du suivi des heures, Finances- poste temporaire à temps plein (1.0) (jusqu’en mars 2026)

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