Support services Assistant 2025

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY:

1. Fonctions de la chaîne d'approvisionnement :

Soutenir toutes les activités d'approvisionnement au bureau de terrain.

• Assurer un stockage adéquat et conforme aux exigences des stocks.
• Tenir à jour le registre des actifs avec validation du superviseur.
• Superviser la distribution et le transport des articles entre Bujumbura et les bureaux de terrain (aller-retour).
• Gérer les demandes de transport, établir les plans de mouvement hebdomadaires et répondre aux besoins de transport.
• Tenir à jour le tableau des déplacements et attribuer les tâches aux chauffeurs selon les plans hebdomadaires.
• Assurer une rotation efficace des chauffeurs et garantir le respect des normes de conduite et de sécurité.
• S'assurer du respect des consignes de sécurité routière par tout le personnel.
• Gérer l’approvisionnement en carburant (véhicules et générateurs), préparer les rapports de consommation et signaler les anomalies.
• Effectuer les vérifications journalières des véhicules et remplir les carnets de bord (véhicules/générateurs).
• Collaborer avec le garage désigné pour assurer un entretien ponctuel, informer le superviseur des réparations nécessaires.
• Gérer et signaler tout incident impliquant les véhicules (accidents, pannes, etc.).
• Soumettre à temps tous les rapports mensuels (suivi des achats, analyse du parc automobile).
• Préparer les pièces de paiement à soumettre à la comptabilité.
• Effectuer toute autre tâche confiée par le superviseur.

 

Bonnes Pratiques de Distribution (GDP)

• S'assurer que toutes les opérations liées aux médicaments respectent les réglementations GDP.
• Suivre les procédures GDP et signaler toute déviation au Responsable qualité.
• Mener les enquêtes nécessaires sur instruction du Responsable qualité.
• Contribuer aux activités d'amélioration continue liées aux bonnes pratiques de distribution.

 

Indicateurs de performance :

• Enregistrement et traitement rapides des demandes d'achat et paiements.
• Commandes effectuées à temps selon les accords-cadres.
• Rapport mensuel sur la consommation de carburant en collaboration avec le chef chauffeur.
• Gestion efficace de la flotte et planification régulière.

 

1. Administration générale:

Gestion du bureau :

• Maintenir un environnement de travail bien organisé.
• Gérer le stock de fournitures de bureau et passer les commandes nécessaires.
• S’assurer du bon fonctionnement des équipements de bureau et organiser leur réparation si besoin.
• Assister à la gestion sécurisée et confidentielle des documents administratifs.

Logistical Support Logistique:

• Soutenir l’organisation logistique des événements, ateliers et formations.
• Coordonner les déplacements et hébergements du personnel et des visiteurs.

Safeguarding:

• Intégrer la politique de protection dans toutes les activités.
• Appuyer les actions de sensibilisation, d’investigation et de rapport sur les cas ou allégations de protection.

Indicateurs de performance :

• Mise en œuvre efficace des activités administratives selon les lignes directrices.
• Support administratif efficace au bureau de terrain.
• Suivi des activités administratives documenté.

POLITIQUE DE LUTTE CONTRE LE HARCÈLEMENT

Nous nous engageons à garantir un environnement de travail sûr et respectueux pour toutes les personnes qui travaillent avec nous, ainsi que pour toutes celles qui entrent en contact avec notre personnel et nos représentants — y compris les enfants et les membres des communautés avec lesquelles nous travaillons.

Save the Children International (SCI) applique une politique de tolérance zéro à l'égard du harcèlement sexuel et de tout comportement discriminatoire ou irrespectueux.

Dans le cadre de notre engagement pour la sauvegarde de l’enfant, notre processus de recrutement reflète notre volonté de protéger les enfants contre toutes les formes d’abus.

Dossier de candidature

Attacher en un seul document pdf, une lettre de motivation, un CV actualisé, les diplôme, attestation de service rendus et tout autre documents jugé pertinent