Coordonnateur(trice), Communications et administration

NOTRE CABINET :

Osler, Hoskin & Harcourt S.E.N.C.R.L./s.r.l. est un chef de file en matière de droit des affaires au Canada. Grâce à ses 500 avocats qui travaillent dans les bureaux de Montréal, Toronto, Ottawa, Calgary, Vancouver et New York, Osler conseille de nombreux chefs d’entreprise canadiens, ainsi que des clients américains et internationaux ayant des intérêts importants au Canada.

Osler est fier d’attirer et de conserver certains des plus grands talents dans le monde juridique. Nos avocats, nos étudiants et les membres du personnel ont mis en place une culture de cabinet unique qui favorise le mentorat et la mise en commun des idées. Osler est un cabinet offrant un milieu dynamique et stimulant pour amorcer une carrière ou prendre un nouveau virage.

Osler offre un milieu dynamique et passionnant pour entreprendre une carrière ou la réorienter.  Joignez une culture d’entreprise unique qui incite au travail en équipe et favorise le mentorat et l’échange continuel d’idées.

SOMMAIRE DU POSTE :

La titulaire du poste apporte un soutien administratif et de développement de la clientèle à la Directrice principale, opérations et à la Directrice, développement de la clientèle et des affaires et répartit son temps de travail entre ces deux services : Administration et Développement de la clientèle. Ce poste exige de solides compétences en matière de gestion du temps et des priorités et un sens aigu du service à la clientèle, en plus de diplomatie, de tact et de discrétion.

Le coordonnateur(trice) travaillera un horaire de 35 heures par semaine, du lundi au vendredi.

FONCTIONS PRINCIPALES :

Administration 

• Rédiger et produire des communications internes telles que des nouvelles pour OslerNet, des présentations, des annonces internes, etc., et effectuer les suivis nécessaires pour approbation et affichage.
• Appeler à aider à la coordination de l’arrivée confidentielle de nouveaux associés avec notre équipe à Toronto.
• Fournir un soutien et préparer la première version du budget pour les services de soutien et de développement de la clientèle. Assurer le suivi des états financiers mensuels et apporter les modifications nécessaires après vérification.
• Coordonner les activités et rédiger des communications pour plusieurs comités du bureau, notamment : Comité de francisation, Centraide, Faites don d’une journée, préparer et assurer la coordination et dans certains cas chapeauter les activités et coordonner avec les membres de ces différents comités et les comités nationaux du cabinet, le cas échéant.
• Collaborer au montage de présentations pour les réunions d’associés.
• Assurer la mise à jour de plans et listes appropriées lors de l’arrivée d’un nouveau membre au cabinet.
• Être la personne responsable pour la réservation des voyages des membres de l’administration pour le bureau de Montréal tout en respectant les normes établies par le cabinet à cet égard.
• Fournir un soutien administratif tel que : les demandes de chèques, la réclamation des dépenses de bureaux, les notes de frais, le paiement des factures, la mise à jour des listes, la gestion de l’argent liquide ainsi que d’autres tâches administratives, le cas échéant.
• Coordonner les demandes avec l’édifice tel que la mise à jour des listes de contacts, les demandes d’information sur les statistiques de l’édifice, etc.

Développement de la clientèle

• Coordonner la préparation de rapports trimestriels et annuels pour certains clients stratégiques, ainsi que l’organisation de programmes de formation juridique continue.
• Apporter un soutien logistique dans le cadre d’événements clients (séminaires, conférences, hospitalités), incluant la gestion des inscriptions, la création de cocardes, la préparation des listes de participants via l’outil CRM, la coordination des billets et suites (ex. hockey), et l’accueil des invités sur place.
• Rédiger, coordonner et diffuser le bulletin hebdomadaire des activités du bureau, mettant en valeur les activités liées au développement de la clientèle : les événements, tables corporatives et autres activités stratégiques.
• Assurer une veille des événements d’affaires à Montréal, identifier les occasions pertinentes pour le cabinet, informer les associés et sociétaires, et coordonner la participation (commandites, réservations de table, suivi dans le CRM, mise à jour des calendriers d’événements).
• Répondre aux demandes internes et externes concernant l’utilisation des logos du cabinet, en s’assurant du respect de l’image de marque.
• Fournit un soutien administratif aux activités de développement des affaires : demandes de chèques, traitement des notes de frais, paiements de factures, etc.

ÉDUCATION ET EXPÉRIENCE :

• Diplôme universitaire ou autre formation pertinente en administration, marketing ou communication.
• Posséder un minimum de trois ans d’expérience pertinente.
• Expérience de travail dans un contexte de B2B et de services professionnels, avec une préférence pour une expérience au sein de cabinets juridiques et comptables.
• Maîtriser la suite Office Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) et des outils de gestion CRM.
• Excellentes compétences en communication (écrite et orale) en français et en anglais.
• Capacité à interagir efficacement et sans heurts avec le personnel administratif et les professionnels à tous les niveaux du cabinet, ainsi qu’avec les clients et d’autres tiers.
• Compétences en gestion du temps et des priorités associées à la capacité à gérer des projets de façon efficace.
• Flexibilité et capacité à faire occasionnellement des heures supplémentaires.
• Personne dotée d’un esprit d’équipe, proactive, soucieuse de rendre un bon service et capable de gérer des périodes de stress.
• Diplomatie, tact et discrétion.

CONNAISSANCES ET APTITUDES :

• Le bilinguisme (oral et écrit) est exigé puisque le titulaire de ce poste fera partie d'une équipe nationale desservant une clientèle, tant à l’interne qu’à l’externe, localisée dans l’ensemble du Canada et à l’international;
• Habiletés organisationnelles pour la gestion de tâches multiples;
• Habileté à prendre des initiatives et travailler de façon autonome avec un minimum de supervision;
• Connaissance des procédures et pratiques légales;
• Habiletés de communication orales et écrites dans les 2 langues;
• Connaissances des logiciels bureautiques;
• Capacité de travailler en équipe;
• Souci du détail.

Les personnes intéressées à se joindre à Osler dans l’un de nos différents secteurs, dont plus de détails apparaissent sur notre site www.osler.com, sont priées de faire parvenir leur curriculum vitæ ainsi qu’une lettre de présentation à l’adresse rhmtl@osler.com.

Nous tenons à remercier tous les candidats de leur intérêt envers Osler. Cependant, nous communiquerons uniquement avec les candidats choisis. Osler est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi.

Veuillez noter que toute offre d’emploi sera assujettie à une vérification des antécédents et des références, notamment une vérification du casier judiciaire, du crédit ainsi que des antécédents d’emploi et de formation.

 

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